Компания “Завод горелочного оборудования” (ЧИБ УНИГАЗ) – крупная производственная компания, которая занимается сборкой, производством и последующей реализацией промышленного газового оборудования и его составляющих. У компании есть зарубежные склады и офисы, которые находятся в Италии. Изначально мы выполнили для компании переход с устаревшей системы УПП на ERP, выполнив некоторые доработки. Об этом есть отдельная статья на нашем сайте с подробным описанием кейса.
Обычно на практике широко используются именно доработанные программные продукты от 1С (или конфигурации 1С). Пользователям часто требуются нестандартные функции, которые не предусмотрены типовым функционалом. Это относится и к простым конфигурациям систем от 1С, и к более сложным вариантам систем типа 1С:ERP.
Чаще всего к нам обращаются с просьбой усовершенствовать систему (так было и с ЧИБ УНИГАЗ), но есть и обратные примеры. В нашей практике встретился интересный проект, в котором пользователи сложной системы 1С: ERP, уже заплатившие немало за доработку продукта под нужды компании, решили «откатить» все эти доработки и вернуться к базовой версии системы ERP. Такой проект мы реализовали, на удивление, в той же компании ЧИБ УНИГАЗ.
Пару слов про доработки систем
Есть хорошее правило – чем проще система, тем лучше она будет работать. Мы всегда советуем клиентам не плодить излишнее количество доработок и стремиться ограничиться встроенными функциями. Их сложнее настроить и обычно легче сразу доработать систему, но правильнее пытаться решить проблему стандартными способами. Это связано с тем, что даже качественная доработка системы часто вызывает некоторые стандартные (и неизбежные) проблемы. Увы, не все обращают внимание на наши советы.
Есть и ещё одна проблема – часто компании-внедренцы не могут грамотно продумать кастомизированный функционал новой системы. Некоторая часть доработок со временем становится не просто неактуальной, а ещё и слишком тормозит систему, добавляя ошибки, баги и плодя неточности в работе. Это утверждение не относится к настоящему примеру, но зато хорошо описывает общее положение дел на рынке.
При этом обновление кастомизированной нестандартной системы – довольно трудоемкий и долгий процесс, который требует не только затрат времени, но и значительных финансовых вложений. В большинстве случаев доработки можно было бы и не делать, используя стандартные механизмы, встроенные в систему и экономя время/средства. Другое дело, что чаще всего вам предложат именно доработать систему, нежели искать стандартные варианты решения.
В последнее время к нам стали обращаться с просьбой именно упростить уже доработанную систему. Мы решили подготовить на эту тему заметку и рассказать об опыте выполнения такого проекта в компании ЧИБ Унигаз.
В ЧИБ УНИГАЗ получилась довольно занятная ситуация. Мы выполнили переход с УПП на ERP. Затем новая система ERP была нами доработана, причём кастомизация оказалась весьма масштабной. Наши специалисты предупредили заказчика, что было бы проще отказаться от сложных бизнес-процессов и адаптировать процессы компании под стандартный функционал ERP, нежели делать наоборот. Но было принято решение доработать программу.
После этого при первой же попытке обновить получившуюся систему оказалось, что процесс обслуживания доработанной системы дорогостоящий и трудоёмкий, своими силами компания справиться с такой задачей уже не может, а привлекать сторонних специалистов постоянно слишком дорого и не входило в планы. Компания ЧИБ УНИГАЗ обратилась к нам снова с просьбой вернуть возможность стандартного обновления. Для этого они были готовы пересмотреть процессы внутри своей компании.
Для чего вообще нужна кастомизация системы?
На момент внедрения системы заказчик понимает, что ему недостаточно типовой конфигурации программы. Нет нужной функции или отсутствует важный отчёт. Обычно это происходит либо из-за незнания детальной работы программы 1С внедренцами, которые не могут сразу описать клиенту перечень всех встроенных функций и их назначение, либо из-за специфики работы компании, где действительно предполагается наличие заведомо нестандартных функций или используются сложные процессы.
После согласования и внедрения доработанного функционала система становится кастомизированной и пользователь может «пощупать руками» все «плоды» работы команды внедренцев. Порой проработав некоторое время в системе, заказчик понимает, что ему этого недостаточно и заказывает очередную «порцию» доработок. Это может быть, например, разработка дополнительных документов, регистров или даже разделов. Процесс может быть бесконечным. С каждой доработкой система становится более “неповоротливая” и дорогостоящая.
