Давайте поговорим о пресловутом тайм менеджменте. Поговорим без воды, по фактам, что я использую что прижилось, а что нет.
Признаюсь, мне нравится тайм менеджмент. Я люблю оптимизировать свою рутину. Это позволяет намного быстрее разделываться даже с самыми скучными задачами (что делать потом со свободным временем это уже другая история).
Первый принцип
Вот мы плавно подошли к первому принципу тайм менеджмента – оптимизируй свою рутину (если не можешь ее делегировать), доводи до автоматизма, превращай в привычку, чтобы тратить минимум своих сил на это, а еще лучше находи приятные моменты в рутине или делай на фоне что-то полезное (например слушай подкасты или книги), так не будет ощущения, что время потрачено зря.
Но это относится скорее к быту, какие есть принципы тайм менеджмента на работе?
В принципе тот же принцип может подойти к рутинным делам и на работе, если для них не требуется мозговой деятельности.
Второй принцип
Второй принцип – это принцип планирования работ. Не спеши закрывать статью, так как считаешь, что ты самурай, у которого есть только путь. Без планирования никуда и нигде, другой момент как это делать. Я абсолютно убежден, что каждый может подобрать под себя комфортный тип планирования, просто нужно подумать и поискать. Могу предложить пару вариантов, от самого строгого до самого мягкого (подойдет самураям):
1. Планирование дел на день с привязкой по часам. Не рекомендую, так как на работе очень часто приходится переприоритезировать задачи, и если они у вас привязаны ко определенным часам, очень много времени будет уходить на перепланирование работ
2. Гибкое планирование на день (рекомендую). У вас есть список дел на день, они не привязаны ко времени и вы можете гибко варьировать их в течение дня. Минусы - нужно больше самоконтроля, чем в первом варианте.
3. Гибкое планирование на неделю. Тот же принцип, что и во втором варианте, но на больший срок. Больше гибкости, но требуется серьезное самообладание и силы для самоорганизации
Методики самоорганизации
Методики планирования и учет времени можете выбрать на свой вкус, можете придумать свою). Я пробовал следующие методы:
1. Матрица Эйзенхауэра. Если кратко, то это деление задач на 4 категории: важные и срочные, важные не срочные, срочные и не важные, не важные и не срочные. Мне не зашло. На работе все дела находятся в первых двух категориях и смысла еще двух особо не было.
2. Канбан. Пользуюсь сейчас. Часто используется в ИТ сфере при разработке приложений. Вкратце, у вас есть 3 колонки для ваших дел: надо сделать, в работе и готово (можно добавлять дополнительные колонки). В первой колонке находится общий список всех дел и каждый день вы из общего списка переносите ряд задач, которые собираетесь решить в течение текущего дня. Удобно применять в операционной деятельности, но не удобно долгосрочно планировать дела, поэтому применяю в совокупности с недельным и месячным планированием дел (для планирования применяю диаграммы Ганта)
3. Хронометраж. Это подходит, если вы хотите оптимизировать ваш рабочий процесс и понять куда уходить все ваше время. Здесь необходимо засекать время каждого вашего действия будь то встреча, отдых, перекур, разговор с другом. Не прижился, так как не стояла остро данная проблема.
4. Метод помидора. Метод, когда вы работаете, не отвлекаясь, определенное количество времени (например 25 минут) и потом обязательно отдыхаете 5 минут и так на протяжении всего дня. Не прижился, так как очень много встреч и четко по времени работать и отдыхать нет возможности (ориентируюсь на свои ощущения).
Еще пару советов, которые сжигают мое время, и с которыми мне очень тяжело бороться:
1. Структурируйте все рабочие файлы как можно лучше. Создайте систему или общий принцип иерархии документов, чтобы вы в любой момент могли сказать, что где лежит. Это тяжело и занимает много времени, но поверьте, это очень пригодится
2. Совещания… бесконечные совещания. Старайтесь составлять четкий план совещаний, формировать цель и результат и двигаться по сформированному плану, тогда все будет проходить намного проще и быстрее
Можно сказать, что тайм менеджмент, по факту, сводится к трем вещам: автоматизируй, планируй и структурируй, при выполнении этих условий ты сможешь добиться максимальной эффективности. Выполнять эти три пункта можете как угодно, подберите для себя удобные инструменты и наслаждайтесь продуктивностью.
Советуйте свои методики, буду пробовать и, если интересно сделаю еще одну обзорную статью на эту тему.