Работая с кадрами, мы управляем множеством процессов. Сюда относится и движение кадровых документов. Вам недостаточно организовать документооборот. Вашей компании придется постоянно планировать работу и анализировать ее результат, вносить коррективы в процессы. В управлении вам помогут меры стимулирования и наказания, учеба персонала, кадровые перестановки. Обязательно используйте электронные сервисы. Они уже стали стандартом в работе с кадрами и документами.
Зачем нам нужно управлять кадровым документооборотом и что это значит на практике
В вашей компании наверняка есть кадровый документооборот. Как минимум, сюда входит оформление и движение основных документов – трудовые книжки и договоры, приказы, локальные акты. Также не стоит забывать о ведении архивов, подготовке материалов для уничтожения, иных важных процессах. Организовав документооборот, нельзя пускать дело на самотек. При бесконтрольной работе с документами вы наверняка столкнетесь:
с трудовыми спорами, если работник пожалуется на нарушение прав или подаст иск;
- с претензиями и штрафами от ГТИ, прокуратуры;
- с наказанием на ошибки в работе с персональными данными;
- с финансовыми потерями (кроме штрафов, это будут расходы на различные проверки, внутренние действия).
Увы, не все и не всегда зависит от руководителя компании или кадровика. Ошибки могут возникать по непредвиденным причинам или из-за действий рядовых сотрудников. Но если контролировать все процессы и постоянно управлять документооборотом, проблем у вас будет намного меньше.
Учитывая изложенное выше, управление кадровым документооборотом позволит вам:
- вовремя выявлять слабые места и ошибки, принимать меры по их предупреждению и устранению;
- искать способы для повышения эффективности процессов, что обязательно скажется на финансовых показателях работы;
- менять схемы движения и хранения документов (для решения своих задач или по мере обновления законодательства).
Управляя документооборотом, вы будете точно знать, что происходит в работе с документами. Это важная составляющая в общей картине управления компанией.
Разъясняет эксперт. Ручное управление каждым процессом уже давно стало анахронизмом. Сейчас руководители и должностные лица компаний автоматизируют большинство процессов. В работе с кадровым документооборотом отличным решением станет сервис «Добыто. КЭДО». Мы используем его не только для оборота документов, но и для постановки задачи, контроля за их выполнением. Вы можете оценить преимущества сервиса прямо сейчас!
Какие задачи мы решаем в процессе управления кадровым документооборотом
Управляя документооборотом, мы не должны зацикливаться на проверке каждого конкретного документа. Важна схема работы в целом. У нас она включает следующие направления:
- планирование кадровой работы и отдельных процессов;
- анализ ведения документооборота за определенные периоды времени (месяц, квартал, год и т.д.);
- принятие управленческих решений (указания, распоряжения, рекомендации и т.д.);
- внедрение системы мер для поощрения и наказания, исходя из результатов работы с документами;
- распределение полномочий по документообороту;
- учебы и повышение квалификации для сотрудников, занятых оборотом документов.
Управление документооборотом всегда связано с другими направлениям работы. Типичный пример – общее делопроизводство в вашей компании. Оно предусматривает регистрацию приказов и локальный актов, регулирующих трудовые отношения. Также при управлении вам необходимо решать финансовые вопросы (через бухгалтерию или другой отдел).
Действия по управлению должны опираться на реальное состояние дел в компании. Поэтому рекомендуем:
- постоянно проводить внутренние проверки;
- требовать объяснений по фактам нарушением и ошибок;
- привлекать к работе сторонних экспертов (например, для подбора персонала);
- делать и анализировать выборку по различным показателям (KPI, количество жалоб от сотрудников, пропуск сроков ответа на обращения и т.д.).
Если этой работой будет заниматься только руководитель компании, он мгновенно погрязнет в массе документов. Поэтому важно грамотно распределить полномочия по текущему и общему управлению. О том, как это сделать, мы расскажем ниже.
Полезные документы для вашей работы
Документ Образец графика отпусков Скачать Образец личной карточки работника Скачать Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации Скачать Образец приказа о приеме на работу Скачать Образец табеля учета рабочего времени Скачать Образец штатного расписания Скачать Образец приказа о переходе на КЭДО Скачать Образец формы лицевого счета работника Скачать
Что поможет в управлении кадровым документооборотом
Мы расскажем о самых важных элементах в управлении кадровым документооборотом на примере нашей компании. У вас процессы могут отличаться, так как на это влияет:
- формат документооборота (бумажный или электронный);
- количество сотрудников и структура отделов;
- схема работы кадрами (штатный отдел, аутсорсинг и т.д.);
- общий объем и структура документов по кадрам.
