Как эффективно провести обучение сотрудников своими силами

Хотите знать, как идеально организовать обучение сотрудников и получить максимум выгоды для своей компании? Увы, единого рецепта для этого нет. Но мы расскажем, что поможет увеличить эффективность обучающих программ и как преодолеть нежелание сотрудников учиться. Еще вы увидите, как работа с электронными сервисами и базами знаний облегчает задачу работодателя. Ввиду масштабности темы, акцент сделаем на обучении своими силами и без отрыва сотрудников от основной работы. В конце статьи вы найдете ответы на некоторые сложные вопросы, которые могут возникнуть у кадровиков.

Немного теории о методах обучения сотрудников без отрыва от работы

В том или ином виде, но с обучением сотрудников сталкивается каждая фирма. Нужно понимать, что во многих случаях это является требованием закона, которое нужно соблюдать. Типичный пример – специальные программы обучения для допусков к опасным работам. Еще это будет учеба по охране труда и мерам безопасности. Специфика такого обучения в том, что оно проводится на базе образовательных центров или экспертами в определенных сферах. Это будет подтверждать договорами, лицензиями или другими документами.

Иначе обстоит дело с добровольным обучением. Подбирая персонал, мы рассчитываем получить квалифицированных и обученных сотрудников. Для этого запрашиваем документы об образовании, квалификации и специальных знаниях (навыков). Но уже после оформления на работу нам нужно:

• как минимум, поддерживать высокий уровень знаний и практических навыков;
• обучать персонал под требования новой должности, а еще и при изменении технологических процессов;
• повышать компетенции и уровень знаний для общего развития компании.

Есть еще одна важная цель обучения. Если ваши сотрудники регулярно допускают однотипные ошибки, эту информацию можно обобщить и проанализировать. Далее вы можете подобрать специальный курс или программу, которые научат работать максимально эффективно. Конечно, нерадивый сотрудник может пройти учебу и все равно не исправить отношение к работе. Но большая часть персонала наверняка сможет использовать полученные знания и снизит количество ошибок.

Разъясняет эксперт. Важно оценить, могут ли ваши кадровики или другие специалисты сами организовать обучение. Это не всегда зависит от их уровня квалификации и навыков. Зачастую кадровая служба настолько загружена текущей работой, что вряд ли стоит обременять ее дополнительными обязанностями. В такой ситуации вы можете найти экспертов на рынке образовательных услуг. Во многих случаях организовать учебу будет проще, если использовать электронные сервисы и программы. Мы предлагаем для этих целей подключиться к моделям «Добыто».

Расходы на обучение в ряде случаев можно учесть при налогообложении прибыли Валерий 📷

Что поможет обучить персонал

Любое обучение стоит денег. Вам в любом случае придется нести расходы за свой счет. Поэтому важно, чтобы учеба не прошла впустую и принесла результат. Чтобы добиться отдачи, можно использовать разные схемы. Вот что помогает в обучении сотрудников нашей компании:

• грамотное планирование – для этого мы учитываем множество данных, от показателей работы каждого сотрудника и отделов до тестирования и онлайн-опросов персонала;
• постоянное отслеживание полезных сайтов, блогов и других источников информации в интернете – там мы можем найти полезные советы от экспертов, узнать о новых методиках и подходах к учебе;
• работа с базой «Добыто. Знания» — мы подключаем к нему сотрудников (они смогут сами работать с информацией), создаем и проводим тесты, внедряем обучающие программы;
• обратная связь с персоналом – мы всегда поощряем инициативу работников, которые дают полезные предложения или объективно критикуют недостатки в системе учебы.

Содержать штатных тренеров или преподавателей нашей компании невыгодно (это могут позволить себе только крупные фирмы). Но это и не требуется. Используя электронные сервисы «Добыто», мы достаточно легко организуем все процессы обучения. Ищем и привлекаем экспертов, которые могут принести пользу нашему персоналу. Кроме очных занятий, мы активно используем разные схемы учебы в режиме онлайн. Это удобно, ведь сотрудники могут принимать участие в обучение прямо на рабочем месте.

Естественно, вы можете использовать и другие полезные ресурсы, программы и методики для организации учебы. Предлагаем поделиться опытом и рассказать о них в комментариях к этой статье, либо в нашем телеграм-канале. Со своей стороны, мы расскажем о нюансах работы с сервисами «Добыто».

