Вместе с профессиональными организаторами делимся пошаговой инструкцией, как устроить праздник мечты
С приходом тепла в России начинается сезон свадеб, и перед каждой парой встает вопрос: доверить организацию торжества агентству или сделать все самому. Если вы выбрали второй вариант, наш текст — для вас. Рассказываем, как самостоятельно подготовиться к свадьбе и ничего не забыть.
ДИСКЛЕЙМЕР
Организация свадьбы — это трудоемкий процесс, который требует много времени и внимания. При самостоятельной подготовке вы можете сами продумать концепцию и детали, выбрать понравившихся подрядчиков и сэкономить деньги на агентстве. Но нужно учесть, что вам придется контролировать все этапы, разбираться в незнакомых сферах и в итоге все может пойти не по плану. Поэтому перед тем, как решить, организовывать свадьбу своими силами или делегировать это профессионалам, трижды подумайте и трезво оцените свои возможности.
Шаг 1: определитесь с бюджетом и форматом
Для начала стоит определиться с форматом мероприятия. Подумайте, сколько гостей вы хотите позвать: это будет камерный ужин для самых близких или шумная вечеринка на 300 человек? Существует несколько популярных свадебных форматов.
Классический банкет с большим количеством гостей (обычно от 40 человек). На такую свадьбу часто зовут всех родственников и друзей. Этот формат сопровождается обширной программой с конкурсами, чтобы растрясти сидящих за столом.
Камерный ужин проводится с небольшим количеством гостей (10-20 человек). Это более уютный и домашний формат мероприятия, нежели банкет. На классических свадьбах из-за большого количества гостей не всем уделяется достаточно внимания, в отличие от камерного формата. На такой ужин, как правило, приглашают только самых близких родственников и друзей.
Формат вечеринки или формат фуршета полностью исключает столы, за которыми сидят гости. Еда подается на фуршетных линиях или специальных станциях, где повара и бармены готовят все прямо при вас. Поскольку на такой свадьбе нет привязанности к определенному месту и столу, гости могут свободно ходить и общаться друг с другом.
Свадьба для двоих — формат, при котором жених с невестой после росписи проводят день друг с другом. Они могут забронировать столик в ресторане, отправиться в путешествие или, например, пойти в аквапарк — все зависит от желаний и воображения пары.
Когда вы определились со свадебным форматом, обсудили, что важно именно вам и как должно выглядеть торжество, стоит обозначить, сколько денег вы готовы потратить на мероприятие. Это необходимо обсудить вдвоем или коллегиально в случае, если вы гуляете не только на свои средства. После того, как была обозначена некая сумма, стоит распределить ее по пунктам и начать вести смету.
Для кого-то очень важен сытный, полноценный ужин, чтобы столы ломились от еды — тогда значительную часть бюджета стоит заложить на банкет. На некоторых свадьбах основной упор делается на шоу и конкурсы, чтобы гостям ни на секунду не было скучно — тогда средства лучше распределить в пользу развлекательной программы. Для кого-то очень важна красота и эстетика, соответственно, весомая часть расходов будет направлена на декор.
Руководитель свадебного агентства Алина Проничева рекомендует в среднем закладывать около 40% от общего бюджета на площадку и банкет, 20% — на декор, 15% — на программу и ведущего, 10% — на образы жениха и невесты, по 5% — на фото, видео, транспорт и техническое оснащение, а оставшиеся 5% приберечь на непредвиденные расходы.
Во время продумывания концепции свадьбы может оказаться, что формат не совсем подходит под ваш бюджет. Предположим, вы хотите накормить 100 персон креветками на корабле, а на свадьбу у вас всего 500 тыс. руб. и небольшая река в черте города. В этом случае придется искать компромисс.
Шаг 2: составьте список гостей
Вы решили, какую свадьбу хотите провести и сколько готовы на нее потратить. Значит, можно приступать к составлению списка гостей. По мнению основателя свадебного агентства Екатерины Дмитриевой, главное правило здесь — звать только тех, кого вы действительно хотите видеть.
一 Екатерина Дмитриева, основатель свадебного агентства Duet EventЗвать из любезности — это путь в никуда. И этим гостям будет скучно, и вам будет как-то неловко от того, что они присутствуют на свадьбе. Поэтому я, конечно, за то, чтобы звать гостей только по любви.
Гостей лучше приглашать заранее, особенно если они из других городов или стран — так у них будет возможность спланировать поездку и подобрать наряд под дресс-код. Если же вы пока не определились со временем и местом проведения мероприятия, можно разослать пригласительные с пометкой save the date, а ближе к торжеству уточнить подробности. Приглашения могут быть как бумажными, так и электронными.
Шаг 3: выберите дату и подайте заявление
Вы можете выбрать любую дату на ваш вкус, ограничивать вас будет только занятость конкретного ЗАГСа. Эксперты рекомендуют сразу же определиться с днем недели для росписи и празднования — это может помочь сэкономить и сориентировать гостей, особенно, если это не выходные.
ЛАЙФХАК ОТ СВАДЕБНЫХ ОРГАНИЗАТОРОВ
При выборе дат росписи и свадебного торжества обратите внимание на будние дни — в них можно получить более выгодные предложения от подрядчиков и скидки. В мире ивента будними принято считать дни с понедельника по четверг, пятница — выходной и более дорогой день. Также самые выгодные предложения можно найти в несезон — с ноября по апрель.
