@Бухгалтерские кейсы Сергея Музыченко
Добрый день друзья!
Сегодня хотел поговорить о регламентах, инструкциях, графиках и о том, как они влияют на бизнес-процессы, проходящие в фирме.
Так как все мы работаем в России, то стоит побольше узнать о месте нашего рождения, выйдя за привычные рамки познания мира. С метафизической точки зрения Россию называют страной Сатурна и страной снегов, так как Россия находится под знаком Водолея. Водолеем управляют две планеты Уран и Сатурн. Уран — это авиация, космос, новаторство, инновации. Сатурн в древнегреческой мифологии известен как Кронос – бог времени. В астрологии Сатурн — это планета испытаний, покровитель порядка и дисциплины. Некоторые авторы считают планету Сатурн прототипом Кощея Бессмертного, сидящего на сундуках с золотом. Россия считается сказочно богатой страной, но не всё так просто, как кажется.
Чтобы вести успешный бизнес в стране Сатурна, нужно подружиться с дисциплиной, порядком, регламентом и делать всё вовремя и в срок. В противном случае вы сможете на себе ощутить дыхание Сатурна и Север для вас станет не таким уж “крайним”, районом для проживания в местах среди вековых сосен и кедров на несколько лет.
В далёкие 90-ые, когда я работал на заводе, был специальный тест для бригадиров под названием: “как отличить дурака от умного в судоремонте”. Первым делом, когда в ремонт поступало судно иностранной постройки, умные бежали искать инструкцию, словарь и чертежи для правильного разбора винто-рулевого комплекса. Дураки же под руководством своего бригадира шли сразу с кувалдами, талями и приспособами разбирать судно. Последствия такого демонтажа были плачевны. Часть механизмов приходило в негодное состояние из-за грубой разборки кувалдами. Нередко, когда судно после такого ремонта отправлялось в море, на берегу оставались “лишние” детали. Отсюда и родилась пословица всех инженеров: “Чтобы не было гундежу, делай всё по чертежу, если начался гундёж, переделывай чертёж”.
Также стоит упомянуть, что каждый инженер в планово-диспетчерском отделе завода хорошо знал, что бывает, если не выполнить план и сорвать сроки ремонта судна. Коэффициент трудового участия (современный KPI), на который умножалась зарплата инженера, стремился к нулю со скоростью, требующей более достойного применения.
Люди, проработавшие в похожих системах, хорошо понимают эти бизнес-процессы. Они как рыба в воде ориентируются в графиках, регламентах и инструкциях. Уходя из системы и открывая свой бизнес у них как правило есть чёткое понимание и ответ на вопрос: “Кто? Когда? Чем? Как? За сколько?”. Уходя из системы в свой бизнес, они забирают с собой все свои наработки, опыт, знания и связи.
Но эти люди, как правило, уходят в свой бизнес после 29 лет, уже пройдя свой первый цикл Сатурна. Много людей из системы открывают свой бизнес и после 40 лет.
Но не все люди, открывающие бизнес, приходят в него из производства или промышленности, в которой работали наёмными работниками. У кого-то просто нет подобного опыта, знаний и компетенций. Бизнес — это командная игра, а планирование — это один из важнейших элементов управления. Нет планов – нет действий.
Последнее время молодёжь учат тому, что несвойственные бизнесу функции нужно отдавать на аутсорсинг. Никто не хочет забивать себе мозг непрофильными знаниями. Срабатывает психология наёмного работника. Не все понимают, что бизнесмен — это человек, который должен во всё вникать и знать обо всём понемногу в объёме достаточным для принятия управленческих решений.
Давайте рассмотрим на примерах, как теряют деньги собственники бизнеса, благодаря отсутствию регламентов и графиков. Выясним, что должен контролировать владелец бизнеса в своей фирме на начальных стадиях её становления.
1) График отпусков. Важно, чтобы все сотрудники отгуливали свои отпуска. Руководитель организации один раз в год в приказном порядке должен заставить руководителей подразделений своего предприятия составлять график отпусков для своих сотрудников.
