Вы — управляющая компания в сфере ЖКХ и регулярно обслуживаете тысячи лицевых счетов? Отличительная особенность ваших расчетов — их сложность? А ведь есть же еще и онлайн-касса, за данные которой приходится отчитываться перед налоговой службой… Вопрос — как грамотно выстроить процесс работы с контрольно-кассовой техникой, чтобы ваша электронной отчетность была безупречна? Рассказываем в этой статье.
Бизнес — это про умение грамотно управлять рисками. Как перевести процесс работы с контрольно-кассовой техникой из зоны риска в зону комфорта? Вопрос на миллион, не так ли? Особенно для управляющих компаний в сфере жилищно-коммунального хозяйства, имеющих дело со сложным взаиморасчетом.
Сложности для таких компаний возникают уже на этапе выбора «правильной» контрольно-кассовой техники, функционально отвечающей специфике бизнеса.
Какой должна быть касса?
Проблема в том, что большинство онлайн-касс на российском рынке — это оборудование для розничного ритейла и печати чеков на бумажном носителе. Но что делать, если у бизнеса, взаимодействующего с физическими лицами, несколько более сложные и протяженные во времени расчеты, чем одномоментная схема «покупка-оплата-чек» в точке встречи продавца и покупателя?
Сложный расчет требует кассовой техники с соответствующим функционалом. Какое оборудование выбирают управляющие компании в сфере ЖКХ, компании-застройщики, интернет-провайдеры — словом, бизнесы, на постоянной основе ведущие сложный взаиморасчет по большому количеству лицевых счетов? Конечно же, оптимально подходящее им по функционалу — то есть «безбумажную» скоростную кассу. И очень часто это сервера «Валлаб». В центральной части России наиболее популярным решением для большинства групп компаний из вышеперечисленных индустрий стали фискальные сервера, выпускаемые нами.
В чем заключается трудность?
Вы обслуживаете несколько тысяч лицевых счетов и постоянно имеете дело с долгами, переплатами, перерасчетами и т.д. Допустим, ваша контрольно-кассовая техника интегрирована с системой бухучета (хотя нередко и в этом вопросе с целым рядом онлайн-касс бывают сложности). Но скорее всего вам этого недостаточно, ведь все равно перманентно возникают несостыковки (например, чек кассой создан на одну дату, а деньги в «1С» проведены другим числом).
Деньги на корпоративные счета поступают как в форме предоплаты, так и в форме постоплаты, при этом чеки должны пробиваться как на реализацию услуг, так и на их оплату, и информация о долгах и переплатах в них должна четко отражаться, а главное — финансовый результат по чекам должен совпадать с финансовым результатом по вашей отчетности. «Тонких» моментов при сложных взаиморасчетах с абонентами немало, а там где тонко, там и рвется — это все мы знаем по опыту.
Конечно, всех волнует один и тот же вопрос: как сделать так, чтобы все эти моменты не вызывали больших проблем? Как выстроить ту оптимальную рабочую схему, при которой отделу бухгалтерии не приходилось бы буквально в последний момент накануне сдачи налоговой отчетности нервно биться с цифрами, чтобы все со всем наконец сошлось? Кстати, если у вас такое происходит на более-менее регулярной основе, не поленитесь — пройдите простой тест, который даст вам понимание, велик ли в действительности и насколько риск налоговой проверки для вашей компании.
Итак, есть ли волшебные рецепты?
Рецепты есть, и вполне практичные, а вовсе не волшебные. Мы вам расскажем, как этот процесс выстраивают «большие и опытные».
Немного о рынке
Если говорить об управляющих компаниях, работающих в индустрии жилищно-коммунального хозяйства, то картина складывается следующая. Подавляющее число кампаний этого сектора нельзя назвать крупными — количество лицевых счетов, которые они обслуживают, колеблется возле отметки 7 000. К средней страте можно отнести группы компаний, включающие пять, шесть или семь юридических лиц. По количеству лицевых счетов они, разумеется, тоже солиднее: нижняя планка — около 25 000 счетов, предельная — около 60 000. Наиболее крупные организации в индустрии включают в себя до 15 компаний (одна управляющая и несколько дочерних) и обслуживают около 300 000 лицевых счетов. Если организация перешагивает эту планку, то, как правило, перепрофилируются в расчетно-кассовый центр, так как ежемесячный оборот и административный ресурс вполне позволяют ей это сделать. Самые крупные представители индустрии обслуживают свыше миллиона лицевых счетов.
