Роль офлайн-мероприятий в продвижении:
1. Личное взаимодействие: Офлайн-мероприятия позволяют потенциальным клиентам лично общаться с продавцами, обсуждать детали и получать ответы на свои вопросы.
2. Уникальная атмосфера: Выставочные площадки, семинары и другие мероприятия создают особую обстановку, способствующую более глубокому взаимодействию.
Этапы организации офлайн-мероприятий: управляемый хаос или что происходит за кулисами бизнес событий
При подготовке бизнес-событий необходимо учитывать количество участников, формат мероприятия и цели, которые оно должно достичь.
Организацию бизнес-мероприятий можно разделить на две основные части: предварительная подготовка и работа во время мероприятия. В данной статье мы рассмотрим каждый этап — от первой встречи до завершения мероприятия.
1 этап: Встреча, консультация, составление брифа
Цель первой встречи агентства с клиентом заключается в определении целей предстоящего события и детальном рассмотрении пунктов брифа. Для этого необходимо:
- Создать портрет целевой аудитории
- Определить формат мероприятия (конференция, семинар, симпозиум, неформальная встреча коллектива или лучше организовать онлайн-трансляцию?)
- Установить бюджет мероприятия
- Определить количество участников, спикеров, интерактивных моментов для аудитории
- Выяснить необходимость кейтеринга на мероприятии
Ответив на эти вопросы, можно разработать общий план события и стратегию действий.
2 этап: разработка креативной концепции
Приступаем к брейншторму, где команда агентства начинает работу над креативной концепцией мероприятия. Эта концепция должна соответствовать поставленным задачам и заинтересовать целевую аудиторию. Мы генерируем идеи, выбираем лучшую из них и дорабатываем.
Составление сметы мероприятия также играет важную роль. Мы ценим прозрачность и открытость во всех финансовых вопросах. Клиентам важно понимать, на что идут их деньги, поэтому мы стараемся предоставить детальную информацию о стоимости услуг.
Смета состоит из двух частей: оплата субподрядчиков и оплата услуг наших специалистов. Мы получаем комиссию с общего бюджета мероприятия, но стоимость всех услуг в смете соответствует реальным расходам. Мы также договариваемся о специальных ценах с контрагентами, чтобы обеспечить высокий уровень сервиса по доступной цене.
Отдельно прописывается стоимость работы наших специалистов — продюсера, менеджера, сценариста и других. Их оплата рассчитывается исходя из затраченного времени на проект и стоимости часа работы.
Бесплатный аудит текущей стратегии
3 этап: Подготовка плана мероприятия и сопроводительныхматериалов
На данном этапе мы уже имеем смету и концепцию, поэтому пришло время детально проработать все аспекты. Мы структурируем и устанавливаем последовательность действий, определяем продолжительность программы, количество спикеров, разрабатываем интерактивные моменты для взаимодействия с аудиторией. Менеджер проекта координирует работу команды и распределяет задачи.
- Подготовка контента: помощь спикерам в выборе темы выступления, создание презентаций, видеороликов, брошюр.
- Брендирование: разработка фирменного стиля и визуальной концепции для узнаваемости мероприятия.
- Промежуточные итоги: обсуждение концепции и внесение необходимых корректировок.
Для создания запоминающегося мероприятия важно сделать его максимально интерактивным. Включите игры, конкурсы, опросы, чтобы участники могли активно участвовать и погрузиться в продукт или услугу. Не забывайте заранее анонсировать все активности. Вовлеченность создает положительные впечатления и отзывы.
4.этап: Привлечение гостей
Необходимо определить способы информирования гостей о мероприятии. Если список приглашенных ограничен, каждого участника следует уведомить о дате, формате и месте проведения. Для этого используются различные каналы связи.
- Привлечение гостей на конференцию: таргетированная и контекстная реклама, рассылка по базе контактов, размещение информации на площадках.
- Продвижение в социальных сетях: создание страниц с релизами, анонсами, фото процесса подготовки, знакомство с спикерами.
- Важная информация на промостранице: дата, место и время начала события для напоминания гостям.
Эффективное использование социальных платформ и онлайн-ресурсов
Для успешной организации событий в реальном мире необходимо активно присутствовать в онлайн пространстве. Планирование качественной стратегии контента в социальных сетях поможет продвигать мероприятие. Важно тщательно спланировать контент и выделиться среди конкурентов, превзойдя их преимуществами.
Поделитесь информацией о подготовке, расскажите интересные моменты из подготовки, бэкстейджи и прогрев, используя хештеги для распространения информации. Если бюджет позволяет, можно запустить таргетированную рекламу, но необходимо тщательно изучить целевую аудиторию мероприятия, чтобы не тратить средства напрасно. Это позволит привлечь больше участников и заинтересованных лиц на мероприятие.