Часто в небольшой фирме на бухгалтера навешивают ещё роль кадровика. Но составить график отпусков он не может, так как не знает принцип взаимозаменяемости сотрудников в разрезе подразделений и отделов фирмы. Нанятая аутсорсинговая бухгалтерская компания, также может вести кадровый учёт, но составить график отпусков она не сможет без информации от руководства организации. Нанятые аутсорсеры и лица, ведущие кадровый учёт будут регулярно присылать собственнику и ответственным лицам сведения о накопленных днях отпуска по каждому сотруднику организации в надежде, что работников отправят в очередной отпуск.
Но молодые собственники-управленцы, как правило думают, что это лишняя информация, которой их грузят нанятые за их же деньги бухгалтера, ведущие кадровый учёт. Они же делегировали ведение кадрового учёта, чтобы высвободить своё время для решения более важных задач своего бизнеса. Для ответственных лиц это тоже не профильный функционал. В результате ответственные лица плавно превращаются в безответственных. В малых предприятиях руководители не приучены делать приказы и часто спускают всё с тормозов не назначая ответственных.
Нередко господствуют устные договорённости с работниками, кадровые документы на их отпуска не всегда проводятся и оформляются. Расплата за такой подход к бизнесу наступает, как правило неожиданно. При увольнении сотрудника выясняется, что в отпуске (по кадровым документам) он не был 3 года. Его просто никто не выгонял в отпуск. Часть времени он работал из дома, а все остальные думали, что он в отпуске, часть времени проводил на работе. В результате ему насчитывают компенсацию за отпуск в районе 1 500 000 рублей. Генеральный директор приходит в ужас от таких сумм компенсации за неотгулянный отпуск. Правило бизнеса – “не работает мозг, работает карман”, действует тут железно. Если бы сотрудника вовремя отправили в отпуск, предприятию не пришлось бы выплачивать такие большие суммы компенсации за отпуск. Компания в этом случае переплачивает сумму компенсации работнику в сумме со страховыми взносами, так как работник получал оклад, когда за это время он должен был получать отпускные.
2) График документооборота – как много в этом звуке слилось для бухгалтерии. Генеральные директора стоят на смерть, чтобы его не подписывать. Дело тут в следующем: данный документ очень сильно подрывает авторитет руководителя в глазах подчинённых. То, что документы вовремя не поступили в бухгалтерию, проще свалить на саму бухгалтерию, которая не метнулась горной ланью собирать первичку по всей России, обгоняя на поворотах курьеров на мопедах из Яндекс-еды. В данном случае речь идёт не про электронный документооборот с контрагентами, а про бумажные документы: акты, счета-фактуры и товарные накладные. Многие бухгалтера знают, как проходит ночь на кануне срока сдачи НДС 25-го числа. Приходит время формировать отчётность из первички, которой нет. Начинающие бизнесмены разводят руками и говорят, что первичка нужна бухгалтерам, вот пусть они её и собирают. Бухучёт они делегировали, а сбор документов делегировать забыли ответственным лицам. Им занимаются сразу все и одновременно никто. В результате из расходной части вылетают приличные суммы из-за отсутствия документов. Как следствие этого, налоги устремляются ввысь как ракета. Многим ответственным людям просто лень отрывать свою задницу и начинать искать документы. Хотя нужно честно сказать, что в договоре с бухгалтерской компанией оговариваются сроки предоставления документов. Таким образом, бухгалтерская компания страхуется от нападок нерадивых клиентов. Издать же приказ в своей компании и назначить ответственных за сбор документов и предоставление их в бухгалтерию в соответствующие сроки собственники не хотят. Они понимают, что их работники будут саботировать их же приказы, если не будут чувствовать жёсткую руку руководства на своём горле. А быть жёстким, ох как не хочется, так как придётся наказывать своих же коллег и ответственных лиц, с которыми сложились хорошие дружеские отношения. Не редко оказывается, что большая часть таких коллег устроена на хорошие места благодаря родственным связям и протекциям нужных людей. А если наказать такого коллегу, то он может донести куда нужно про серую зарплату в конвертах и интересные моменты компании.