Мы познакомим вас с тремя кейсами — тремя эффективными схемами выстраивания работы с ККТ. Подчеркнем, что это не теоретизирования, а совершенно реальные кейсы, апробированные нашими клиентами — небезызвестными в своей отрасли компаниями. К выстраиванию этих рабочих схем они пришли методом проб, ошибок и анализа. Изучайте и применяйте!
Как делают компании среднего размера?
Представьте стандартную группу компаний, работающую в сфере жилищно-коммунального хозяйства. В ее структуру входит управляющая организация (небольшой РКЦ) и пять более мелких, структурно подчиненных ей дочерних юрлиц, включая подрядчиков, занимающихся установкой домофонов, техобслуживанием, монтажными работами и т.д. Входящие в один холдинг управляющие компании территориально разнесены по различным районам городской агломерации и, имея договоры с ресурсоснабжающими организациями, продают коммунальные услуги собственникам жилья. Группа компаний обслуживает около 50 тысяч лицевых счетов.
Чем больше лицевых счетов, по которым ведется сложный взаиморасчет, тем больше мороки при составлении электронной отчетности — но это только если процесс работы с ККТ не организован на должной высоте. Как этот процесс налаживают компании, похожие на вышеописанную?
Они внедряют дополнительный программный элемент и используют его наряду с онлайн-кассой и программой «1С». Этот элемент — специализированная веб-программа вроде «Домиленд», которая позволяет взаимодействовать с клиентами в едином пространстве и сохранять всю информацию о взаиморасчетах с ними.
Выставление счетов — и это существенно — главным образом происходит именно через систему CRM (любую из удобных в плане взаимодействия с клиентами и хранения данных). Важен сам принцип: главным инструментом, в котором производятся взаиморасчеты, является именно CRM-система.
Почему?
Потому что именно в этой программе сконцентрирована вся важнейшая информация по клиенту: его контактные данные, спектр услуг, которые он оплатил, даты оплат и пр. Выставлять счета в этой системе удобно, особенно учитывая тот факт, что оплата в первую очередь попадает именно в CRM. Вы скажете, что в «1С» оплата тоже попадает. Все верно, но деньги в бухгалтерии становятся видны только после их проводки. Взаиморасчеты с контрагентом в бухгалтерском учете ведутся по несколько иным принципам, чем в СRМ.
Как это выглядит на практике?
Для примера опишем такую ситуацию. Вот прекрасный гражданин Иван Петров решил отправиться в соседний городок на выходные и воспользоваться услугой сдачи в аренду апартаментов. Он приехал в этот городок в пятницу вечером и оплатил банковской картой двухдневное проживание в апартаментах. Отлично провел выходные и выехал в воскресенье вечером.
Как отобразит этот взаиморасчет CRM-система?
Оплата — в пятницу. Реализация услуги аренды — целиком суббота и частично воскресенье. Завершение реализации — вечер воскресенья.
Однако бухгалтерия эти клиентские деньги сможет провести только в понедельник. Таким образом мы имеем дату оплаты, которая в бухучете не совпадает с реальной. Но эту несостыковку в дальнейшем вы легко скорректируете, посмотрев данные CRM-системы. Иными словами, СRМ обогащает сведения бухучета.
Или другой пример. 31 декабря накануне долгих новогодних праздников собственник оплатил коммунальные услуги. У бухгалтерии в таких случаях всегда встает дилемма — каким периодом проводить деньги? Ведь вопрос, в какой квартал и вообще в какой год попадает отплата, существенен с точки зрения налогообложения и финансового результата. Например, те же РКЦ предпочитают в таких случаях проводить деньги следующим годом. В подобных ситуациях очевидно, что дата проводки денег в «1С» может не совпадать с реальной датой оплаты, а фискальные чеки должны отражать ту же картину финансово-хозяйственной деятельности, что и программа «1С», так как это важно для налоговой отчетности.