Как часто рекомендуем проводить обучение сотрудников?Однозначного ответа на этот вопрос нет. Если обучение обязательно (например, для определенных профессий), то сроки могут устанавливаться нормативными актами. В остальных случаях все зависит от целей компании и направлений учебы.

Полезные документы для вашей работы

Документ Образец графика отпусков Скачать Образец личной карточки работника Скачать Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации Скачать Образец приказа о приеме на работу Скачать Образец табеля учета рабочего времени Скачать Образец штатного расписания Скачать Образец приказа о переходе на КЭДО Скачать Образец формы лицевого счета работника Скачать

Рассказываем об обучении сотрудников на примере нашей компании

Мы организуем обучение как рядовых сотрудников, так и специалистов руководящего звена. Учеба проводится в следующих форматах:

• индивидуально, т.е. для одного конкретного сотрудника (у нас такая необходимость часто возникает, если специалисту поручается новое направление работы);
• групповое обучение (участвуют несколько сотрудников, целый отдел и т.д.);
• командное обучение (мы создаем команду из экспертов, которые ведут какой-либо проект).

Поделимся положительным опытом по организации самообучения. Мы поощряем сотрудников, которые сами работают с корпоративной библиотекой и базой «Добыто. Знания». Это легко отслеживается по выборе данных из наших сервисов. Эффективность самообучения обычно сразу видна на результатах текущей работы персонала. Например, если мы загрузили в базу знаний новые полезные методички и нормативные акты, то их применение на практике со стороны сотрудников невозможно не заметить. Также объективный анализ самообучения и развития можно провести в виде тестирования или опросов.

Разъясняет эксперт. Чтобы избежать хаоса, рекомендую сразу определить лицо или группу специалистов, которые будет отвечать за планирование и организацию учебы. С них можно требовать результата работы в виде отчетов, аналитических сводок. Сами сотрудник тоже будут обращаться к ответственным лицам для получения информации об обучении. Естественно, общий контроль за всеми процессами остается за руководителем компании.

Чему нужно учить персонал?

Обучение эффективно, если оно приносит какую-либо пользу компании (не обязательно в денежном выражении). Поэтому мы рекомендуем выбирать курсы и программы для учебы с учетом следующих данных:

• сфера и направления деятельности вашей компании;
• специфика работы и круг должностных обязанностей сотрудников;
• нововведения, о которых нужно обязательно знать персоналу (к примеру, если утверждены новые нормативные акты или стандарты);
• внедрение новых технологий и программ, изменения в процессах производства или оказания услуг;
• текущий уровень квалификации и знаний работников.

Не имеет смысла обучать сотрудников работе с производственной техникой, если в их обязанности входит только документооборот. Но по многим профессиям учебу придется проводить по нескольким разнородным направлениям (например, техника безопасности, навыки обслуживания механизмов, знания по опасным работам и т.д.).

Примерная форма приказа на обучение сотрудников Валерий 📷

Кто будет отвечать за процессы обучения и проверки знаний

Кратко об этом мы уже сказали выше. Вот как распределены эти обязанности в нашей компании:

• руководитель – общий контроль за процессами, утверждение решений и графиков на учебу, введение мер стимулирования и наказания;
• кадровая служба – отвечает за планирование и организацию обучения, проверки знаний, работу с электронными сервисами и базой «Добыто. Знания»;
• руководители отделов – дают предложения по направлениям учебы, оказывают помощь в организации процессов;
• привлеченные эксперты – мы подбираем преподавателей и тренеров для разового или регулярного обучения.

Взаимодействием все участников процесса обучения организовано через сервисы «Добыто».

Организуем образовательный процесс

Самый простой вариант обучения – разовая встреча с сотрудниками (очно или онлайн). Она может включать доведение информации по программе учебы, самостоятельную работу с различными источниками, просмотр видеоконтента по теме. Итоги обучения можно закрепить в ходе практических занятий. Если в цели учебы входит проверка знаний, проводится экзамен, тестирование или аттестация.

