Хотите, чтобы процесс составления графика отпусков в вашей компании был гладким и справедливым для всех сотрудников?
Мы подготовили для вас полезный материал, в котором рассмотрим ключевые моменты правильного составления графика отпусков.
Вы узнаете о лучших практиках распределения отпусков, учитывая интересы и потребности как сотрудников, так и самой компании.
В результате вы сможете создать график отпусков, который будет способствовать производительности, удовлетворенности сотрудников и эффективной работе коллектива.
График отпусков является важным инструментом в организации трудового процесса, который способствует эффективной работе коллектива и повышению его производительности. Правильное составление и утверждение графика отпусков позволяет соблюдать баланс между отдыхом сотрудников и обеспечением бесперебойной работы организации.
В данной статье рассмотрим основные принципы и рекомендации по составлению графика отпусков, которые помогут избежать конфликтов, обеспечить равные возможности для всех сотрудников и сделать процесс планирования отпусков прозрачным и справедливым.
Процедура создания графика отпусков
Процедура создания графика отпусков может быть урегулирована:
- Коллективным договором;
- Внутренними правилами компании;
- Другими местными нормативными актами.
По мнению Роструда, каждое структурное подразделение может иметь собственный график отпусков. Это особенно важно для крупных компаний. В таких случаях менеджеры подразделений разрабатывают проекты графиков и передают их кадровым специалистам, которые затем составляют общий сводный график отпусков.
По установленному порядку в графике отпусков должна содержаться информация о времени начала и продолжительности отпуска для каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.
Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества отпускных дней, предоставленных сотруднику, и количества неиспользованных дней отпуска на начало 2024 года.
При составлении графика отпусков необходимо учитывать и вновь принятых работников, которые по состоянию на начало календарного года не проработали шести месяцев.
Закон гласит, что право на отпуск за первый год работы возникает после шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя.
Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников
Продолжительность ежегодного отпуска зависит от категорий работников. Рассмотрим подробнее:
- Для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы) - 30-40 суток (ФЗ от 22.08.95 № 151-ФЗ);
- Для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников - 42-56 календарных дней (ФЗ от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466).
Другие категории работников
- Женщины перед декретным отпуском или сразу после него;
- Работники в возрасте до 18 лет;
- Работники, усыновившие ребенка до трех месяцев.
Имеют право получить оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК).
- Сотрудник во время декретного отпуска жены
Может взять отпуск по желанию, независимо от его стажа работы у работодателя (ст. 123 ТК).
- Совместитель
Может взять отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК). Если сотрудник по совместительству не отработал шесть месяцев, отпуск может быть предоставлен авансом.
Для включения этой категории сотрудников в график отпусков, необходимо запросить информацию о периоде отпуска по основному месту работы.
- Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет
Имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию (ст. 262.2 ТК). Для учета возраста детей при предоставлении отпуска, рассматривается год начала предоставления отпуска.
Разделение отпуска на части без согласия работника возможно, при этом одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК).
- Ветераны;
- Работники, награжденные нагрудным знаком "Почетный донор России";
- Сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида до 18 лет;
- Супруги военнослужащих
Данные категории имеют право на оплачиваемый отпуск по собственному выбору.
При составлении графика отпусков на 2024 год необходимо учитывать, что нерабочие праздничные дни не включаются в длительность ежегодного отпуска (ст. 112 ТК). Любой отпуск, который приходится на эти даты, автоматически переносится.
Оформление графика отпусков
При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.
В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.
Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.
Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет приложением к графику отпусков.
Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.
Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право требовать перенос отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.
До момента утверждения график отпусков является только проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Если в организации нет профсоюза, то в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.
С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под подпись.
📌 Бланк формы Т-7 можно скачать бесплатно по ссылке
Внесение изменений в график отпусков
Перенос отпусков в текущем календарном году заносят в графы 7-9 формы Т-7.
В случаях:
Следует использовать Графу 10 («примечания»).
В случае внесения в график изменений обязательно требуется соглашение сторон.
Вопросы на часто задаваемые вопросы:
Вопрос. Нужно ли указывать Дату начала отдыха в графике отпусков?
Ответ. Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно. Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.
Вопрос. Можно ли переносить отпуск на следующий год?
Ответ. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда. Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, то только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.
Вопрос. В каких случаях работник должен писать заявление о предоставлении отпуска?
Ответ. Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:
Отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
Отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
Работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.
Вопрос. Нужно ли включать мобилизованных работников в график отпусков?
Ответ. Мобилизованных работников в график отпусков включать не нужно, поскольку трудовой договор с ними приостановлен. Такова рекомендация Роструда. Но, чтобы у руководства компании была «полная картина» по отпускам, лучше всего, включить мобилизованных в график, проставив в графе «Примечание» отметку «мобилизован».
📌 Бланк формы Т-7 можно скачать бесплатно по ссылке