CRM-система дает не только возможность четко откорректировать отчетность по периодам со ссылкой на реальность. Если вы не используете CRM и создаете чеки исключительно в «1С», то может возникнуть следующая существенная проблема…
Дело в том, что в большинстве случаев бухгалтерия не индивидуализирует клиентов, деля их на довольно крупные категории (например территориально: «Физлица Москва-север» или «Физлица района Хамовники») Онлайн-касса, интегрированная с «1С», в таком случае не может выпускать чеки на конкретного Ивана Иванова или Петра Петрова. Она выпустит, к примеру, один объемный — на всю категорию «Физлица района Хамовники». А требуется другое.
Тут и приходит на помощь CRM-система. Именно благодаря тому, что в ней содержится вся фактическая информация по взаимодействию с клиентами ее и предпочитают как основной инструмент расчета.
Итак, «средняя» компания методом проб и ошибок приходит к очевидному и наиболее удобному из возможных решению — она действует согласно следующему алгоритму:
— Первое — финансовый результат по основному массиву фискальных чеков считается в CRM-системе.
— Второе — контрольно-кассовая техника подключается к бухучету. Таким образом, онлайн-касса «смотрит» и в программу «1С», и в CRM-систему. И это важно, потому что в бухгалтерии (как мы уже выяснили) расчеты с клиентами могут вестись несколько иначе, чем в системе CRM.
Стандартная практика заключается в ведении детального взаиморасчета через CRM-систему. Данные по чекам берутся оттуда, а данные из «1С» используются для фактической корректировки в конце месяца или квартала. При такой рабочей схеме в налоговой отчетности, как правило, все со всем сходится.
Как делают большие компании?
А теперь посмотрим на более крупную коммерческую организацию. В ее структуру входят 15 юридических лиц. На регулярной основе она обслуживает около 300 тысяч лицевых счетов.
Логично предположить, что «большая» компания, прежде чем стать крупным бизнесом, прошла путь «средней». Следовательно, она уже внедрила эффективное программное решение в виде CRM-системы. Таким образом, результаты ее финансово-хозяйственной деятельности отображаются в «1С», системе CRM и контрольно-кассовой технике, взаимно дополняющих и корректирующих друг друга.
Но оперативная деятельность «большой» компании объемнее. Количество лицевых счетов, по которым нужно производить сложный расчет, у нее на порядки выше. Трудозатрат (если считать их в человекочасах) при загрузке реестров тоже, разумеется, в разы больше. Кроме того, возрастает число внешних обстоятельств, порой случайных, но негативно влияющих на оперативную деятельность. Ну, например, пришли некорректные реестры оплаты. Или специалист, ответственный за анализ данных контрольно-кассовой техники и разноску реестров, неожиданно заболел.
Именно поэтому «большая» компания предпочитает автоматизировать процессы расчета там, где это возможно.
Сложно даже вообразить, что один сотрудник грузит реестры и разносит платежи, когда лицевых счетов — сотни тысяч. Если в небольших фирмах это обычное дело — ответственный вручную (что порой приводит к ошибкам) вносит каждый чек в систему, то в крупной это невозможно. Никакой ответственный просто физически с этим не справится.
Именно поэтому «большая» компания выбирает наиболее оправданное решение — оптимизировать процесс. Она устанавливает и должным образом настраивает фискальный сервер — и работа идет в автоматическом режиме. Все что нужно специалисту, ответственному за контрольно-кассовую технику, — выбрать один день в неделю для того, чтобы разнести накопившиеся за определенный период платежи. Все четко, без ошибок, в спокойном темпе. Ни к чему, имея фискальный сервер, заниматься этой работой чаще, чем раз в неделю, ведь все платежи должны быть разнесены и выверены к концу месяца.
Итак, мы видим, что крупные компании, регулярно обслуживающие сотни тысяч счетов, оплаты по которым производятся большей частью безналом, стремятся к автоматизации.
Процесс работы с контрольно-кассовой техникой выстраивается по следующей схеме: интеграция «1С» и CRM-системы с фискальным сервером, выполняющим роль онлайн-кассы.
Отметим, что фискальный сервер «Валлаб» дает возможность (в полном соответсвии с требованиями ФНС) пробивать чеки на любую удобную бухгалтерии дату с шагом на 30 календарных дней назад. Таким образом, перестает быть головной большой стандартный вопрос: каким числом пройдет чек и успеет ли бухгалтерия в предусмотренный законом срок отправить его оператору фискальных данных?
Как делают очень крупные компании?
