Многие предприниматели ежедневно сталкиваются с проблемами при постановке задач и контроля их выполнения. Нередко задачи остаются невыполненными, а работа коллектива становится неэффективной из-за недостаточного контроля. В таких случаях необходимо применять особые подходы и стратегии, чтобы обеспечить эффективное выполнение поставленных задач.
Мотивация и эффективность: Закон Йерка-Додсона
На практике часто выясняется, что наилучшие результаты достигаются при среднем уровне мотивации сотрудников. Эта закономерность называется законом Йерка-Додсона и она подтверждена исследованиями психологов. Это свидетельствует о том, что проблемы в эффективности работы чаще всего не связаны с мотивацией, а скорее с неправильной постановкой задач и неэффективным контролем их выполнения.
Ключ к успеху в управлении задачами: 5 важных правил
Эффективного решения проблем с постановкой и контролем задач можно достичь, следуя пяти основным правилам.
Правило 1: Понимание сотрудниками своей сферы ответственности
Каждый сотрудник должен четко понимать свои обязанности и какую ответственность он несёт за свой объем работы. Например, в отделе продаж один сотрудник может быть ответственен за привлечение новых клиентов, а другой за поддержание отношений с постоянными клиентами.
Правило 2: Разделение задач и проектов
Необходимо четко различать задачи и проекты. Проект представляет собой комплексную цель, которая должна быть разбита на отдельные задачи с прозрачными сроками и требованиями. Например, если компания запускает новый продукт, проектом будет являться весь процесс разработки и маркетинга, а задачами – создание дизайна упаковки или проведение рекламных кампаний.
Правило 3: Использование современных инструментов трекинга
Для контроля выполнения задач необходимо использовать специализированные инструменты, например, программы управления проектами или ежедневные списки дел. Это позволяет не только отслеживать прогресс, но и эффективно распределять ресурсы, контролируя сроки.
Перенести задачи можно в систему управления “Квант”.
Перенос задач в "Квант" является легким и быстрым благодаря функционалу повторяющихся задач. В рамках бизнеса существует множество обязанностей, требующих регулярного выполнения в определенные периоды времени, таких как еженедельное принятие товара, ежемесячная инвентаризация на складе или ежедневное общение с новыми клиентами.
Платформа "Квант" не только обеспечивает возможность переноса всех этих задач в приложение, но и осуществляет контроль за их исполнением. После завершения работы сотрудник должен предоставить доказательства выполненной задачи, например, скриншот электронной почты с пустыми входящими.
Если вы желаете получить дополнительную информацию, записывайтесь на бесплатную экскурсию “Квант”: наши эксперты свяжутся с вами для ответов на все ваши вопросы и предложат вам в подарок 3 бонуса, включая пошаговый алгоритм выхода из операционной работы, таблицу для определения потери времени и денег, а также регламент принятых решений.
Правило 4: SMART-метод
Каждая поставленная задача должна быть SMART: конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени. Например, вместо общей цели "увеличить продажи", лучше сформулировать задачу как "увеличить объем продаж на 17% за следующий квартал".
Правило 5: Создание доверительной атмосферы
Важно создать атмосферу доверия и открытости в коллективе. Это способствует эффективной коммуникации и сотрудничеству. Сотрудники должны чувствовать, что их мнение уважают, и быть уверенными в своих возможностях.
Ошибки, которые стоит избегать
При постановке задач руководители часто допускают следующие ошибки:
- Предполагают, что сотрудники сами всё поймут. Руководитель ожидает, что подчиненные сами добьются ожидаемого результата и не предоставляет достаточно информации о требованиях к работе .
- Неопределенные сроки. Использование фраз наподобие "срочно" или "не к спеху", вместо конкретных дедлайнов.
- Отсутствие примеров. Руководитель не приводит примеры для лучшего понимания задачи.
- Недостаточная проверка понимания. Не проводится проверка, правильно ли сотрудники поняли задачу.
- Жесткая критика. Сотрудники подвергаются жесткой критике вместо конструктивной обратной связи.
Для эффективного контроля выполнения задач необходимо установить промежуточные точки контроля и использовать современные системы постановки и контроля выполнения задач.
Одной из таких систем управления, которая обеспечивает контроль над работой сотрудников, является “Квант”. В “Кванте” не только можно устанавливать задачи, но и можно регулировать их выполнение при помощи инструмента “Коммуникатор”.
“Коммуникатор” - это механизм, осуществляющий мониторинг выполнения задач сотрудниками. В случае невыполнения задачи, система автоматически уведомляет исполнителя и напоминает о необходимости завершения работы. Если сотрудник систематически не справляется с задачами, “Коммуникатор” сообщает об этом его руководителю для принятия соответствующих мер.
Таким образом, предприниматель может быть уверенным в том, что выполнение задач контролируется: в случае возникновения проблем, его оперативно уведомят и предупредят о проблеме.
Запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”: мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений.