Вы наверняка в курсе, что уже прошло почти 3 года с внесения поправок в ТК РФ обэлектронном документообороте. Многие работодатели уже успели внедрить КЭДО. Для этого вам нужно взаимодействовать с персоналом. С учетом даты начала работы сотрудников, вы будете оформлять приказ на КЭДО, вручать уведомления или брать письменное согласие. Это требования ТК РФ, которые невозможно обойти. Наличие уведомления и согласий у вас может проверить трудовая инспекция. Мы расскажем, как правильно оформить документы на КЭДО, чтобы избежать штрафов.
Может ли работодатель перевести сотрудников на КЭДО без их согласия
До конца 2021 года работодатели внедряли КЭДО на свой страх и риск. В законах эти процессы никак не регулировались. Это создавало множество проблем с подписанием документов, признанием их юридической силы. Но сейчас в ТК РФ появились 3 статьи, которые описывают порядок перехода на КЭДО. Вам нужно знать следующее:
- электронный кадровый документооборот официально разрешен для всех работодателей;
- для внедрения КЭДО вы можете подключиться к государственной системе «Работа России», либо использовать свои или коммерческие продукты;
- граждане, чей трудовой стаж начался до 31.12.2021 года, могут отказаться от использования КЭДО (документы по ним вам придется оформлять в бумажном виде);
- если гражданин впервые принят на работу после 31.12.2021 года и не имел стажа до указанной даты, его согласие на КЭДО не требуется (но вам все равно придется уведомлять сотрудника).
Это правила, который связаны с самим фактом перехода на КЭДО. При использовании программ и приложений вам придется выполнять и другие требования. К примеру, в вашей компании должны быть локальные акты, описывающие все действия в рамках документооборота. Не менее важно разобраться в способах подписания различных документов. Если вы только приступаете к внедрению КЭДО, непременно почитайте материалы на нашем сайте. Что касается выбора системы, то мы рекомендуем «Добыто. КЭДО».
Разъясняет эксперт. По традиции, электронным документам меньше доверяет старшее поколение. Именно с этой категорией работников вам наверняка придется проводить дополнительные разъяснения о преимуществах КЭДО, объяснять про отсутствие рисков. Ваша цель – получить письменное согласие на оформление документов в электронном виде. При этом оно не требуется на текущие кадровые процессы (ведения личных дел, внутренняя и внешняя отчетность и т.д.).
Когда требуется письменное согласие
Увы, законы не всегда просты в понимании. Вот и про переход на КЭДО в Трудовом кодексе РФ есть не совсем однозначные нормы. Так как мы уже внедрили электронный документооборот, разъясним об этом простыми словами:
- для перехода вашей компании на КЭДО разрешение от персонала не требуется;
- по факту внедрения КЭДО вы обязаны уведомить всех сотрудников, независимо от их трудового стажа;
- если у работника есть стаж до 31.12.2021 года, вы можете подключить его к КЭДО только с письменного согласия;
- если работник дал отказ, вам придется оформлять его документы в бумажном виде;
- уже после отказа сотрудник может в любе время подать заявление на КЭДО, чтобы изменить порядок оформления документов.
Главное задачей ваших кадровиков станет проверка даты, с которой у сотрудника возник трудовой стаж. Для этого необходимо работать с трудовыми книжками и другими документами. Также для проверки вы можете использовать данные о застрахованных лицах от СФР.
Отметим, что закон не указывает, где именно должен быть трудовой стаж для КЭДО (у текущего или прежнего работодателя). Если к вам оформляется специалист, вы всегда требуете у него документы о предыдущей работе. Скорее всего, проблем с проверкой не возникнет. Но лучше внимательно изучить все сведения, чтобы избежать претензий от ГТИ и жалоб со стороны персонала.
Может ли работник отозвать заявление на КЭДО?В ТК РФ такой возможности не предусмотрено. Если сотрудник согласился на работу с КЭДО, либо не подал отказ после получения уведомления, то все документы по нему можно оформлять в электронном виде.
Когда достаточно уведомления сотрудника о КЭДО
Во многих случаях вы можете обойтись уведомлением о переходе на КЭДО. Закон допускает такую схему:
- если у работника есть трудовой стаж на 31.12.2021 года;
- если гражданин впервые оформился на работу после 31.12.2021 года.
