Многие работники могут столкнуться с ситуациями, когда они опаздывают на работу или вынуждены покинуть рабочее место раньше времени. В таких случаях обычно работодатель требует от сотрудника написать объяснительную записку.
В этой статье мы дадим рекомендации, как правильно оформить данный документ, чтобы сохранить свою деловую репутацию и избежать возможных дисциплинарных санкций.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это официальный документ, который работник использует для изложения причин совершённых или несовершённых им действий. Данный документ позволяет сотруднику предоставить руководству информацию о факторах, повлиявших на его опоздание, отсутствие, невыполнение должностных обязанностей и другие подобные ситуации.
Работодатель, в свою очередь, не имеет права применять дисциплинарные меры без получения письменного объяснения от сотрудника. При этом даже после предоставления объяснительной, дисциплинарные взыскания могут не последовать. Таким образом, работодатель может учесть позицию сотрудника по определённому инциденту, как, например, не выполнение месячного плана продаж, или признать представленные обстоятельства уважительной причиной для допущенного нарушения.
Зачем и когда необходимо писать объяснительную записку
Объяснительная записка необходима для того, чтобы оформить причину нарушения определённых правил. Она также может служить важным доказательством в случае обращения в суд.
Случаи, когда может потребоваться объяснительная записка, включают:
- Недобросовестное выполнение служебных обязанностей, например, несоблюдение сроков подготовки отчётов;
- Нарушения трудовой дисциплины, такие как опоздания, полное отсутствие на рабочем месте, игнорирование должностных инструкций;
- Занятие личными делами во время рабочего процесса;
- Пропуски занятий у студентов или школьников.
Виды объяснительных записок
Объяснительные записки можно классифицировать по содержанию:
- Записки, поясняющие отдельные аспекты выполняемой работы;
- Записки, объясняющие действия или бездействие в рамках трудового процесса.
Также их можно разделить на:
- Оправдательные записки, в которых описываются нарушения установленных правил организации, например, досрочный уход с работы;
- Поясняющие записки, касающиеся действий других лиц. В случае спорных ситуаций руководство может запросить такие документы для выяснения обстоятельств и определения ответственности среди работников, после чего руководитель принимает решение на основе анализа предоставленной информации.
Уведомление сотрудника о необходимости предоставить объяснительную
Руководство имеет право требовать от работника предоставить объяснительную записку, как в письменной, так и в устной форме. Обычно работодатель высылает сотруднику письменное уведомление, которое в дальнейшем может служить доказательством в судебных разбирательствах наравне с самой объяснительной.
Для такого уведомления не существует строгой формы, однако обычно оно включает следующие элементы:
- Название организации и полные Ф. И. О. руководителя;
- Ф. И. О. и должность сотрудника, которому адресовано уведомление;
- Описание нарушения, совершенного сотрудником;
- Запрос на подготовку объяснительной записки;
- Установленные сроки для предоставления документа;
- Дата составления уведомления и подпись работодателя.
Сотрудник должен поставить свою подпись на уведомлении в знак ознакомления с требованием руководства. В случае отказа сотрудника подписать уведомление, руководитель может отправить документ по почте с уведомлением о вручении или зачитать его перед специально сформированной комиссией.
Сроки для подготовки объяснительной записки
Работник обязан составить объяснительную записку в течение двух рабочих дней после совершения нарушения. В этот период не включаются дни отпуска или больничного.
Если требование о предоставлении объяснительной было сформулировано в письменном виде и сотрудник подписал такое уведомление, отсчёт двухдневного срока начинается с момента подписания.
Как составить объяснительную записку
В верхней части документа необходимо указать полные данные и должность работодателя. Обычной ошибкой является оформление объяснительной непосредственно на имя руководителя подразделения. Кроме того, следует включить Ф. И. О. и должность того, кто составляет записку.
В центре документа следует чётко указать его наименование — «Объяснительная записка».
Далее необходимо описать обстоятельства, приведшие к нарушению. Важно излагать факты беспристрастно и без лишних эмоций. Например, если причиной опоздания стало заболевание ребёнка, нужно указать, что ребёнок внезапно заболел и требовалось его немедленное обращение к врачу.
