Outlook - это программа для приема и отправки писем. То есть это почтовый клиент.
Но у данной утилиты есть еще несколько дополнительных функций таких как: планирование задач; создание конференций и списков для рассылок.
Задали тут мне задачу: как сделать так, чтобы напоминания приходили на электронную почту?
Для этого существует три способа:
Способ номер 1 - Создайте событие.
Способ номер 2 - Создайте встречу в календаре Outlook. Только приглашения на встречу Вам нужно будет создавать вручную.
Способ номер 3 - Отправьте приглашение на собрание. Идеальный вариант, если нужно напомнить не только Вам, но и Вашим коллегам.
Microsoft Outlook входит в пакет Microsoft Office Professional Plus. Я буду использовать версию от 2021 года. Скачать этот софт можно с торрента (здесь или здесь) (нужен торрент-клиент).
Я уже вошла в свой почтовый ящик.
Нажимаем на "Календарь".
У нас открылся календарь.
Создаем событие.
Выбираем дату для планируемого события. Я создам событие на 30 апреля 2024 года.
Щелкаем правой кнопкой мыши по дате.
В открывшемся контекстном меню выбираем "Создать событие на целый день".
Итак, какое событие у нас будет?
Для примера я напишу: обновление антивирусной программы.
Дата 30.04.2024
Если событие нужно назначить на какое-то определенное время, то мы снимаем галочку с "Весь день".
Время я назначу 14-00.
Дата окончания - 30.04.2024.
Время я назначу 15.00. 1 час.
Ставим галочку напротив "Часовые пояса".
По умолчанию у нас часовой пояс выбран Екатеринбург. Все правильно.
Указываем место события.
Я укажу место: Рабочий компьютер.
Какое это событие: Частное, важное или неважное.
Я укажу, что это важное событие.
Через какой промежуток времени должны приходить напоминания?
Я укажу промежуток 10 минут.
Теперь нажимаем "Сохранить и закрыть".
Вот нам пришло напоминание о том, что 30 апреля в 14-00 у нас будет обновление антивирусной программы на рабочем компьютере.
Если нажмем кнопку "Отложить", то напоминание еще раз придет за 5 минут до начала события.
Снова всплывает отложенное напоминание.
Создаем встречу
Дату встречи я запланирую на 1 мая 2024 года.
Также нажимаем правой кнопкой мыши по планируемой дате.
В открывшемся контекстном меню выбираем "Создать встречу".
Название встречи давайте я укажу: празднование дня Труда.
Дату оставлю: среда 01.05.2024.
Время укажу 14-00.
Окончание встречи давайте я выставлю 15-00 (1 час).
Ставим галочку "Часовые пояса".
Время я назначила по часовому поясу города Екатеринбург (мой часовой пояс). Если нужно выбрать другой - выбирайте.
Давайте укажем место проведения мероприятия.
Я опять укажу место проведения - онлайн.
Какое это событие. Давайте укажем, что это частное событие.
Я хочу, чтобы напоминание о событии мне пришло за 10 минут до начала.
В стоке "Напоминание" я выбираю 10 минут.
Теперь нажимаем кнопку "Сохранить и закрыть".
Через какое-то время нам приходит напоминание о событии.
Отправить приглашение на собрание
Этот способ хорош тем, что нам не нужно отдельно создавать приглашения и отправлять их коллегам.
Давайте мы на 2 мая запланируем обсуждение проблем изменения климата на планете.
Находим в календаре 2 мая. Щелкаем по дате правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем "Отправить приглашение на собрание".
От кого приглашение (указан мой электронный адрес)
Итак, какое у нас название собрания?
"Обсуждение проблем изменения климата на планете".
Какие участники обязательные?
Я - организатор и еще одна коллега (указываем электронные адреса).
Необязательные участники. Например наша вахтерша. Указываем ее электронный адрес.
Она может присутствовать на собрании, но по своему желанию.
Дата: четверг 02.05.2024
Время начала. Давайте я выберу 14-00/
Время окончания собрания - 15.30/
Ставим галочку напротив "Часовые пояса".
Часовой пояс пусть будет Екатеринбург.
Я хочу, чтобы напоминание мне пришло за 30 минут до начала собрания.
Указываем место собрания. Пусть оно будет проходить онлайн.
Нажимаем кнопку "Отправить".
Ну все, приглашения отправлены и собрание создано.
Вот такое вот приглашение.
А вот и напоминание выскочило.
Вот так можно делать напоминания в Outlook.
