А вы используете в своей работе чек-листы? Или пока размышляете, что это за инструмент? Садитесь поудобнее. Расскажу интересную историю про внедрение новых технологий в компании и чем нам помогли чек-листы.
ПРЕДИСТОРИЯ
Молодая IT компания, которая переживала быстрый рост и изменения в своей структуре. И она столкнулась с необходимостью обновления своих процессов и инфраструктуры для более эффективной работы в цифровом мире. Знакомо? Конечно! Сейчас многие внедряют технологии. Для этого был разработан проект, назовем его «Digital Transformation Accelerator», который включал в себя внедрение новых технологий, оптимизацию рабочих процессов и обучение сотрудников новым навыкам. Руководителем проекта был назначен, назовем его Александр.
Александр был ответственным за планирование, координацию и выполнение проекта. Его задачей было не только обеспечить успешное внедрение новых технологий. Очень важно было обеспечить плавный переход коллектива на новую цифровую платформу, чтобы снизить сопротивление персонала новому и сделать путь перехода максимально легким для работников.
ЗАДАЧИ ПРОЕКТА:
Какие-то задачи проекта были в фокусе Александра:
1. Оценить текущее состояние компании и выделить ключевые области, требующие цифровой трансформации.
2. Разработать стратегию внедрения новых технологий, включая CRM-систему, автоматизацию процессов и облачные сервисы.
3. Провести анализ результатов и эффективности цифровой трансформации, сформировать рекомендации для дальнейшего развития.
Но были и те, которые для Александра были затруднены в реализации.
1. Подготовить обучающие программы и материалы для переобучения персонала и адаптации к цифровым изменениям.
2. Обеспечить поддержку и консультации для сотрудников в процессе изменений.
Самостоятельно реализовать эту часть проекта ему оказалось крайне сложно. Конечно, не потому, что он не профессионал. Нет. Сложность в том, что эти задачи в полной мере захватывают HR сферу. У Александра это вызвало много вопросов: Как быстро донести информацию до всех сотрудников; инструкции очень громоздкие и тяжело воспринимаются работниками; когда проводить обучение, чтобы это не нарушило работу компании; как понять, освоили работники программу или нет, ведь люди разные и т.д.
СОВМЕСТНАЯ РАБОТА РУКОВОДИТЕЛЯ ПРОЕКТА И HR
После того, как были реализованы первые этапы проекта (технические и аналитические) HR служба и проектная группа провели мозговой штурм и пришли к выводу, что помимо каких-то базовых элементов обучения (тренинг, инструкция) важно, чтобы у каждого работника была какая-то шапргалка, в которую он всегда сможет заглянуть и иметь возможность себя проконтролировать.
И было принято решение использовать чек-листы.
Были разработаны детальные планы обучения, включающие шаг за шагом все необходимые этапы и задачи. Каждый сотрудник получил персонализированный чек-лист, который помогал им ориентироваться и следовать установленным процедурам.
ПРИМЕР ЧЕК-ЛИСТА.
Это укрупненный пример чек-листа. Его задача помочь сотруднику систематизировать последовательность шагов по обновлению клиентской базы для успешной работы с данными о клиентах.
1. Подготовка клиентской базы для обновления:
· Собрать актуальные данные о клиентах (контактная информация, история покупок и т. д.).
· Очистить базу данных от дублирующей информации и устаревших записей (этапы, горячие клавиши).
2. Шаги по обновлению клиентской базы в новой CRM-системе:
· Загрузить существующие данные о клиентах в CRM-систему (этапы и горячие клавиши).
· Проверить и обновить контактные данные, внести изменения при необходимости (этапы и горячие клавиши).
· Добавить дополнительную информацию о клиентах (интересы, предпочтения, история взаимодействия и т. д.).
3. Проверка и качество данных:
· Провести проверку обновленной базы на предмет ошибок и пропусков (использование фильтров).
· Убедиться, что данные структурированы и легко доступны для последующей работы (использование фильтров).
· Следить за актуальностью данных и вносить изменения при необходимости (частота).
ВЫГОДА ПРИМЕНЕНИЯ ЧЕК-ЛИСТОВ
В этом проекте чек-листы были использованы не только для обучения, еще и для реализации проекта, но это уже другая история...
А вот по обучению выгоды использования чек-листов получились такие:
· В процессе обучения чек-листы стали незаменимым инструментом для участников команды. Они позволяли не только контролировать прогресс и запоминать ключевые моменты, но и преодолевать сложности и разрешать возникающие вопросы, обращаясь к конкретным пунктам чек-листа.
· Благодаря использованию чек-листов, обучение прошло гладко и эффективно. Сотрудники чувствовали себя увереннее, имели четкое представление о этапах и сроках выполнения задач.
· В конечном итоге, благодаря умелому использованию чек-листов в процессе обучения, проект был успешно завершен в срок, а команда под руководством Александра получила похвалу за профессионализм и организованность.
ИТОГ: Александр и его команда убедились в том, что правильно составленные чек-листы – это не только инструмент организации и контроля, но и секрет успешного обучения и достижения поставленных целей.
Если хотите узнать поподробнее о том, где можно применить чек-листы и узнать о их преимуществах, то переходите на канал в Телеграм https://t.me/uptalalaeva. Здесь вы сможете скачать ЧЕК-ЛИСТ ПРОЦЕДУРЫ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЕМА НА РАБОТУ.
Если вам интересна тема HR и кадровой работы, то ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ на наш канал на ДЗЕН, здесь вы познакомитесь с кейсами из моей практики и практики моих клиентов.
Приглашаю присоединиться и к нашему Телеграмм каналу, там вы сможет скачивать формы, гайды и найдете много полезного материала для своей работы. https://t.me/uptalalaeva