Опытные предприниматели активно переходят на топливные карты. Их используют для безналичного расчета на заправке. Работают они по такому же принципу, что и стандартные банковские, но для бизнеса имеют свои преимущества.
Какие возможности есть у топливных карт
Это специальные устройства в виде карточек, в которые вмонтирован микрочип. На него заносятся все данные, которые нужны для обслуживания транспорта. С помощью такой карты можно заправиться на любой АЗС. При этом бензин обойдется дешевле.
Если водители используют заправочные карты, то бухгалтерия и руководители получают доступ к онлайн-системе. В ней отображаются все транзакции, места и время заправки, остатки в литрах и деньгах, накопленные бонусы и другие данные.
Почему топливная карта нужна каждой компании
Индивидуальные предприниматели и юридические лица в работе стремятся заменить расчеты с использованием налички на безналичные. Это правильное и выгодное решение, которое позволяет оптимизировать расходы и контролировать затраты. Топливные карты – один из инструментов, который позволяет снизить транспортные издержки. Какими преимуществами они обладают?
Вычет НДС
Деньги, которые компания-перевозчик тратит на транспорт, считаются расходами. Если при этом юридическое лицо уплачивает НДС, то размер налога можно уменьшить на ту сумму НДС, которую предъявил поставщик топлива. Это особенно актуально для компаний, применяющих общую систему налогообложения (ОСНО). В этом случае процесс вычета упрощается: все расходы указываются в одном счете.
При этом важно понимать, что к вычету принимаются только затраты на деятельность организации. Если водитель использует автомобиль для личных нужд, то расходы на используемое топливо для вычета НДС не учитываются. Чтобы обосновать вычет, нужно сохранять все путевые листы, предварительно зарегистрированные в журнале учета топлива, и акты на списание ГСМ. ФНС потребует их, чтобы оценить целесообразность затрат на топливо.
Эти документы разрешено не представлять только по уважительным причинам. Например, если компания подала заявление на вычет, а накануне офис затопило и все бумаги пострадали. В таком случае ФНС может отказать в уменьшении НДС, добиться правды можно будет через суд.
Экономия на горючем
При оплате топливными картами на АЗС предлагают более выгодные цены. Например, при оформлении карт через «Автокарт-Юг» вы получите скидку на топливо до 6%.
Контроль расходов на топливо
В систему заносится вся информация о затратах на топливо. Они позволяют контролировать расходы и устанавливать лимиты. Так, если пробег у автомобиля повысился незначительно, а затраты на топливо при этом большие, то это с большой вероятностью говорит о том, что водитель сливает бензин. Некоторые операторы даже отслеживают, не прерывается ли подача горючего в пистолете – это тоже позволяет понять, не сливается ли топливо в канистру. Кроме этого, в случае с топливными картами нельзя подделать чек. Сумма каждой заправки отображается в системе – ввести бухгалтерию в заблуждение точно не получится.
Топливными картами можно расплачиваться только на АЗС. Их не получится использовать в обычном магазине. Это обеспечивает высокий уровень безопасности и защищает средства компании от применения сотрудниками для личных нужд.
Упрощенный учет по ГСМ
Когда водители пользуются заправочными картами, все расходы на топливо фиксируются в одном счете. Для ведения бухучета не нужно сохранять чеки с каждой заправки. Также в личном кабинете «Автокарт-Юг» ведется подробная аналитика – там есть все расходы в разрезе конкретного автомобиля и водителя. При необходимости эти данные можно экспортировать в свою систему учета, например, в 1С.
Как выбрать топливную карту
На выбор карты влияют разные аспекты:
- Маршруты, по которым ездят водители. Если в пути будет мало заправок определенной марки, то монобрендовая топливная карта не подойдет. Лучше использовать универсальную, которая позволяет заправляться на АЗС разных марок.
- Тип перевозок. Они могут быть межрегиональными, внутригородскими и международными. Большинство популярных карт действуют только в России и СНГ, для поездок по зарубежью они не подойдут.
- Стоимость топлива для юридических лиц. Даже с учетом скидки разница может быть значительной.
- Объем потребляемого бензина. Некоторые операторы предлагают приятные скидки за большой объем заправок.
Пользоваться разными топливными картами, оформленными в «Автокарт-Юг», особенно выгодно. Чем больше заправляются водители, тем более лояльные условия и выгодные скидки получает бизнес.