Многие предприниматели сталкиваются с проблемой правильной постановки задач и не могут обеспечить нужный контроль за их выполнением. Недостаточная эффективность работы часто связана с неправильной постановкой задач и недостаточным контролем, что может негативно сказаться на успехе бизнеса.
Мотивация и результаты: Закон Йерка-Додсона
На практике мы видим, что наилучшие результаты достигаются при среднем уровне мотивации сотрудников. Это правило называется законом Йерка-Додсона и оно подтвержденно психологическими исследованиями. Это говорит о том, что проблемы с эффективностью в большинстве случаев не связаны с мотивацией, а скорее с неправильной постановкой задач и неэффективным контролем за их выполнением.
Как правильно ставить задачи: 5 главных правил
Чтобы решить проблему с постановкой задач, необходимо придерживаться следующих ключевых правил.
Правило 1: Каждый сотрудник ответственен за определенный результат
Каждый исполнитель должен четко понимать свои обязанности и ответственность за свой объем работы. Например, в отделе маркетинга один сотрудник может быть ответственен за создание контента для социальных сетей, а другой за разработку рекламных кампаний.
Правило 2: Разбивка проектов на задачи
Необходимо четко различать задачи и проекты. Проект – это комплексная цель, разбитая на отдельные задачи с определенными сроками и требованиями. Например, если компания запускает новый продукт, проектом будет являться весь процесс разработки и маркетинга, а задачами – создание дизайна упаковки или проведение рекламных кампаний.
Правило 3: Использование инструментов трекинга
Для контроля за выполнением задач необходимо использовать специализированные инструменты, такие как программы управления проектами или ежедневные списки дел. Это позволяет отслеживать прогресс и эффективно распределять ресурсы.
Добавление задач в систему "Квант" обеспечивает быстрое и простое создание списка обязанностей. В сфере бизнеса часто возникают задачи, требующие периодического выполнения, такие как еженедельная аналитика продаж, ежемесячная оценка бюджета или ежедневные планы маркетинга.
Платформа "Квант" позволяет не только перенести эти задачи в приложение, но и осуществлять их мониторинг. После завершения задания сотрудник должен предоставить подтверждение выполнения, например, документ с результатами анализа или отчетом о проделанной работе
Запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”: мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений.
Правило 4: SMART-метод
Каждая поставленная задача должна быть SMART: конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени. Например, вместо "увеличить продажи" лучше сформулировать задачу как "увеличить объем продаж на 15% за следующий месяц".
Правило 5: Создание доверительной атмосферы
Необходимо сформировать атмосферу доверия и прозрачности в команде. Это способствует продуктивной коммуникации и сотрудничеству. Члены команды должны быть уверены, что их мнение учитывается и иметь уверенность в своих способностях.
5 ошибок, которых необходимо избегать при постановке задач
При постановке задач руководители часто допускают следующие ошибки.
- Отсутствие чётких инструкций и требований. Руководитель предполагает, что подчиненные могут догадаться, какого результата от них ожидают, без ясного объяснения.
- Неопределенные сроки. Использование фраз "срочно" или "по мере возможности", вместо конкретных дедлайнов, может привести к недопониманию и просрочкам.
- Отсутствие примеров. Руководитель не приводит достаточно примеров для лучшего понимания задачи.
- Недостаточная проверка понимания. Не проводится достаточная проверка того, правильно ли сотрудники поняли поставленную задачу.
- Жесткая критика. Сотрудники могут быть демотивированы жесткой критикой, вместо того чтобы получать конструктивную обратную связь.
Для эффективного контроля выполнения задач необходимо установить промежуточные точки контроля и использовать современные технологии для отслеживания прогресса. Это позволяет своевременно выявлять проблемы и корректировать планы.
Такой системой управления, которая обеспечивает контроль над работой сотрудников, является “Квант”. В “Кванте” не только можно устанавливать задачи, но и регулировать их выполнение при помощи инструмента “Коммуникатор”.
“Коммуникатор” - это механизм, осуществляющий мониторинг выполнения задач сотрудниками. В случае невыполнения задачи, система автоматически уведомляет исполнителя и напоминает о необходимости завершения работы. Если сотрудник систематически не справляется с задачами, “Коммуникатор” сообщает об этом его непосредственному руководителю для принятия соответствующих мер.
Таким образом, предприниматель может быть уверенным в том, что выполнение задач контролируется: в случае возникновения проблем, его оперативно уведомят и предупредят о ситуации.
Запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”: мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений.