Тайм-менеджмент — это комбинированные техники планирования времени и управления им с учетом рационального распределения трудоресурсов и затратности. По сути, техники заставляют выработать самоорганизованность и ответственность за свою жизнь и профессиональную деятельность. Чтобы экономить время и ресурсы, каждому стоит разобраться, что такое тайм-менеджмент и каким принципам стоит следовать, чтобы все успевать.
Если говорить об идее управления временем, то, возможно, она существует ровно столько, сколько существует человечество. Проблема времени находится под пристальным вниманием пытливого человеческого ума на протяжении всей истории. Что такое время? Существует ли оно объективно? Куда оно течет? На эти вопросы, составляющие главную сложность проблемы, пытались и пытаются найти ответы представители различных областей знания. Одни мыслители оставили после себя системы, в которых время рассматривалось или как вещь в себе, или как форма человеческого разума. Другие рассматривали время как основную форму движущейся материи, в котором существует и сам познающий субъект – человек.
Так, еще в самом начале нашей эры, научные работники вели счет своему времени и старались экономить его. Древние философы первыми поняли ценность времени – они пробовали как-то обуздать время, приручить, понять его природу, т.к. и тогда оно угнетало людей своей быстротечностью.
Проблема времени своей парадоксальностью приводит многих исследователей к тому, что она во многом связана со временем в психике самого человека. Согласно полученным данным, каждый человек обладает набором собственных временных свойств, которые открываются ему в реально переживаемой длительности.
Как уже было сказано, проблема постановки целей, выбора приоритетов в делах, и разумного использования времени человеком была поставлена достаточно давно. Одним из первых этот вопрос поднял римский философ Луций Сенека. Он утверждал: «Когда я не знаю, на какую гавань мне нужно держать курс, тогда ни один ветер не будет для меня попутным». В своих «Письмах к Луцилию» он призывал своего друга «беречь и копить время, которое прежде отнимали или крали, которое зря проходило».
Английский ученый, политик и философ Фрэнсис Бэкон писал: «Выбирать время правильно – значит владеть жизнью. Несвоевременность гибельна». Стоит отметить систему управления личным временем Бенджамина Франклина, основу которой составляет выбор долгосрочных и краткосрочных целей, без чего невозможно представить современный тайм-менеджмент. Полезные советы в этой области не были сведены к серьезному теоретическому обобщению – того и не требовалось на данном витке развития, так как обществу со сравнительной стабильностью в социальных процессах и высокой зависимостью личности от социума и его ритмов было достаточно отдельных рекомендаций. Но, начиная с первых десятилетий ХХ века, системные методы повышения качества и уровня труда отдельного работника стали одним из ключевых направлений, влияющих на повышение эффективности производства.
Термин «тайм-менеджмент» возник в 70-х годах XX-го века. В это же время стали появляться тренинги, обучающие программы, получили широкое распространение ежедневники. Первыми клиентами были сотрудники крупнейших авиакомпаний.
Сегодня существуют сотни тренингов, позволяющих овладеть искусством управления собственным временем. Их востребованность позволяет предположить, что необходимость в тайм-менеджменте с увеличением темпа жизни постоянно возрастает. Издаются новые книги, появляются методики и системы, однако в их основе по-прежнему лежат принципы, созданные гораздо раньше.За последние пять лет использование социальных сетей увеличилось почти вдвое. Сейчас это одно из лучших мест для расширения вашего бизнеса.
Принципы тайм – менеджмента
1. Планирование
Все, что запланировано, стоит фиксировать. Еще оптимальнее - указывать время, в течение которого задача будет выполнена. Также при записывании информация лучше запоминается: когда есть детальный план, не нужно держать всё в голове, а значит можно добиться высокой эффективности.
2. Четкая формулировка действий
Любая цель и задача должны быть конкретными, актуальными, достижимыми за данный период времени, а не когда-то потом.
Для проверки можно использовать систему SMART. Все действия должны быть:
• конкретными (Specific),
• измеримыми (Measurable),
• иметь исполнителя (Assignable),
• быть выполнимыми (Realistic),
• иметь конкретные сроки реализации (Timebound).