При этом необязательно расписываться и праздновать свадьбу в один день. Возможно, вам будет удобнее развести два торжества по разным датам.
Шаг 4: выберите свадебную площадку
Здесь все будет зависеть от выбранного формата, бюджета и масштаба мероприятия. К примеру, на классический банкет нужно будет подобрать большую площадку, а огромный ресторан вряд ли подойдет для камерного семейного ужина. Свадебные эксперты при выборе места проведения мероприятия рекомендуют руководствоваться рядом правил.
Для начала ознакомьтесь с доступными в вашем городе площадками и составьте список фаворитов. Затем обязательно съездите на очный просмотр и познакомьтесь с менеджером площадки, поскольку фото на сайте и реальность могут отличаться. И не забывайте задавать уточняющие вопросы.
УТОЧНЯЮЩИЕ ВОПРОСЫ ПО ПЛОЩАДКЕ
- Сколько стоит аренда?
- Есть ли депозитная система?
- Есть ли на площадке своя кухня или нужно завозить сторонний кейтеринг?
- Сколько стоит меню на персону?
- Можно ли принести свой алкоголь? Есть ли пробковый сбор?
- Какая мебель есть на площадке? Входит ли она в стоимость аренды?
- Какое оборудование доступно на площадке?
- Какой есть текстиль и посуда?
- Есть ли зоны парковки и разгрузки?
- Есть ли холодильник?
Только после очного просмотра и разъяснения всех волнующих вас вопросов (цена, дата, вместимость, наличие технической оснащенности и др.) можете приступать к бронированию площадки.
Шаг 5: найдите команду и подрядчиков
Самостоятельная подготовка свадьбы может подразумевать помощь друзей и родственников, которые станут вашей надежной опорой. Но не стоит забывать про подрядчиков: декораторов, специалистов по техническому оснащению, ведущих, диджеев, фотографов и видеографов.
Обязательно посмотрите их работы, а затем устройте личные встречи с понравившимися кандидатами. Вам придется взаимодействовать с подрядчиками на протяжении всей подготовки к торжеству, поэтому важно обращать внимание как на профессиональные, так и на их личные качества, отмечает Дмитриева.
Искать декораторов, ведущих, фотографов и прочих специалистов можно как на свадебных порталах, так и с помощью соцсетей. Например, вбейте в Instagram (запрещен в РФ) «ведущий Самара» и изучите его подписки, отметки и комментарии. Скорее всего, там есть множество разных подрядчиков из Самары, с которыми он работает.
Если у пары есть четкое представление, кого они ищут и сколько готовы на это потратить, круг кандидатов начнет быстро сужаться. Также стоит заранее заложить 20-30%, если окажется, что ведущий или другой подрядчик сильно вам понравился, но он не вписывается в ваш бюджет.
Шаг 6: определитесь с едой и напитками
На многих свадебных площадках банкет идет под ключ. Если ваша свадьба будет в ресторане, там уже есть сформированные меню. Иногда площадки предлагают подогнать все блюда под концепцию мероприятия и приготовить что-нибудь особенное: азиатскую или кубинскую кухню, сделать фламбе и т. д.
一 Алина Проничева, руководитель свадебного агентства PRONCHIK EVENTСейчас на многих площадках сразу идет своя кухня. Но, например, если у вас вечеринка в лофте, нужно будет заказывать сторонний кейтеринг.
Эксперты рекомендуют обязательно проводить дегустацию основных блюд, закусок и торта. И только после этого можно приступать к утверждению меню и выбору дизайна вашего свадебного десерта.
Шаг 7: подготовьте свадебные образы
Можно купить готовые наряды или сшить на заказ (но в этом случае потребуется больше времени, учитывайте это при подготовке). Для того, чтобы в «день X» платье или костюм сидели на вас максимально удачно, лучше отдать их на подгонку перед торжеством.
一 Екатерина Дмитриева, основатель свадебного агентства Duet EventНекоторые невесты после помолвки спешат сразу купить платье, но это не то, с чего действительно стоит начинать подготовку к свадьбе.
Шаг 8: не забудьте о деталях
Сложность организации свадьбы состоит в деталях, которые важно учесть (и речь не о бутоньерке). Необходимо проработать сценарий вашего торжества, найти место для хранения торта, подготовить вазы для цветов и множество других мелочей. Также молодоженам следует определить ключевые точки праздника (церемония, слова родителей, первый танец, вынос торта, салют и др.) и выделить человека, который будет их контролировать, чтобы избежать форс-мажоров.
一 Алина Проничева, руководитель свадебного агентства PRONCHIK EVENTЕсли вы самостоятельно готовите торжество, рекомендую взять хотя бы координатора. В день свадьбы он полностью разгрузит невесту.
Если вы решили действовать полностью автономно, то стоит подготовить детальный тайминг праздника. Дмитриева рекомендует составить базовую таблицу со временем, действиями и комментариями.
ПРИМЕР
18:45 — тост родителей невесты. Комментарий: официанты приостанавливают обслуживание, кухня не гремит тарелками, свет переводится на тостующих, на экране выводится фотография невесты с родителями.
Так у вас будет представление, на какие блоки делится вечер и что в эти моменты нужно не забыть учесть.
Виктория Обнорская
Источник: https://postnews.ru/a/28561