Инвойс — один из основных документов, подтверждающих факт покупки товаров или услуг, поэтому крайне важно в него внести полную и достоверную информацию. К тому же, правильно заполненный инвойс поможет избежать проблем с контролирующими органами. Какие правила оформления этого документа актуальны в 2024 году, читайте в статье.
Основной документ сделки
Инвойс официально выставляется продавцом покупателю в момент совершения международной сделки по продаже продукции или услуг. По факту это счет, который содержит подробную информацию об объекте сделки, включая количество, стоимость, способы оплаты, условия доставки, а также данные о продавце и покупателе. Обычно такой счет выставляется на имя получателя после отгрузки товара или выполнения услуги. Инвойс подтверждает факт покупки и обязательства сторон по соблюдению условий сделки.
Виды инвойсов
Различают 2 вида счетов по международным сделкам: инвойс-проформа и коммерческий инвойс. Первый документ не является обязательным и оформляется в качестве подтверждения предварительных договоренностей. Также он может потребоваться для получения кредита или финансирования.
Коммерческий инвойс — это уже официальный документ, имеющий юридическую силу, и отражающий полную информацию о сделке.
Как заполнять инвойс
Унифицированной формы инвойса нет, поэтому допускается любая форма счета. Однако в обязательном порядке в нем должны содержаться:
- реквизиты сторон;
- дата и номер документа;
- описание товаров или услуг, включая количество, единицы измерения, цену за единицу и общую стоимость;
- условия оплаты;
- основные условия перевозки;
- подпись и печать.
На что обратить особое внимание при заполнении
Описание должно быть максимально подробным, без сокращений и обобщений. Рекомендуем указывать наименование товара, маркировку, материал изготовления, размер, технические характеристики, сферу применения.
Инвойс заполняется в 2-х экземплярах, как правило, на английском языке. Также потребуется сделать несколько копий для предъявления в контролирующие органы.
Кто проверяет инвойс
Документ потребуют таможенные органы при оформлении груза, а также органы валютного контроля.
На таможне инвойс передается декларантом для проверки расчета таможенных платежей. Органам валютного контроля нужно предоставлять инвойс при осуществлении платежей в иностранной валюте. Таким образом контролируется оборот валюты, предотвращаются незаконные операции. С помощью инвойсов органы валютного контроля осуществляют мониторинг внешнеэкономической деятельности предприятий.
Как избежать ошибок
Требования контролирующих органов к оформлению документов достаточно жесткие. Ошибки и неточные сведения приводят к заморозке транзакций и срывам поставок. Мы рекомендуем внимательно отнестись к заполнению инвойса, учесть вышеописанные условия. Также можно обращаться в специализированные компании, которые предоставляют комплексные таможенные услуги: импорт или экспорт с сопровождением. Это обеспечивает безопасность сделок и весьма выгодные условия поставок.
Например, компания Modern Forwarding предоставляет услуги таможенной логистики под ключ, включая оформление всех необходимых документов, прохождение таможни, перевозку груза и доставку его до склада покупателя. Работаем без предоплаты, проверяем качество продукции и надежность поставщиков.