3. Разделение больших задач на малые
Так проще и в психологическом плане: к крупным задачам страшно приступить и тянет отложить на потом. Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Планомерно выполняйте каждую - и увидите, как быстро вы достигнете результата. Также не планируйте слишком много задач на день - берите ровно столько, сколько реально успеете сделать.
4. Расстановка приоритетов
Когда общий план действий готов, определите самое важное дело и бросьте на него все ресурсы и возможности. Выполните его первым или возвращайтесь к нему в течение дня - главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные - о них тоже не следует забывать.
5. Концентрация на работе
Определите часы, когда сконцентрироваться легче всего, запланируйте самую ресурсоёмкую работу именно на это время. Менее важные задачи выполните в оставшуюся часть дня. Ответить на письма можно и вечером. Научитесь говорить «нет» отвлекающим факторам: делам, людям, которые тратят Ваше время впустую.
6. Анализ, оптимизация, отдых
Заведите привычку оглядываться назад и анализировать эффективность управления личным временем. Особое внимание уделите ситуациям, где всё пошло не так: потрачено слишком много ресурсов, неверно определен приоритет и т. п.
Решите, как справляться с подобными ситуациями в будущем. Если чувствуете, что теряете контроль — возьмите небольшой перерыв и вновь сконцентрируйтесь на собственных действиях. Придумывайте свои правила и принципы тайм-менеджмента, учитывая особенности своей личности и рабочего процесса.
Не забывайте отдыхать. Включите периоды отдыха в план на день и неделю. Оставаться эффективным можно только на пике активности, поэтому, при отсутствии отдыха, не ждите от себя выдающихся результатов.
В современном мире существует множество видов методов тайм-менеджмента. Мы рассмотрим некоторые из них:
1. Дедлайны
Одним из видов тайм-менеджмента являются дедлайны – четкие сроки сдачи работы. Такой метод стимулирует работать быстрее, помогает справляться с прокрастинацией. Если дедлайна нет – вы будете постоянно откладывать дело, а оно тем временем будет обрастать новыми сложностями. Если дел много , сроки стоит проставлять вплоть до часов и минут.
2. Тайм – менеджмент по хронотипу
Об этом методе рассказал кандидат медицинских наук и клинический психолог — Майкл Бреус. Он разделил людей на 4 хронотипа, исходя из которых, каждому следует индивидуально планировать свой рабочий ритм.
• «Медведи». Просыпаются в 7-11 утра, пик продуктивности с 11 до 18 часов. Отход ко сну не позднее 23 часов.
• «Львы». Самостоятельно просыпаются очень рано - с 5:30 до 10 утра, продуктивны с 10-17, а ложатся спать до 22:30.
• «Волки». Таким людям сложно проснуться. Их утро начинается с 7:30 до 12:00. Эффективно работают до 20 часов и идут спать в 00:00-1:00.
• «Дельфины». У этих людей довольно беспокойный режим сна. Даже если они встают с 6-10 утра, то легко могут уснуть обратно. Чтобы спокойно уснуть до 00:00, им нужно не отвлекаться на гаджеты, убрать их за 2 часа до сна. Наиболее продуктивны с 10 до 18 часов.
3. Канбан
Для канбана понадобится таблица с тремя столбцами: "Нужно сделать", "В работе" и "Сделано". Вы можете сделать и большее количество столбцов, если для ваших задач нужно больше этапов.
Изначально все дела находятся в "нужно сделать", затем переносятся во “в работе” и на финальном этапе — в "сделано". Благодаря такому методу вам будет проще отслеживать свои задачи, визуализировать их и рассчитывать свои силы.
Прокрастинация
Сложное слово, которое знакомо каждому.
Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы приступить к важной работе, мы придумываем себе отговорки: сериал посмотреть, кошку погладить, почту почитать. Вот кофе попью — и точно начну.
