Что такое опоздание на работу? Мелочь, пустяк. Подумаешь, на 5 минут задержался, потом на 10, потом на полчаса, потом не вовремя сдал отчет и незаметно для всех провалил годовой план. Путь к большой цели начинается с маленьких шагов.
BioTime знает это не понаслышке. Наши клиенты приходят за решением маленькой проблемы опозданий, а в результате получают выстроенную дисциплину, которая помогает четко и планомерно добиваться поставленных целей. Так произошло и в компании «Кухонный двор», которая сотрудничает с BioTime уже 8 лет.
Справка от BioTime.
«Кухонный двор» - одна из крупнейших компаний в России, которая занимается производством и продажей корпусной мебели: кухонь, шкафов, мебели для детских комнат и прихожих. Производство работает уже 25 лет, постоянно совершенствуя свои технологические и управленческие процессы. В 2015 году было запущено здание новой фабрики, построенное с учетом опыта отечественных и зарубежных специалистов. Компания имеет многочисленные награды и широкую сеть франчайзинга (более 300 представителей по всей стране).
О том, как достигать успехов через дисциплину, опыте самостоятельной установки терминалов и попытках бойкота от сотрудников рассказал Денис Иванченко старший специалист отдела техподдержки компании «Кухонный двор».
- Расскажите, что привело вас к решению вести учет рабочего времени с помощью терминалов BioTime? Какие возникали проблемы?
- Как таковой проблемы не было. Сотрудничать c BioTime мы начали после появления нового руководителя IT-отдела. Внедрение системы было его инициативой. Но как только мы занялись этим вопросом, то выяснили, какие на самом деле у нас были проблемы.
- И какие же?
- «Кухонный двор» — это фабрика по производству мебели. А еще отдельно у нас есть офис и салон розничной продажи. Фабрику запустили в 2015 году и сразу оснастили системами контроля доступа, правда, другой фирмы. Так они до сих и работают. В салонах же и офисе учет рабочего времени вели по старинке. Вот прямо как когда-то давно раньше – был журнал у администратора, в который сотрудники записывали время, когда приходят на работу и уходят домой. В конце месяца управляющий брал этот журнал и на основе сведений рассчитывал сотрудникам зарплату.
-Насколько эффективной была эта система с журналом?
- Пока эту тему не трогали, казалось, что все работает неплохо. Но в процессе внедрения новой системы выплыли разные интересные факты. Например, выяснилось, что многие сотрудники отмечают друг друга по дружбе. Журнал никто толком не контролировал, поэтому расписывались в нем, кто как хотел.
- Как же вам удалось это выяснить?
- Когда мы стали внедрять систему учета, сначала выбрали терминал с пропусками. Казалось, это удобнее, не надо заморачиваться с отпечатками пальцев. В скором времени мы поняли, что сотрудники оставляют свои пропуска на работе и первый, кто приходит в офис, отмечает сразу всех коллег. Так стало очевидно, что эта система взаимовыручки отлажена уже давно и мы не зря занялись учетом рабочего времени. После этого мы решили отменить все пропуски и оставили проход только по биометрическим данным.
- Как отреагировали сотрудники? Не было ли каких-то проблем, возмущений?
- Были, конечно. Настоящее сопротивление началось, когда мы стали убирать пропуски и оставлять только биометрию. Часть сотрудников заявила, что не будут предоставлять свои отпечатки пальцев. Они аргументировали это тем, что боятся, будто их данные останутся у нас в случае увольнения. Но в BioTime все продумано очень удобно. Есть специальная функция, что все данные о сотруднике (в том числе и отпечатки пальцев, конечно) автоматически удаляются из базы, как только сотрудник увольняется. Впрочем, слишком сильно мы не давили. Тем, кто был категорически против, выдавали пропуск. Со временем люди все равно уходят, остальные постепенно привыкли к системе учета, так что сейчас по пропускам у нас проходят лишь единицы. Можно сказать, освоились в системе.