Если и более сложные варианты обучения. Приведем пример из нашей практики. При переходе на кадровый электронный документооборот (на базе модуля «Добыто. КЭДО») обучение включало следующие процессы:

• сначала мы спланировали учебу для специалистов кадровой службы (именно они ведут основную работу с КЭДО);
• на начальном этапе учебы были предоставлены документы для самостоятельного изучения (регламент, инструкции и т.д.);
• после установки ПО кадровиков обучили работе с основными функциями модуля, процессами работы с электронными документами;
• в тестовом режиме были проведены практические занятия (специалистам ставили разные задачи по работе с документами, отслеживали каждое действие, корректировали ошибки);
• после получения вводных данных, кадровики прошли обучение по схемам взаимодействия с рядовыми сотрудниками;
• на заключительном этапе мы провели тестирование (по перечню вопросов о кадровом документообороте и по практическим тестам).

В общей сложности, процесс обучения был завершен примерно за неделю. Но уже после начала полноценной работы с «Добыто. КЭДО» мы периодически проводили учебу по отдельным функциям системы, разъяснения по поступившим вопросам.

Кто платит за обучение сотрудников?За учебу, которую организует работодатель, сотрудники не платят. При этом они могут сами проходить учебу по различным программам за свой счет. Компания, оплатившая обучение, во многих случаях может учесть эти расходы при снижении налога на прибыль.

Повышение квалификации — одна из форм обучения персонала Валерий 📷

Полезные советы для повышения эффективности обучения

Наши кадровики постоянно отслеживают новые и полезные методики обучения. Но эту информацию тоже необходимо проверять на предмет достоверности, соответствия вашим задачам. Приобретая готовые курсы и программы, мы стараемся найти отзывы по их применению на практике. Если есть возможность, заказываем тестовые версии программ, после чего принимаем итоговое решение.

На основе обучения, проводимого в нашей компании за последние годы, рекомендуем:

• по максимуму использовать электронные ресурсы (это дает экономию времени и денег, отвечает современным требованиям);
• создать и использовать базу знаний или корпоративную библиотеку (это актуально даже для небольших компаний);
• находить возможность поощрения сотрудников, активно участвующих в обучении и показывающих хорошие результаты;
• обмениваться опытом с коллегами из других компаний (как вариант, при общении на профильных сайтах и форумах).

Если вы ранее не проводили обучение, есть смысл организовать первые процессы с привлечением эксперта. Они научат основные технологиям и подходам при работе с персоналом, дадут ценные практические советы.

Оформляем документы

При любом формате обучения вам предстоит оформлять документы. Мы используем для этого модуль «Добыто. КЭДО». В состав документов может входить:

• план (график) обучения – в целом для компании и по отделам;
• материалы курса или обучающей программы;
• опросные и экзаменационные листы;
• протоколы проверки знаний;
• формы тестов;
• служебные записки;
• уведомления в адрес сотрудников, которые будут проходить обучение;
• договоры со сторонними организациями и экспертами;
• приказы руководителя;
• аналитические материалы по итогам учебы.

В основном, все документы мы оформляем в электронном виде. Это удобно не только для текущей работы, но и для ведения архива.

Как оформить документы на обучение сотрудников?Вы можете сами выбрать форму документов (электронная или бумажная). Мы рекомендуем вести документооборот в сервисах «Добыто». Это выгоднее и проще для работодателя, а также для самих сотрудников.

Пример организации обучения на базе онлайн-сервиса Валерий 📷

Почему мы рекомендуем использовать сервисы «Добыто»

В статье мы несколько раз упоминали о сервисах «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания». Они действительно полезны при организации и проведении обучения сотрудников:

• сокращаются денежные и временные затраты;
• упрощаются все действия со стороны компании, преподавателей и обучающихся;
• становится легче контролировать результаты обучения, получать выборку по их итогам;
• можно автоматизировать процессы учебы (например, тесты можно создавать с использованием алгоритмов AI).

С освоением программ не возникнет сложностей. Но чтобы быстро изучить все полезные функции, мы проведем вводное обучение (онлайн или на месте).

Подводим итог

• Выбирайте программу и формат обучения с учетом специфики работы вашей компании, финансовых возможностей. Своими силами провести учебу можно на базе модуля «Добытою Знания».
• Используйте все варианты для повышения эффективности обучения. Грамотно планируйте все процессы, вводите меры стимулирования и поощрения, наладьте обратную связь с сотрудниками.
• Проверяйте, как результат обучения сказывается на текущей работе персонала, усвоены ли полученные знания. Для этого рекомендуем проводить тестирование и опросы, давать практически задания.