Пару слов про обновление системы
И всё бы хорошо, но обновление или переход на новый релиз конфигурации часто необходим для корректной работы. Это требуется для увеличения функциональности и актуализации программного продукта, устранения ошибок и т.д. и т.п. С каждом релизом, обновляется и стандартная отчетность, которая необходима по законодательству. Пропадают и какие-то “встроенные” баги системы.
При обновлении системы происходит процесс сравнения релизов. В результате для кастомизированной системы мы получаем огромное количество изменений. Специалистам приходится сравнивать каждый объект системы в ручном режиме, а использование встроенной функции обновления “сломает” всю доработанную систему автоматизации. Поэтому, обновление нестандартной системы – весьма сложный процесс.
Что сделано в ЧИБ УНИГАЗ
Изначально компания ЧИБ УНИГАЗ выполняла переход с системы 1С: УПП на 1С: ERP. В процессе перехода были выполнены и серьезные доработки системы. Из стандартной ERP получилась кастомизированная программа. Компания ЧИБ УНИГАЗ сначала обратилась к нам с просьбой доработать стандартный вариант ERP, а потом организовать и обновления системы, так как собственным силами сделать это теперь не удаётся. Под обновлением подразумевался полноценный переход на новый релиз системы.
Мы выполнили все необходимые действия и обновили систему, сохранив работоспособность всех ранее выполненных доработок. Но оказалось, что обновление и поддержка получившейся системы на базе ERP требует огромных вложений ресурсов, на которые изначально заказчик не рассчитывал. Нашим специалистам был задан вопрос – возможно ли как-то удешевить этот процесс?
Напомним, что изначально мы предлагали компании ЧИБ УНИГАЗ адаптировать внутренние процессы под существующие механизмы в ERP для экономии и упрощения, но от такого варианта изначально было решено отказаться. После того, как была выполнена первая попытка обновить кастомизированную систему, в ЧИБ УНИГАЗ уже согласились пересмотреть этот подход и решили адаптировать бизнес-процессы под существующие стандартные инструменты ERP.
Анализ бизнес-процессов
Первым делом мы разобрались в бизнес-процессах работы компании ЧИБ УНИГАЗ и в доработанном функционале. Мы сделали атлас процессов и дали рекомендации по упрощению.
В основном использовался процесс «Резервирования» товаров путем добавления дополнительного документа с привязкой к стандартным цепочкам документов. Например, при поступлении товаров от поставщика необходимо «Резервировать» товары в отдельном документе. Или, в ходе всех производственных операций на каждом этапе, товар должен быть зарезервирован. Помимо этого, компании требуется большое количество отчетов для отслеживания работы конкретного документа и движений документов.
Это процесс резервирования, который использовался раньше (по документу «Приобретение товаров и услуг».
Автоматическое резервирование приобретенных товаров отрабатывает в том случае, если соблюдена цепочка создания документов:
«Заказ клиента» -> «Заказ поставщику» -> «Приобретение товаров и услуг» -> автоматически созданный документ «Резервирование товаров».
Имеется исключение, если документ «Заказ поставщику» создан без основания, то необходимо указать для каждой номенклатурной позиции под какой документ «Заказ клиента» будет резервироваться товар в документе «Резервирование товаров». В ином случае товар не будет зарезервирован.
В документе «Приобретение товаров и услуг» также построчно для каждой номенклатуры указываются связанные документы. В ином случае товар не будет зарезервирован.
Для выполнения вышеперечисленных действий необходимо иметь роли:
- (ЧИБ) Редактирование документа «Резервирование товаров»
- Базовые права (ЧИБ)
Проблематика проекта
Когда процессы компании были адаптированы под штатный ERP, можно было вернуться к логике, предлагаемой нашими специалистами изначально. Теперь проблема решается гораздо проще и можно использовать имеющиеся инструменты.
Для закрытия работы по процессу необходимо использовать функционал работы документов «Корректировка назначения товаров». Функциональность работы документа настраивается в системе и после этого может быть задействована.
Документ используется для работы с типовыми схемами «резервирования» товаров, которые закрывают бизнес-процессы работы компании. Необходимо обособленное обеспечение товаров, чтобы каждый товар использовался под конкретный документ «Заказ клиента», «Заказ на сборку» и т.д.
Иными словами, можно и отказаться от дорогостоящей доработки, и не менее объёмной поддержки кастомной системы, используя для работы стандартные механизмы, если процессы более или менее стандартизированы.
Что мы сделали?
Используя стандартные компоненты, было внедрено обособленное резервирование товаров с дополнительной настройкой системы под запросы Заказчика.
По сути мы просто удалили старые доработки (или закомментировали код). База данных осталась прежняя и все ранее использованные типовые документы также остались на местах по своим бизнес-процессам.
Напомним, что доработки, которые по завершению выполнения проекта были удалены, внедрялись ещё при переходе с 1С: УПП на 1С: ERP. Про процесс перехода у нас есть отдельная полезная статья. Оказалось, что от большинства из них можно отказаться, если иначе посмотреть на работу самой компании.
Процесс резервирования путем приобретения товаров теперь выглядит так:
Формирование документа «Заказ клиента» (менеджер)
Для создания документа «Заказ клиента» необходимо открыть раздел Продажи -> Оптовые продажи -> Заказы клиентов. Далее, необходимо нажать кнопку «Создать», либо «Скопировать» другой документ, либо создать на основании документа «Коммерческое предложение».
Документ создан, далее необходимо заполнить обязательные реквизиты на закладке «Основное».
На закладке «Товары», после добавления номенклатурных позиций, есть возможность сразу зарезервировать товар. Для выполнения данной операции необходимо в колонке «Действия» выбрать вариант «Резервировать на складе».
Если определенная номенклатура отсутствует и ее необходимо произвести, то в колонке «Действие» необходимо оставить вариант «К обеспечению» и в колонке «Обособленно» поставить флаг. Это необходимо для того, чтобы данная позиция после ее поступления была занята под определенный «Заказ клиента».
Формирование документа «Заказ поставщику» (логист)
Для формирования документа «Заказ поставщику» необходимо либо открыть раздел Закупки -> Заказы поставщикам -> Создать документ, либо на основании документа «Заказ клиента» -> Создать на основании.
В первом случае необходимо заполнить обязательные реквизиты на закладке «Основное», указывая хозяйственную операцию «Закупка у поставщика».
На закладке «Товары» необходимо добавить номенклатурные позиции к заказу. В случае, если в дальнейшем товары должны поступить под конкретный «Заказ клиента», то необходимо вручную заполнять колонку «Назначение», выбирая нужный «Заказ клиента».
Во втором случае при создании на основании «Заказа клиента» есть возможность перенести те товары, которые необходимо заказать. Также, автоматически будет заполнена колонка «Назначение», соответственно, далее данный товар поступит под конкретный «Заказ клиента».
Формирование документа «Приобретение товаров и услуг» (логист)
Необходимо открыть документ «Заказ поставщику» и создать на основании документ «Приобретение товаров и услуг». Необходимо заполнить требуемые реквизиты на закладке «Основное».
Далее, на закладке «Товары» необходимо заполнить:
- Количество
- Серию
- ГТД
Также, необходимо обратить особое внимание, чтобы колонка «Назначение» была заполнена документом «Заказ клиента», под который заказывается продукция. Обязательно должна быть прослеживаемость в цепочке документов.
Что получилось?
Переход от кастомной системы к обычной позволил отказаться от сложного и дорогого обслуживания системы, но сохранил все необходимые возможности. Для этого с самого начала полезно было пересмотреть внутренние бизнес-процессы в ЧИБ УНИГАЗ и постараться их адаптировать под механизмы ERP. Мы ещё раз рекомендуем стараться пользоваться именно стандартными функциями систем и помнить, что изменить процесс порой проще, чем потом тратиться на поддержку сложной системы.
Это не значит, что доработать систему нельзя. Доработку можно сделать любой. И работать система будет корректно. Другое дело, что каждая доработка увеличивает сложность (и стоимость) дальнейшего обслуживания. Кроме того, любое усложнение (даже правильное) мешает работе системы.
Впрочем, если у вас остались вопросы по проекту, то мы с радостью расскажем больше. Пишите в Телеграм или любым удобным способом.