Действующих сотрудников достаточно уведомить о внедрении КЭДО в вашей компании. О порядке вручения уведомлений мы разъясним ниже.
Если вы оформляете на работу нового человека, то вместо уведомления проводится «информирование» (так сказано в ТК РФ). При отсутствии стажа до 31.12.2021 года этого будет достаточно, чтобы оформлять все документы «в цифре». Если до 31.12.2021 года есть стаж, то новый сотрудник может согласиться на использование КЭДО в электронной или письменной форме.
Разъясняет эксперт. Работая с КЭДО, вы можете принимать от претендентов на работу документы в электронном виде. Это заметно упростит работу кадровиков и других специалистов вашей компании. Рекомендуем использовать для таких целей сервисы «Добыто». У вас будет множество полезных функций для подбора кадров, проверки их по различным показателям. Далее вы сможете включить электронные документы в личное дело сотрудника.
Полезные документы для вашей работы
Документ Образец графика отпусков Скачать Образец личной карточки работника Скачать Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации Скачать Образец приказа о приеме на работу Скачать Образец табеля учета рабочего времени Скачать Образец штатного расписания Скачать Образец приказа о переходе на КЭДО Скачать Образец формы лицевого счета работника Скачать
Как правильно перейти на КЭДО и получить согласие сотрудников
Переход на КЭДО – это комплекс действий со стороны работодателя. Вам придется:
- выбирать вариант с подключением или приобретением ПО, проводить установку и настройку;
- оформлять приказы, инструкции и другие локальные акты (основные требования по ним можно найти в ТК РФ);
- проводить инструктажи и учебы в иных формах для начала работы в КЭДО,
- выпускать и применять электронные подписи разных видов;
- подключать к системе специалистов кадровой службы и рядовых сотрудников.
КЭДО подходит для всех компаний, даже с небольшой численностью штата. Минимум функций вы можете получить в бесплатном сервисе на портале «Работа России». Но лучше сразу подобрать вариант с коммерческими программами и приложениями. Их функционал намного шире и наверняка закроет все ваши потребности. Современным решением от российских разработчиков является сервис «Добыто. КЭДО».
На начальном этапе перехода на КЭДО вам необходимо разработать и утвердить:
- приказ о внедрении электронного документооборота;
- положение о порядке доступа к КЭДО;
- реестр работников, подключенных к системе (будет периодически обновляться);
- перечень электронных документов, которые оформляются в КЭДО;
- правила инструктажа или учебы для работы с КЭДО, по мерам информационной безопасности.
Вы обязан учесть мнение профсоюза, если этот орган создан в вашей компании. Представители профсоюза могут принять участие в разработке и согласовании положений и инструкций.
Если вы ранее не занимались оформлением указанных документов, можно найти образцы в интернете. При внедрении «Добыто. КЭДО» весь объем необходимых шаблонов предоставит разработчик. Более того, в системе есть множество форм для текущей кадровой работы, конструктор документов. Все это наверняка оценят ваши кадровики.
Приказ о переходе на электронный документооборот
Как прописано в ТК РФ, приказ на КЭДО является первичным локальным актом. В нем нужно указать:
- информацию о системе или приложении для КЭДО;
- особенности доступа к системе (например, посредством личного кабинета, по простой или неквалифицированной электронной подписи и т.д.);
- перечни сотрудников и документов для КЭДО (оформляется как приложение к приказу);
- срок на уведомление персонала;
- дата, с которой компания начнет работу в КЭДО.
Важно, чтобы дата начала работы в КЭДО была позже истечения сроков на уведомление сотрудников. Обратите внимание на этот момент при подготовке приказа.
В содержание документа можно включить и иные пункты. Вот несколько примеров из практики:
- порядок и сроки обучения работе с электронными сервисами;
- перечень лиц, которые будут отвечать за внедрение КЭДО и уведомление сотрудников;
- сроки и правила перевода в цифру бумажных документов, которые есть в компании.
Обратите внимание, что переход на КЭДО не меняет суть трудовых отношений. Нельзя уволить сотрудника за отказ от электронного документооборота. По этим же основаниям вам запрещено отказывать в трудоустройстве. Любое нарушение прав граждан наверняка повлечет подачу жалоб и исков.
Приказ на КЭДО утверждает руководитель. Далее документ передается в работу отдела кадров или службы делопроизводства. С содержанием приказа необходимо ознакомиться персонал. Это можно сделать индивидуально (например, при личной беседе) или сразу по группе сотрудников (по отделам и т.д.). В любом случае, у вас должно остаться подтверждение, что работник уведомлен о внедрении КЭДО.
В какой срок нужно получить согласие или заявление на КЭДО?Вы сами определяете сроки уведомления и оформления согласий. Но нужно понимать, что дата внедрения КЭДО не может быть ранее истечения срока на уведомление. Эти правила предусмотрены ТК РФ.
Как оформить уведомления и согласия
В ТК РФ про это ничего не сказано. Уведомление может происходить следующими способами:
- путем ознакомления с содержанием приказа (работники ставят подпись в самом документе или отдельном журнале)
- путем вручения отдельного уведомления (подпись ставят на втором экземпляре, в журнале или ином документе).
В больших компаниях эти действия могут занять несколько дней. Чтобы ускорить процесс, рекомендуем совместить уведомление и оформлением письменных согласий (если это требуется).
Каждый работник дает согласие на обработку его персональных данных. Поэтому еще раз оформлять его для перехода на КЭДО не требуется. Рекомендуем заранее провести разъяснительную работу. Лучше сразу объяснить:
- в чем заключается процесс электронного документооборота;
- как рядовые сотрудники будут подавать и запрашивать документы через КЭДО;
- какие реальные плюсы получит персонал;
- почему внедрение КЭДО не повлечет рисков утраты важных документов и сведений, разглашения персональных данных.
Указанную работу лучше поручить кадровикам. Они могут вызвать сотрудника для личной беседы, провести групповые встречи.
Согласие на КЭДО (если требуется) можно оформить в произвольном виде. Обычно для этого мы составляли отдельный документ. Но ТК РФ не запрещает проставление согласия в едином документе для компании в целом, для отдела или филиала. Списки работников, давших согласие, передаются кадровикам и руководителю.
Что будет при отказе от электронного документооборота
Работники со стажем до 31.12.2021 года могут отказаться от работы с КЭДО. Вы не сможете применить к ним какие-либо меры воздействия, оштрафовать или уволить. Документы по «отказникам» придется оформлять в бумажном виде. Поскольку это снижает эффективность работы кадровой службы, желательно договариваться с персоналом. Как вариант, можно предусмотреть меры поощрения для работников, согласившихся на использование КЭДО.
Подключение к КЭДО без согласия, но с уведомлением, подходит только сотрудников, не имевших стажа до 31.12.2021 года. Им придется соблюдать правила, установленные руководством фирмы. Отметим, что положительный эффект даст личный пример работников, уже подключившихся к КЭДО. Их коллеги увидят, насколько быстро и просто получать документы или сведения через электронный сервис. Естественно, персонал не будет платить за каждую справку или работу с личным кабинетом в КЭДО.
Как правильно оформить заявление на КЭДО, если мы принимаем на работу нового сотрудника?Как минимум, вы обязаны проинформировать соискателя об использовании КЭДО. Свое согласие он может дать лично и в бумажной форме, либо путем направления электронного документа.
Сервис «Добыто. КЭДО» как оптимальное решение для электронного документооборота
Если вы еще не перешли на КЭДО, советуем почитать наши материалы о преимуществах разных систем и приложений. Мы предлагаем подключиться к сервису «Добыто. КЭДО». Тем есть:
- все необходимое для работы с кадровыми документами;
- множество функций для организации документооборота, ведения архива;
- шаблоны документов, актуальные нормативные акты;
- расширения для интеграции с другим ПО вашей компании;
- опции для выпуска простой электронной подписи или УНЭП.
Естественно, перечислять все возможности, которые дает «Добыто. КЭДО», не имеет смысла. Рекомендуем заказать демоверсию системы, где вы сами оцените все преимущества.
Подводим итог
- Вам нужно получить согласие (заявление) на КЭДО от сотрудников, чей стаж начался до 31.12.2021 года. Остальных работников достаточно уведомить о переходе на электронный документооборот.
- Согласие вы можете оформить в письменном или электронном виде. Документ нужно хранить в личном деле сотрудника.
- Кроме заявления на КЭДО, вам необходимо издать приказ, утвердить положения и инструкции. Также рекомендуем проводить учебы и инструктажи, разъяснительную работу среди персонала.