Продолжаем делиться примерами успешных кейсов применения программных роботов. Каждый из этих примеров вы можете адаптировать для своих задач и целей.
Нужные тендеры с реактивной скоростью
Изначальная ситуация у клиента была классическая — сотрудники отдела закупок вручную мониторили сайт zakupki.gov.ru и искали на нем профильные для компании тендеры. Но было ощущение, что эту работу можно серьезно ускорить и упростить. Мы разработали программного робота, который ищет тендеры на основе списка ключевых слов от сотрудников компании. Робот самостоятельно и постоянно мониторит тендеры на ресурсе, анализирует каждую найденную закупку на релевантность, сохраняет данные и отправляет результаты в виде электронного письма.
Результат впечатляющий — теперь для поиска тендеров нужен только один сотрудник, который тратит на эту задачу лишь 10 % своего времени. А освободившееся время сотрудник теперь тратит на более стратегические и перспективные задачи.
Оформление кадровых документов быстрее в 8 раз
В этом кейсе проблема и запрос со стороны клиента тоже были вполне классическими. 10 сотрудников департамента HR до половины рабочего времени тратили на работу с кадровыми документами. Это кадровые приказы, трудовые договоры, справки и дополнительные соглашения. Причем среднее время с момента начала оформления кадрового документа до отправки в СЭД составляло астрономические 8 часов.
Разумеется, эта работа легко могла быть описана в формате инструкции, а значит, автоматизирована для RPA-ботов. Мы создали робота, который каждый час находит в СЭД сформированные документы, выгружает их в файлы, формирует карточки документов, выбирает маршрут согласования и запускает процесс согласования.
Результаты и экономия здесь реально впечатляющие. Время оформления сократилось в 8 раз (с 8 часов до 1). Для этой работы теперь нужен только 1 сотрудник департамента HR, который тратит на эту работу лишь 50 % времени для контроля действий робота. Финальная цифра экономии FTE — 4,5.
В 12 раз больше поданных заявлений
В этом кейсе перед нами стояла не совсем обычная задача. Ежедневно 3 сотрудника юридического отдела нашей компании-клиента отправляли заявления в Федеральную службу судебных приставов (ФССП). На подачу одного такого заявления уходило 20-25 минут. В день же каждый сотрудник отправлял 20-25 заявок. Налицо был огромный пласт времени, который уходил на рутину. И в наших силах было исправить это.
Мы создали для компании RPA-бота, который автоматически открывал файл с данными исполнительного производства (ИП), отправлял заявление через сайт Госуслуг и ставил об этом отметку в файле. Предсказуемый, но от этого не менее важный факт — конечно же, робот работает без выходных.
Эффект от внедрения не заставил себя долго ждать. Теперь в процесс подачи заявлений вовлечен всего 1 сотрудник юридического отдела на 25 % своего рабочего времени (экономия 2,75 FTE). Количество поданных за неделю заявлений увеличилось в 12 раз, с 375 до 3 600.