Управлять документооборотом проще, если вы работаете в системе КЭДО. Это современное решение, которое подходит для каждой компании. Мы используем сервис «Добыто. КЭДО». Там есть все необходимое для текущей работы, для контроля за документооборотом, управления процессами и мероприятиями.
Разъясняет эксперт. Желательно, чтобы в вашей компании была утверждена кадровая политика. Она описывает общую схему документооборота, вертикальные и горизонтальные связи в системе управления. На основе кадровой политики можно принимать решения, разрабатывать локальные акты. Также вы сможете эффективно планировать любые действия в рамках документооборота и за его пределами.
Планирование и контроль
Основа любого управления в компании – планирование и контроль. Для кадрового документооборота вы можете планировать:
- переход на КЭДО или обновление текущей системы;
- изменения в перечнях и формах документов;
- проведение различных мероприятий (учеба с сотрудниками, внутренние проверки, тестирование и т.д.);
- штатные изменения, что всегда связано с оформлением документов.
При планировании учитываются текущие показатели работы, аналитические и статистические данные. Вы можете утвердить единый план для всей компании или с распределением по отделам, группам специалистов. Чтобы планирование не осталось на бумаге, установите точные сроки или периоды для проведения всех мероприятий.
Контроль – это одна из функций по управлению. Естественно, невозможно контролировать работу конкретного сотрудника или отдельно взятого документа. Мы ведем общий контроль за кадровым документооборотом:
- по срокам выполнения поставленных задач и их результатам;
- по отчетам о движении документов (цепочки прохождения могут быть весьма сложными и трудоемкими);
- по разовым указаниям и распоряжениям;
- по требованиям и предписаниям об устранении недостатков.
Вы можете использовать разные схемы контроля – запрос пояснительных записок, изучение отчетности, выгрузка данных из КЭДО. Во многих случаях полезны личные встречи со специалистами, которые занимаются документооборотом. Важно контролировать уровень знаний и квалификацию кадровиков. Для этого мы периодически проводим тестирование и разборы сложных вопросов, обзоры нововведений в кадровом и архивном деле.
Кто будет заниматься управлением кадровым документооборотом?Общее управление всегда является обязанностью директора компании. На практике это не требуется. Достаточно определить должностное лицо (например, заместитель руководителя), который будет заниматься всеми текущими задачи. Отчеты об их выполнении будет изучать директор.
Устранение нарушений и ошибок
Увы, ошибки и нарушения будут даже при идеальной организации документооборота. Поэтому в управлении важна четкая и объективная реакция на такие факты. Мы работаем по следующим направлениям:
- предупреждение ошибок (индивидуальная или групповая учеба, изучение материалов от разработчиков КЭДО, сбор предложений от кадровиков и т.д.);
- плановые и внеочередные проверки (можно оценить состояние дел в целом или по отдельному направлению документооборота);
- дача указаний и распоряжений об изменениях в работе, устранению нарушений;
- принятие мер дисциплинарного воздействия (как минимум, замечание или предупреждение).
Самый плохой вариант – если нарушение повлечет претензию или иск от сотрудника, предписание от ГТИ или прокуратуры. Старайтесь не допускать таких моментов, вовремя реагируйте на все ошибки и принимайте меры к их устранению.
Как лучше провести проверку эффективности кадрового документооборота?Внутренние проверки будут эффективными, если вы обеспечите ее независимость и объективность. Достаточно неплохим вариантом для этого станет использование электронных ресурсов. Также вы можете привлекать к этим процессам сторонних экспертов.
Анализ всех процессов по кадровому документообороту
Чтобы эффективно управлять документооборотом, вам нужно знать обо всех кадровых процессах. Мы собираем и анализируем эту информацию:
- непосредственно в системе «Добыто. КЭДО «(можно сделать выборку данных за любой период времени и за считанные секунды);
- по отчетам и другим материалам от кадровиков (показатели для отчетности периодически меняем, на основе анализа предыдущих данных);
- по итогам внутренних проверок, инспекций ГТИ;
- по обращениям и предложениям от кадровиков, от рядовых сотрудников.
Иногда полезно проанализировать маршрут и сроки движения отдельно взятого документа (например, приказа по личному составу). В «Добыто. КЭДО» вы увидите все этапы работы – разработка проекта, согласование на уровне отделов, учет замечаний и т.д. Таким способом можно сделать выводы об отлаженности схемы движения документа или о необходимости внести изменения.
Разъясняет эксперт. Не перегружайте кадровиков проверками и излишними запросами. Большинство сведений можно запросить и проверить напрямую через систему КЭДО. А вот если их анализ покажет недостатки в работе, уже можно запрашивать объяснения, назначать внеплановую проверку. Но многие вопросы можно решить точечно и в индивидуальном порядке.
Меры стимулирования и наказания
Вы можете прямо и косвенно управлять всеми процессами за счет мер поощрения, стимулирования и наказания. В отношении кадрового документооборота мы поощряли и будем поощрять:
- кадровиков – на высокие показатели в работе, за предложения по улучшению схем движения документов, за помощь в обучение персонала и т.д.;
- рядовых сотрудников – за согласие перейти на КЭДО, за активное участие в тестировании сервисов;
- руководителей подразделений – за помощь в разъяснительной работе, за качественный документооборот на своем уровне.
Поощрение не обязательно заключается в выплате премий. Мы находим и другие варианты стимулирования персонала.
Меры наказания нужно применять обоснованно и должной степенью осторожности. Несущественные нарушения лучше устранить путем разъяснительных бесед, предоставлением времени на обучение, повышением квалификации. Но если сотрудник раз за разом допускает однотипные ошибки, и совершенно не реагирует на замечания, то используйте арсенал средств, предоставленных ТК РФ.
Управленческие решения
В рамках управления вы обязательно будете принимать какие-либо решения. В нашей практике они были связаны:
- с переходом на электронный документооборот вместо бумажного;
- с изменением структуры отдела кадров после внедрения «Добыто. КЭДО»;
- с утверждением локальных актов и приказов для работы с документами;
- с проведением проверок в отношении кадровой службы;
- с организацией учебы и курсов повышения квалификации;
- с введением мер поощрения за высокие показатели работы.
Эффективность показывают как общие, так и индивидуальные управленческие решения. К примеру, мы смогли оптимизировать ведение архива путем перераспределения полномочий между двумя сотрудниками. Как результат, они перестали дублировать работу друг друга, что постоянно создавало проблемы на первом этапе работы с КЭДО.
Когда лучше перейти на КЭДО?Пока это добровольная схема документооборота по кадрам. Но мы рекомендуем внедрить ее уже сейчас, не дожидаясь соответствующих решений от государства. Так у вас будет время на освоение программ, отладку всех процессов.
Сервис «Добыто. КЭДО» — неограниченные возможности для оптимизации и управления кадровым документооборотом
«Добыто. КЭДО» — это не только сервис для ведения кадрового документооборота. Вы можете использовать его для управления и принятия решений. Важные функции, на которые стоит обратить внимание:
- удобная система CRM, где мы можем ставить задачи и контролировать их выполнение, планировать работу;
- сервисы для проведения опросов и тестирования, по итогам которых можно изменить схему управления и принимать решения;
- опции для отслеживания и проверки маршрутов движения всех документов по кадрам;
- база знаний, где кадровики и рядовые сотрудники могут изучать полезные материалы, работать над ошибками.
Не забывайте, что все работе в комплексе. Управляя кадровым документооборотом в системе «Добыто. КЭДО», вы сможете решать все сложные задачи максимально просто и быстро.
Подведем итог
- Кадровым документооборотом можно и нужно управлять. Сюда мы относим планирование и контроль, проверки по различным показателям работы, использование мер поощрения и наказания.
- Для управления в целом и по отдельным направлениям советуем использовать функционал системы «Добыто. КЭДО». В нашей практике пока не возникло задачи, которые мы не смогли бы выполнить при работе с этим сервисом.
- Основу управления кадровым документооборотом составляют решения руководства. Мы принимаем их по результатам анализа работы и с учетом предложений (обращений) от кадровиков, рядовых сотрудников.