Многие предприниматели испытывают сложности с постановкой задач перед сотрудниками и контролем их выполнения. Это часто приводит к неэффективной работе коллектива, и поставленные цели не выполняются.
Однако основные проблемы не всегда связаны с мотивацией персонала, как могло бы показаться на первый взгляд. Согласно закону Йерка-Додсона, сформулированного двумя известными психологами, лучшие результаты достигаются при среднем уровне мотивации.
По этой причине основные проблемы часто кроются в неправильной постановке задач и отсутствии контроля их выполнения, а не в недостаточной мотивации сотрудников.
5 правил для постановки задачи, которая будет выполнена
Существует 5 правил, следуя которым можно научиться правильно ставить задачи и значительно повысить работоспособность сотрудников.
Правило 1: Четкая ответственность за свой объем работы
Каждый работник обязательно должен понимать, за что он ответственен, а за что нет. Это позволяет избежать путаницы и конфликтов. Понимание сферы ответственности каждого сотрудника также способствует более точному планированию ресурсов и распределению задач внутри команды.
Например, в отделе продаж один сотрудник может быть ответственен за привлечение клиентов, а другой за поддержание связи с ними после сделки.
Правило 2: Правильное формулирование задач и проектов
Необходимо отличать задачи от проектов.
Проект – это комплексная задача, требующая времени и ресурсов для ее выполнения. Каждый проект должен быть разбит на отдельные задачи с четко определенными сроками и требованиями.
Например, если компания планирует запустить новый продукт, то разработка продукта, маркетинговая стратегия и поиск поставщиков – это отдельные задачи в рамках проекта.
Правило 3: Перенос задач из головы в программу
Необходимо использовать специальные инструменты для постановки и контроля выполнения задач. Это позволяет не только проверять, как продвигается работа, но и делиться информацией с коллегами.
Перенести задачи можно в систему управления “Квант”.
В “Кванте” можно легко и быстро прописать задачи благодаря функционалу повторяющихся задач. В бизнесе много задач нужно повторно выполнять через определённые промежутки времени: например, каждую неделю принимать товар, каждый месяц проводить инвентаризацию на складе, каждый день отвечать на вопросы новых клиентов.
“Квант” позволяет не только перенести все эти задачи в приложение, но и проконтролировать их выполнение. После того, как сотрудник закончит работу, он должен прикрепить “доказательство”: например, скриншот электронной почты, на котором нет непрочитанных сообщений.
Если в вашей компании 5 и более сотрудников, вы хотите делегировать контроль и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений.
Правило 4: Использование SMART-метода для постановки задач
Каждая задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени. Например, вместо формулировки "увеличить продажи" лучше поставить задачу "увеличить объем продаж на 10% за следующие три месяца".
Правило 5: Создание доверительной атмосферы в коллективе
Для эффективной работы необходимо создать доверительные отношения между руководителем и сотрудниками. Это позволит открыто обсуждать проблемы и находить решения вместе.
Основные ошибки руководителей при постановке задач
Частые ошибки, совершаемые руководителями при постановке задач, могут привести к недопониманиям и неэффективной работе. Поговорим о пяти основных ошибках, которые допускают предприниматели при работе с сотрудниками.
- Ожидают, что подчиненный догадается о том, как должна быть сделана задача и какого конечного результата ожидает предприниматель. Руководитель должен ясно формулировать задачи, чтобы избежать недопониманий.
- Отсутствие четких дедлайнов. Такие фразы как "срочно" или "по мере возможности" могут вызвать путаницу и неопределенность.
- Отсутствие примеров. Руководитель должен иллюстрировать свои идеи конкретными примерами для лучшего понимания.
- Отсутствие проверки понимания поставленной задачи. Необходимо убедиться, что сотрудники правильно поняли бизнес-задачу и ожидаемый результат.
- Жесткая критика. Критика должна быть конструктивной и сопровождаться предложениями по улучшению.
Контроль выполнения задач: промежуточные точки и использование технологий
Для эффективного контроля выполнения задач необходимо установить систему промежуточного контроля, а также использовать современные технологии, такие как программы управления проектами и онлайн-сервисы для отслеживания прогресса. Это позволит своевременно выявлять проблемы и корректировать планы.
Подобной системой управления, при помощи которой можно контролировать сотрудников, является “Квант”. В “Кванте” можно не только ставить задачи, но и регулировать их выполнение при помощи инструмента “Коммуникатор”.
“Коммуникатор” – это диспетчер, который контролирует выполнение задач сотрудниками. Если он видит, что задача не была выполнена, то он звонит исполнителю и напоминает ему о работе. Если же сотрудник продолжает срывать сроки, то диспетчер связывается с его руководителем и сообщает ему о возникшей проблеме.
Так, предприниматель может не переживать, что задача не будет сделана: если что-то пойдет не так, ему обязательно позвонят и предупредят о проблеме.
Если в вашей компании 5 и более сотрудников, вы хотите делегировать контроль и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений.