245 подписчиков

График кадрового документооборота

Чем точнее вы опишете маршруты и порядок движения документов по кадрам, тем меньше проблем возникнет в текущей работе. Отличным решением этого вопроса станет график кадрового документооборота. Сразу скажем, что это необязательный документ. Но в нем вы сможете описать все процессы, распределить обязанности между сотрудниками, установить обработки и хранения документов. Это станет залогом эффективного кадрового учета. Пользуясь графиком, можно сократить до минимума количество нарушений.

Нужен ли график кадрового документооборота вашей компании

Любой документ, который упорядочивает процессы и действия, будет полезен вашей компании. Для кадрового документооборота это будут инструкции, регламенты и положения. Обобщить информацию о работе с документами вам поможет единый график. Он описывает:

маршруты движения всех и отдельных документов;
сроки оформления, согласования и утверждения на каждом этапе;
права и обязанности сотрудников, участвующих в работе с документом;
меры контроля за сроками и правилами документооборота.

Оформлять график необязательно. Тем более не нужно делать это для галочки, ведь документ должен приносить реальную пользу компании. Небольшие фирмы вполне могут обойтись стандартными инструкциями и положениями. Но чем масштабнее документооборот, тем выше эффективность общего графика, описывающего все процессы и действия.

В нашей компании график был утвержден еще при ведении документооборота на бумаге. Когда мы перешли на сервис «Добыто. КЭДО», график был существенно переработан. Там учтены и требования закона, который разрешает оформление документов по трудовым отношениям в электронном виде. Текущей работой с графиком занимаются кадровики. Но и рядовые сотрудники нашей компании, в той или иной мере, имеют к нему отношение.

Разъясняет эксперт. Вам нужно учитывать, что маршруты движения документов в разных компаниях могут значительно отличаться. Где-то в согласовании участвует всего 2-3 уровня сотрудников. На крупных предприятиях цепочка лиц, через которых проходит документ, может быть больше. Многое зависит от структуры фирмы и состава ее подразделений. Внимательно отнеситесь к этим моментам при составлении графика.

Какие процессы можно охватить графиком

В этом вы ничем не ограничены. Наша компания максимально подробно описала в графике:

перечни кадровых документов;
правила и сроки прохождения входящих и внутренних документов;
регламент взаимодействия специалистов при получении, проверке, согласовании документов;
алгоритм оформления и рассмотрения замечаний или дополнений;
требования к защите данных и документов;
регламент ведения архива, получения сведений из него;
обязанности и права участников документооборота на разных уровнях;
варианты и правила рассмотрения спорных вопросов.

В нашем графике есть 2 отдельных блока для работы с электронными и бумажными документами. К сожалению, в некоторых случаях приходится иметь дело с традиционным документооборотом на бумаге (хотя его объем постоянно снижается). Вы будете разрабатывать график под специфику своей компании.

Готовый график войдет в систему локальных актов вашей компании. Естественно, его нужно утвердить (как вариант, отдельным приказом). После этого документ будут обязаны применять ответственные лица. Общий контроль за исполнением графика сохраняется за руководителем.

Что делать, если сотрудника из кадров в нашей компании не хочет соблюдать требования из графика?Тут все зависит от трудовой функции и объема должностных обязанностей. Утверждение графика их не меняет (если на это нет согласия сотрудника). Поэтому можно использовать меры дисциплинарного воздействия, так как работа с документами входит в непосредственные обязанности кадровика.

Полезные документы для вашей работы

Документ Образец графика отпусков Скачать Образец личной карточки работника Скачать Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации Скачать Образец приказа о приеме на работу Скачать Образец табеля учета рабочего времени Скачать Образец штатного расписания Скачать Образец приказа о переходе на КЭДО Скачать Образец формы лицевого счета работника Скачать

Как мы разрабатывали и применяем график документооборота по кадрам

Мы разрабатывали график «с нуля», хотя в интернете можно найти более-менее подходящие шаблоны. Вы можете сами поискать информацию об этом документе или воспользоваться нашими советами. Сначала несколько вводных данных:

график опишет текущие процессы документооборота (если вы намерены их изменить в ближайшем будущем, лучше отложите оформление графика);
к подготовке и согласованию документа обязательно привлекаем кадровиков и других сотрудников, которые имеют дело с документооборотом;
содержание графика не должно противоречить другим локальным актам (обязательно проверьте эти моменты);
если вы работаете с КЭДО, протестируйте описываемые процессы, прежде чем описать их в графике.

Скорее всего, вы уже работаете с электронными документами по кадрам. Почти все эти процессы происходят без дублирования на бумаге. Это должно найти отражение в графике.

В приложениях к нашей статье можно найти шаблоны некоторых документов по кадрам. Размещать образец графика не имеет смысла. Документ всегда будет составляться под работу конкретной компании и ее отдела кадров. Но общие советы, о которых мы расскажем ниже, вы вполне можете взять за основу.

Оценка текущего состояния дел в документообороте

Разработку графика можно поручить кадровикам (так сделали мы) или делопроизводителю. Для подготовки документа соберите и проанализируйте данные:

о схеме документооборота (бумажный или электронный);
о функциях и расширениях системы КЭДО, которую вы используете;
о реальных маршрутах прохождения каждого документа (можно провести проверку на предмет актуальности);
о полномочиях и обязанностях сотрудников, которые участвуют в обороте документов;
о требованиях закона к срокам, форматам документов, порядку их оформления и хранения.

Типичный пример анализа информации – сроки согласования документа на разных этапах. Сервис «Добыто» и другие системы КЭДО позволяют согласовать какой-либо бланк за считанные секунды. На практике, с содержанием документа нужно ознакомиться. Также дополнительное время требуется на подготовку дополнений и замечаний, а ответственное лицо может быть занято другой работой. Поэтому указывайте в графике реальные сроки, давайте небольшой «допуск» по времени. Это упростит работу в будущем.

Нужно ли согласовать график с ГТИ или другими государственными органами?График является внутренним локальным актом. Он не передается на согласование в гос. органы. Если на предприятии есть профсоюз, он привлекается к участию в рассмотрении и утверждении проекта локального акта.

Этапы и общий маршрут движения кадровых документов

В вашей компании постоянная работа может вестись с десятками и сотнями документом по кадрам. У каждого их них может быть общий или специальный маршрут движения. Их предстоит описать в максимально простой и доступной форме. Вот как мы сделали это в отношении трудового договора (схема для оформления в КЭДО):

после издания приказа о приеме на работу кадровик берет шаблон трудового договора из базы «Добыто. КЭДО»;
в договор вписывают персональные данные сотрудника, а также информацию о его трудовой функции, другие сведения;
проект договора передается на рассмотрение и согласование в профильные отделы (подразделение, где работает сотрудник, бухгалтерия, служба охраны труда и т.д.);
если есть дополнения, кадровик вносит их в проект и заново загружает для согласования;
на заключительном этапе договор поступает на подписание директору;
подписанный экземпляр договора выдается сотруднику (с отметкой в личном деле) или загружается в его личный кабинет КЭДО (у нас применяется именно такой вариант);
регистрацию договора ведет кадровик (номер проставляется по специальному журналу).

Для каждого их этих процессов в графике проставляет сроки исполнения. Обязательно учитываем, что трудовой договор необходимо оформить не позже 3 дней после выхода сотрудника на работу. Аналогичным образом описывает схему и маршрут движения других кадровых документов.

Назначаем ответственных лиц

Не стоит считать, что все обязанности оформлению и хранению документов возлагаются только на кадровиков. В распределение полномочий при составлении графика вы вовлекаете:

руководителя компании и всех подразделений (они участвуют в составлении графиков отпусков и табелей рабочего времени, подают служебные записки и т.д.);
руководителя и специалистов отдела кадров (их полномочия также отличаются, исходя из должностной инструкции);
специалистов профильных отделов (бухгалтерия, служба безопасности и т.д.).

Аккуратно относитесь к возложению каких-либо обязанностей на рядовых сотрудников. Важно соблюдать ограничения и предписания ТК РФ. В противном случае вы получите жалобу на нарушение трудовых прав, а это уже грозит штрафом.

Разъясняет эксперт. Обязательно укажите, кто и когда отвечает за каждый этап прохождения документа. В противном случае вы не сможете требовать выполнения задачи или привлечь к ответственности за ошибки. Указанные пункты графика нужно сопоставить с другими локальными актами, должностными инструкциями персонала.

На основе графика можно уточнить маршруты движения кадровых документов Валерий 📷

Разработка, согласование и утверждение графика

Сам процесс разработки и утверждения графика в нашей компании состоял из 4 этапов:

кадровики собрали вводные данные, так как знают специфику всех процессов документооборота;
проект графика оформил и утвердил руководитель кадровой службы;
документ прошел согласование у юристов, в службе делопроизводства и других отделах;
директор компании издал приказ об утверждении графика.

Для анализа информации мы создали рабочую группу. Она вела взаимодействие в «Добыто. КЭДО» (обмен мнениями, предложениями и замечаниями). Рабочая группа провела опрос персонала. Мы оценили, какие сложности возникают у рядовых сотрудников, внесли небольшие изменения по отдельным процессам.

Разработка дополнительных документов для применения графика

Разрабатывая график, нельзя забывать о других локальных актах для кадрового документооборота. Работа с документами в нашей компании ведется также:

по приказам и распоряжениям руководителя;
по инструкции о кадровом документообороте;
по общему положению о делопроизводстве;
по регламентам доступа к КЭДО;
по должностным инструкциям специалистов;
по положениям на отделы и службы компании.

Переход на КЭДО мы подтвердили изданием приказа и инструкций. Также пришлось оформлять отдельный локальный акт о порядке доступа к КЭДО рядовых сотрудников. Проекты всех документов разрабатывали кадровики.

Как провести опрос сотрудников для уточнения содержания графика документооборота?Мы используем для этого сервис «Добыто». Но вы вполне можете провести опрос на бумаге или в других программах. Также советуем выстроить систему обратной связи с персоналом. Так вы будете получать предложения и замечания, корректировать работу.

Контролируем исполнение графика

Если график будет только на бумаге, он не принесет никакой пользу вашей компании. Нужно вести контроль и проверять соблюдение положений документа. Для этого мы используем следующие действия:

периодические проверки, инвентаризацию документов по кадрам и архива;
отчеты от лиц, отвечающих за документооборот;
заседания рабочей группы для рассмотрения предложений и замечаний;
обратная связь с сотрудниками, которые подают обращения по вопросам документооборота.

Дважды мы вносили изменения в график. Первый раз такая необходимость возникла из-за изменений в законах (в частности, по срокам архивного хранения документов). Во втором случае мы внесли в график новые процессы документооборота. Они стали доступны после подключения дополнительных функций в сервисе «Добыто. КЭДО».

Разъясняет эксперт. Рекомендуем оформить и использовать график, даже если вы подключились к сервису КЭДО на портале «Работа России». Так будет проще организовать работу своей кадровой службы, вести текущий контроль. График можно составить не только для постоянного использования, но и с конкретным сроком действия (например, 1 год, пока идет переход на электронный документооборот).

Типовой процесс в системе кадрового электронного документооборота Валерий 📷

Почему мы рекомендуем сервис «Добыто. КЭДО»

В статье мы неоднократно упоминали, что используем сервис «Добыто. КЭДО». Это удобный и современный сервис для электронного документооборота по кадрам. Помимо прочего, там вы сможете:

планировать кадровую работу, ставить задачи и отслеживать их выполнение;
вести работу со всеми документами, от приказов до справок работникам;
подключаться к личным кабинетам государственных порталов и другому ПО вашей компании;
выпускать и использовать электронный подписи (прямо в сервисе доступен выпуск УНЭП и простой подписи).

Все вопросы по эксплуатации сервиса оперативно решаются службой поддержки. Дополнительные сведения вы можете найти на нашем сайте.

Подводим итоги

График кадрового документооборота станет важным локальным актом, если вы хотите упорядочить и упростить все процессы. Тем нем менее, его оформление не является обязательным требованием закона.
В содержании графика вы опишете каждый процесс и этап движения документов, укажете ответственных лиц и меры контроля. Применять график будет не только кадровая служба, но и другие отделы компании.
Если ваша компания работает в КЭДО, необходимо учесть специфику электронного документооборота. По мере необходимости, вы можете вносить изменения в график или утверждать его заново.