- Как прошел процесс внедрения? Какие были сложности?
- Никаких проблем не возникло, все сделали по вашим инструкциям. Были пару вопросов, с которыми обратился в техническую поддержку. Быстро подсказали, запрос отработали на отлично.
- Сколько лет вы используете систему?
- Уже 8 лет, с 2016 года.
- Какие открытия или выводы вы сделали за это время? Заметен ли результат?
- Да, дисциплина улучшилась просто в разы. Это кажется, что мелочь, а на самом деле ушли опоздания, пришло понимание, что все контролируется, работать стали лучше, ответственнее относиться к задачам. Больше нет подтасовки данных.
- Случалось и такое?
- Да! Опять же благодаря BioTime выяснили. Когда установили терминалы, стали возникать странные ситуации. Сотрудники жалуются: «Мы приложили отпечатки, а у нас рабочее время не отметилось. Это у вас какие-то проблемы с оборудованием!» Мы никак не могли понять, в чем дело. В остальном ведь претензий к терминалам не было. Поставили напротив оборудования камеры и выяснили, что это опять же сотрудники хитрят. Они как-то заметили, что сразу после включения терминалу нужно время, чтобы загрузиться и подготовиться к работе. Сотрудники стали отмечаться в тот момент, когда терминал загружается. Найти лазейку себе пытались, чтобы потом объяснять прогулы или опоздания. Но не получилось.
- А какие модели терминалов у вас стоят?
- В салонах модели TF4, а в офисах турникеты с вертушками.
Справка от BioTime.
TF4 - мультибиометрический терминал от BioTime. Обладает всеми необходимыми функциями для эффективного контроля доступа и учета рабочего времени.
Мощный процессор 1.2 G Dual-Core ARM Cortex-A7 обеспечивает надежное сохранение:
· до 200 лиц;
· до 500 отпечатков пальцев;
· до 1000 ID-карт;
· до 50 000 событий.
Разработан специально для предприятий малого и среднего бизнеса.
Важное преимущество TF4 – наличие нескольких способов идентификации:
· по 3D-геометрии лица;
· по отпечаткам пальцев;
· по смарт-картам.
А также ряд технических преимуществ:
· высокоскоростной сканер для отпечатков пальцев;
· интеллектуальная функция распознавания лиц;
· определение масок, муляжей и фото.
- Вы BioTime только для учета рабочего времени используете? А для расчета зарплаты?
- Возможностями ПО тоже активно пользуемся. Отчеты рабочего времени составляют управляющие. Я так понял, им удобно выгружать всю информацию в конце месяца и потом по этим данным рассчитывать зарплату. Еще прижились отчеты о нарушениях. Каждое утро в 10 часов руководителям приходят сообщения, кто из сотрудников сегодня опоздал или не вышел. Это помогает постоянно держать руку на пульсе, причем в офисе им для этого находиться не надо. Ну и сотрудники знают про эти отчеты, стараются не опаздывать. Очень влияет на дисциплину система, конечно.
- А как насчет планирования графиков? Насколько эффективен BioTime?
- У нас несколько типов графиков. Есть стандартный – с 8 до 18. Есть ненормированный – это у водителей-экспедиторов. Есть еще индивидуальные графики для некоторых сотрудников, которые выходят, например, в 6 утра, а заканчивают в 16 часов. Удобно, кстати, что систему можно настроить под каждого сотрудника и руководителю не будут приходить уведомления об опозданиях, если у работника нестандартный график. Это все можно легко сделать, я сам как раз занимался.
- Стоит ли устанавливать терминалы, как на ваш взгляд? И какие лучше?
- Конечно, стоит, эффект очевиден. Насчет какие, не подскажу, тут от потребностей во многом зависит. И от бюджета, конечно. Но в BioTime можно разные варианты подобрать, это тоже плюс.
Путь к большой цели начинается с малого: наведения порядка в офисе, отсутствия опозданий, выполнения планов, построения дисциплины. Начните с малого – начните с BioTime!