Сотрудничество с партнерами и спонсорами
Партнеры и спонсоры могут не только финансово поддержать мероприятие, но и повысить его узнаваемость среди публики. Рассмотрите возможность сотрудничества с компаниями, которые разделяют ценности вашего события. В таком случае их аудитория может стать частью аудитории вашего мероприятия.
Использование инновационных технологий: телеграм-боты
На данный момент актуальным является продвижение через современные телеграм-боты, например, такие как Random Coffee. Этот инструмент поможет укрепить связи между сотрудниками в бизнес-клубах, найти сообщества по общим интересам, например, сообщества digital-специалистов (маркетологов, таргетологов и других).
5 этап: проверочные испытания
На данном этапе уделите особое внимание.
Независимо от того, проводите ли вы мероприятие самостоятельно или с помощью подрядчика, важно провести 2-3 проверочных испытания, в зависимости от сложности мероприятия. Чем больше участников команды, тем важнее согласованность взаимодействия между ними, и тем больше испытаний нужно организовать.
Перед началом проверочного испытания создайте общую таблицу, к которой имеют доступ все организаторы. Документ должен содержать следующие разделы:
1. Подробный сценарий с расписанием
2. Колонка "Что отображается на главном экране"
3. Процессы, происходящие параллельно с трансляцией (например, отправка информационных сообщений в чат участников)
4. Отдельная вкладка с контактами каждого члена команды для срочной связи и ссылками на используемые материалы во время трансляции.
Перед началом испытания настройте канал связи между организаторами, так как во время трансляции важно быстро поддерживать связь. Можно использовать приложение Discord для аудиосвязи между организаторами.
Когда таблица готова и связь установлена, приступайте к проверочным испытаниям.
Во время испытаний выполняются следующие задачи:
1. Устанавливается взаимодействие между всеми участниками организации.
2. Проверяется техническая сторона мероприятия, проводятся интерактивные практики.
3. Пробуете сценарий, включая расписание каждого блока мероприятия.
Все возникшие проблемы фиксируйте, чтобы после испытания провести анализ и избежать повторения ошибок на следующем испытании.
После завершения проверочных испытаний назначьте одно главное испытание за 2-3 дня до мероприятия. На этом этапе команда должна действовать слаженно, так как возможности внести изменения уже будет меньше.
6 этап: проведение мероприятия
В день мероприятия:
- Напомните участникам о том, что мероприятие состоится сегодня. Если ссылку еще не отправили, сделайте это.
- Свяжитесь со спикерами и всеми членами команды, чтобы убедиться, что все готовы.
- Проверьте работу технической поддержки.
- Перед началом мероприятия убедитесь в качестве звука и изображения трансляции.
- Проверьте контент.
- Окончательно протестируйте работу Discord.
- Соберите организаторов заранее, примерно за час до начала мероприятия.
На этом подготовительный процесс завершен, и теперь ваша задача - провести мероприятие и насладиться результатом проделанной работы.
Нетворкинг
Самым важным итогом оффлайн-мероприятий является именно нетворкинг, создание новых связей и кругов общения на основе общих интересов и сфер работы.
Чем сильнее ваше присутствие в профессиональном сообществе, тем больше пользы можно из этого извлечь. Люди попадают на мероприятия не случайно — каждый владеет определенными ресурсами, интеллектуальным и социальным капиталом. Поэтому любой новый контакт обладает потенциалом для взаимовыгодного сотрудничества. Вот какие возможности открывает нетворкинг.
Помните, что качественная подготовка - это 90% успеха вашего мероприятия. Если у вас есть сомнения, обратитесь к профессионалам.
7 этап: подготовка отчетных материалов
На площадке мероприятия работают фотографы и видеографы. Через несколько дней после события мы отправляем клиенту отчетные материалы, которые он может изучить, опубликовать в социальных сетях и поделиться ими с участниками. При необходимости мы поможем с этим. Мы также можем опубликовать фотоотчет, продвинуть видеоролик и отправить кейс на фестиваль.
8 этап. Внимание после мероприятия
Важно продолжать общение с участниками после завершения мероприятия. Проведите опросы, соберите обратную связь, поблагодарите за участие. Это поможет создать сообщество вокруг события и подготовить почву для будущих мероприятий.
Подводим итоги:
1. Для эффективного продвижения офлайн-мероприятий необходимо осуществлять тщательное планирование, проявлять креативность и уделять внимание деталям.
2. Использование современных технологий и онлайн-ресурсов может стать отличным инструментом для создания уникального опыта для участников.
3. Важно помнить, что успех мероприятия зависит не только от продажи билетов или сбора лидов, но и от создания впечатлений, связанных с представляемым продуктом, которые будут долго сохраняться в памяти зрителей.
Если вам интересно узнать, как вовлечь аудиторию и сделать ее вашими поклонниками, то рекомендую данную статью.