В этом кейсе речь пойдет о действительно крупных организациях. Как правило, они имеют статус РКЦ, объединяют более 30 управляющих компаний и фирм-подрядчиков, и на постоянной основе обслуживают свыше миллиона лицевых счетов — а это, без всякого преувеличения, население большого российского города.
Крупные компании обладают широким финансовым ресурсом и немалую часть этого ресурса вкладывают в развитие. Как они организуют процесс работы с ККТ?
В качестве главного инструмента взаимодействия с клиентами они тоже использует CRM-систему. В ней ведется большая часть взаиморасчетов. Данные из CRM дополняют программу бухгалтерского учета. Таким образом, контрольно-кассовая техника черпает сведения как из «1С», так и из CRM — по принципу взаимного обогащения.
Стремление к автоматизации всех процессов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью, — это системный принцип крупных компаний. Но не все так гладко, как в теории.
С какой же основной проблемой сталкивается эти компании?
За годы работы (а это, вероятно, не один десяток лет) у них сформировалось огромное количество баз данных, где хранятся сведения о взаиморасчетах по лицевым счетам. Причем, эти базы очень разные — где-то (например, в филиале по одному из районов Москвы) стоит достаточно современная скоростная CRM, а где-то (например, в одной из управляющих компаний по восточному региону Подмосковья) все еще работает одна из первых созданных баз, во многом устаревшая технически, написанная уйму лет назад.
Кроме того, абоненты оплачивают услуги самыми разными способами, а этих способов — множество. Часть оплат поступает наличными, но львиная их доля идет все же безналом — через сбербанк-онлайн, через терминалы ВТБ, через электронные кошельки, платежную систему UnionPay и так далее, и тому подобное.
Грубо говоря, компания имеет дело со «сборной солянкой» из различных баз даных и платежей самого разного формата. А это значит, что реестры приходят из разнородных систем, в неодинаковое время и отличаются по способам оплаты.
Что это значит на практике? Представьте ситуацию — абонент Иванов произвел плату услуг через «Сбербанк» в понедельник, в полдень. Информация о его платеже поступила в систему CRM в тот же понедельник вечером (процесс зачисления денег на счет внутри банка может занимать от 5 часов до суток), разумеется, эта информация поступила и в «1С», так как эти программы интегрированы.
А вот абонент Сидоров. Он тоже внес платеж в понедельник, но через «Почта Банк», и этот платеж «капнет» на счет компании только через пять дней. Хотя фактически — подчеркнем — это платеж за тот же самый понедельник, а значит, оба платежа (и от абонента Иванова, и от абонента Сидорова) нужно провести в один день.
А вот и третий абонент — Петров. Он произвел оплату (в тот же самый понедельник) через мобильное приложение, но из-за возникшей ошибки сумма платежа через неделю была скорректирована — и в уже готовый реестр приходится вносить изменения.
Как решает эту проблему крупная компания?
Она держит несколько параллельно работающих фискальных модулей, каждый из которых настроен на отдельный вид платежа. Нет, речь не об источниках оплаты — их слишком много (кэш, кредитные и дебетовые карты, интернет-платежи, мобильные платежи, электронные кошельки и т.д.). Пришлось бы заводить штук двадцать онлайн-касс на каждый источник, что затратно и невыгодно.
Речь о фискальных модулях, один из которых работает на прием платежей по реализации, другой «заточен» на онлайн-платежи с быстрым сроком исполнения, а третий — на онлайн-платежи, которые приходят с задержкой. Все эти онлайн-кассы работают в собственном временном режиме. Касса по быстрым платежам создает чеки на актуальные даты. Касса, настроенная на прием задерживающихся платежей, начинает создавать чеки, когда приходят свежие реестры. Напечатала — и на неделю замерла в ожидании новых. Спустя две недели по окончании месяца бухгалтерия делает сверку, данные выгружаются в «1С», и только после этого касса по реализации включается в процесс и начинает печатать чеки.
Итак, самые крупные компании используют следующую рабочую схему:
основной массив взаиморасчетов ведется в CRM-системе, данные из которой обогащают программу «1С», в единое облачное пространство включаются фискальные сервера, настроенные на различные виды платежей, — и из этой синергии рождается контрольно-кассовая эффективность.
Этот алгоритм используют все крупные компании со сложными процессом взаиморасчета по огромному количеству лицевых счетов. Так делает даже «Газпром».