Подписать же приказ о сроках и ответственных за предоставление документов в бухгалтерию практически не реально. Генеральный директор не хочет “отрубать головы” своим людям: нерадивым прорабам, руководителям подразделений и начальнику отдела снабжения. Он сильно зависит от них. Рыба, как известно гниёт с головы.
Обычно в бухгалтерию на кануне закрытия квартала предоставляют часть документов и постоянно просят несколько раз пересчитать финансовый результат. Всех интересует, что там с прибылью и что с НДСом. Начинаются судорожные попытки найти за час то, что не хотели искать в течении квартала. Бухгалтерия в конце каждого месяца шлёт ответственным лицам оборотно-сальдовые ведомости с пометками от каких контрагентов нет актов. Но ответственные лица часто игнорируют подобные требования, так как считают, что это не входит в их функционал и обязанности. Приказов и распоряжений от генерального директора на этот счёт нет, а просьбы руководства можно игнорировать.
Бухгалтера, видя такой пофигизм со стороны руководства фирмы, тоже перестают сопротивляться и бить во все колокола. Все играют в игру “горячая картошка”. Чтобы не обжечься (не решать проблему), эту проблему (горячую картошку) ответственные лица перекидывают бухгалтерам и назначают их ответственными за нарушение мирного сна собственника фирмы. Бухгалтера говорят, что мирный сон — это святое и докладывают собственнику напрямую о налогах, которые придётся заплатить, если не собрать все документы. Собственник, узнав о налогах, которые придётся заплатить, начинает реветь как раненый зверь. Владелец фирмы, поймав подобную “горячую картошку” от бухгалтеров, просит провести данные документы на основании его обещания. Бухгалтера аутсорсеры просят его подписать бумагу, что данные документы будут предоставлены собственником позже и что, если он их не предоставит, то претензий к бухгалтерам за отсутствующую, но проведённую первичку предъявлять не будет. На этом как правило всё и заканчивается. Дальше существует два пути. Если собственник даёт волшебный пендаль ответственному лицу, то документы приходят через пару дней в бухгалтерию и наступает долгожданный хэппи энд. Если ответственным лицам удаётся отвлечь внимание собственника от документов, то, как назло, через некоторое время приходит требование из налоговой о предоставлении документов, которых фактически нет. И всё начинается заново. Ответственные лица ищут контрагента, от которого нужна первичка. Контрагент уже куда-то переехал, связь с ним потеряна, на телефоны никто не отвечает. Начинаются вызовы в налоговую.
Я попытался осветить в данной статье некоторые аспекты контроля и регламента со стороны собственника бизнеса. Если это пустить на самотёк по принципу “авось само рассосётся”, то будет работать следующая схема: “Не собственник управляет бизнесом, а бизнес начинает управлять собственником”. Как известно из второго начала термодинамики, все самопроизвольно идущие процессы приводят к увеличению энтропии. Энтропия – это мера хаоса. Чем больше беспорядка, тем больше энтропия. Любая система, в случае отсутствия контроля из вне, постепенно переходит к своему более вероятному состоянию. В процессе перехода к этому состоянию в ней увеличивается беспорядок и нарастает хаос.
Если ваш бизнес может работать без вас, то это уже не ваш бизнес. Кто-то должен его контролировать. Если его контролируют такие ответственные люди как в примере выше, вместо дивидендов и выплат вы рискуете получить вызовы в налоговую и кучу проблем.
Рассказы маркетологов про пассивный доход, также противоречат законам сохранения энергии в физике. Энергия (деньги) не возникает из ничего и не исчезает в никуда, она только превращаться из одной формы в другую. Деньги из ваших карманов (бизнеса) постепенно перетекут в другие карманы (ответственных людей и налоговой).
Это важно понимать тем, кто хочет строить свой бизнес в стране Сатурна.
Напишите в комментариях, что вы про это думаете.
Подписывайтесь на мой ТГ-канал @buhcasese
Узнать стоимость бухгалтерского обслуживания. Заполнить форму