В процессе исследований выяснилось, что прокрастинация не болезнь, а симптом. Прокрастинация указывает на проблемы, которые мы не хотим признавать:
- задача слишком сложная;
- непонятно, с чего начинать;
- с такой задачей мы сталкиваемся впервые (например, нужно впервые добавить статью на сайт или выписать документ в 1С);
- мы перегрузили себя, не можем работать;
- мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.
К примеру, творческие люди испытывают отвращение к рутине, которая не меняется изо дня в день.
Бороться нужно не с прокрастинацией, а с причиной её возникновения: делегировать другим специалистам сложную и непонятную работу, стараться избавляться от бессмысленных занятий, разделять большие проекты на мелкие задачи, просить помощи при необходимости, вовремя отдыхать, а также следить за своим состоянием. Иногда прокрастинация связана с тем, что на данный момент человек находится не в том состоянии. В продажах, например, человек специально делает 5-10 звонков , чтобы просто войти в рабочее состояние.
Не путайте прокрастинацию с ленью. Нужно внимательно прислушиваться к себе, понимать разницу между сигналами уставшего сознания и нежеланием организма шевелиться.
Есть действенный способ приступить к работе. Договоритесь с собой сделать одну небольшую задачку или поработать только 10 минут. Например, если нужно написать статью, примите решение, что прочитаете техническое задание и набросаете план. Обычно после десяти минут вы включаетесь, входите в раж и уже не хотите откладывать задачу на потом.
Неумение отказывать
Наверняка вы слышали об этой беде. Обычно она иллюстрируется толпами назойливых родственников и друзей, требующих помощи, да ещё наглым начальником, заставляющим делать работу, за которую не платят или которая не нравится и не ведет к развитию.
Все это правильно, но в самую опасную ловушку нас загоняет неумение отказывать самим себе. Ведь нужно заняться спортом, да подтянуть английский, да взять ещё пару проектов, а то денег не хватает…
У многих людей самые злые начальники — они сами. Одна из основ правильного тайм-менеджмента — способность правильно оценивать свои силы и временной ресурс, ставить посильные задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.
Человек достигает успеха, когда выполняет ограниченное количество действий внимательно, старательно, последовательно.
Многие возможности, существующие вокруг, противоречат друг другу. Мы не можем охватить всё сразу: строить бизнес, быть успешными в творчестве, растить троих детей, учиться… Людей засасывает водоворот возможностей и доводит до выгорания. Инициативность в паре с трудолюбием могут сыграть злую шутку, если не научиться говорить «нет» собственным амбициям.
Поберегите себя, оставьте пару приоритетных направлений, а все остальные постарайтесь сократить или откажитесь от них, даже если они очень интересны.
Техники тайм-менеджмента
Победа над пожирателями продуктивности — лишь начало пути. Теперь будем учиться правильно планировать работу, ясно формулировать задачи и сохранять сосредоточенность, чтобы успевать больше.
Ежедневное планирование
Тайм-менеджмент начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только структурировать задачи, но и мотивировать (или демотивировать) самого себя.
Одно из главных правил — не писать слишком много пунктов на один день и не пытаться строить поминутный график. Не выполнив поставленные задачи, вы расстроитесь, почувствуете себя неудачником. А при поминутном расписании что-то обязательно пойдёт не так, и план полетит кувырком.
Сделайте составление плана приятным ритуалом. Выделите время для распития вечернего какао или утреннего кофе и с хорошим настроем приступайте к планированию. Многие актуализируют план вечером, а с утра его просматривают, настраиваясь на продуктинвый день.
Планируйте в ежедневнике или пользуйтесь приложениями и сервисами. Например, многие выбирают Google Calendar. Туда записывают время, информацию о событии, его длительность. На экране задачи отображаются в виде разноцветных блоков. Чем шире блок, тем больше времени запланировано на задачу. Таким образом, вы сразу видите свою загрузку на день и можете эффективно управлять временем.
Тут же удобно отмечать важные встречи и события, запланированные заранее. Открыв календарь, вы сразу увидите, сколько времени осталось свободным для работы в тот или иной день.