В тексте объяснительной следует фокусироваться только на фактах, касающихся данного нарушения трудовой дисциплины. Не стоит привлекать внимание к примерам других сотрудников, которые, возможно, совершали подобные нарушения без последствий.
Важно быть объективным и честным по отношению к себе. Неуместно оправдываться прогулом, вызванным алкогольным опьянением из-за личных проблем, таких как уход супруги. Если уважительных причин для вашего поступка нет, лучше признать вину.
Укажите контакты коллег, которые могут подтвердить изложенные вами обстоятельства.
В завершение документа поставьте дату его составления, собственную подпись и расшифровку. Можно также добавить аргументы, которые работодатель должен учесть, принимая решение по дисциплинарному взысканию.
К объяснительной желательно приложить документы, подтверждающие изложенные факты, например, медицинскую справку, повестку в суд и т. д.
Примеры объяснительных записок для наиболее типичных ситуаций
Объяснительная записка об опоздании на работу:
Пример объяснительной записки об опоздании на работу
В этом случае причиной задержки сотрудника на работу послужила авария на трамвайной линии. В качестве подтверждения своих слов, работник предоставил скриншот своего местоположения в момент происшествия, а также информацию о поломке трамвая, взятую с официального сайта трамвайного депо города.
Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте в рабочее время
Пример объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте
В данной ситуации причиной отсутствия сотрудника на работе явилась протечка водопроводной трубы в его квартире. В подтверждение своих слов работник предоставил официальную справку от домоуправляющей компании, подтверждающую произошедший инцидент.
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей
Невыполнение должностных обязанностей может привести к серьёзным последствиям, включая увольнение. В случае возникновения подобной ситуации, сотрудник может предоставить объяснительную записку с указанием уважительных причин, которые помешали ему выполнить установленный план работы.
Пример объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей
В данной ситуации наш сотрудник не смог выполнять свои должностные обязанности из-за поломки компьютера. В подтверждение этого факта он приложил к объяснительной заявку на ремонт устройства.
Можно ли не писать объяснительную?
В случае судебного разбирательства, работодатель должен доказать, что он запросил объяснения у работника. Если работодатель не сможет подтвердить это, суд может признать дисциплинарное взыскание незаконным. Однако это не значит, что отсутствие объяснительной автоматически исключает возможность наказания.
В случае отказа работника предоставить письменное объяснение, работодатель может составить специальный акт. Этот документ будет свидетельствовать о том, что работодатель требовал объяснения, но не получил его. В акте должно быть указано, когда, где и как был запрошен документ. Кроме того, отказ от написания объяснительной может быть расценен работодателем как признание вины работником, что может привести к дисциплинарным взысканиям или увольнению.
Ответы на частые вопросы
Что делать, если работодатель уклоняется от приема объяснительной?
Если работодатель под различными предлогами отказывается принимать объяснительную, работник может обратиться в трудовую инспекцию или профсоюз. Эти организации проведут проверку действий работодателя, и результаты проверки могут быть приложены к исковому заявлению в суд.
Что делать, если работник не виноват, но руководитель считает иначе?
В объяснительной записке следует чётко изложить свою позицию по оценке ситуации руководством и приложить доказательства своей невиновности. После подписания данного документа руководителем, объяснительная может стать доказательством в судебных разбирательствах.
Как написать объяснительную: коротко
- Объяснительная записка — это документ, где сотрудник излагает причины произошедшей ситуации на работе.
- Этот документ помогает обосновать действия или происшествия и может как смягчить, так и полностью предотвратить дисциплинарные взыскания.
- Объяснительная должна быть составлена в течение двух рабочих дней с момента инцидента. В этот период не включаются отпуска и больничные.
- Важно сразу переходить к сути происшествия, не углубляясь в несущественные детали.
- Документ должен быть написан в деловом стиле, подробно описывающем ситуацию, с приложением всех возможных доказательств. Это увеличит вероятность того, что работодатель примет объяснения во внимание и не применит штрафные санкции.