Кадровый документооборот, в том чили ином виде, есть в каждой коммерческой организации. Как минимум, вы издаете приказы о приеме на работу, оформляете трудовые договоры и должностные инструкции. Кадровики будут вести личные дела сотрудников. Для подготовки и движения документов по кадрам доступны разные схемы. До сих пор ничто не мешает вести документооборот «на бумаге». Но большинство работодателей уже используют для этих целей различные сервисы и программы. Мы остановили свой выбор на «Добыто. КЭДО», где есть все необходимое для кадрового документооборота.
Какую выгоду вы получите от электронного кадрового документооборота
Сама суть существования коммерческой организации заключается в получении выгоды (прибыль). На это должно быть направлено каждое действие и решение. Не является исключением и работа с кадрами. Выгоду можно получить:
- за счет обучения персонала, после чего сотрудники смогут применить полученные знания в работе;
- за счет оптимизации фонда оплаты труда, структуры штата;
- за счет экономии на текущих расходах и упрощении кадровых процедур.
В нашей компании анализ указанных процессов ведется постоянно. Несколько лет назад мы приняли решение о переходе на электронный документооборот (в целом и по кадрам). Это первый год работы подтвердит оправданность внедрения КЭДО. Компания не только получила экономическую выгоду, но и заметно улучшила все показатели работы с персоналом.
Можно долго рассказывать о преимуществах, которые дает переход на электронный документооборот. Мы выделим те, которые оценит каждая компания:
- финансовая экономия (во многих случаях экономия на бумаге и накладных расходах окупит стоимость тарифного плата за КЭДО);
- упрощение и ускорение всех процессов (простыми словами, сокращение времени на маршрут документа может достигать до 70-80%);
- устранение сложностей при сдаче отчетности (почти всегда отчеты принимают только в электронной форме, а сделать это без КЭДО проблематично);
- повышение уровня защиты данных и документов (у всех систем КЭДО, сертифицированных в России, есть соответствующие решения).
По оценке Минтруда РФ и экспертов портала «Работа России», уже сейчас на электронный документооборот перешло почти 60% работодателей. При этом учтем, что многие организации перевели «в цифру» только отдельные процессы. В ближайшем будущем стоит ожидать, что большинство компаний обяжут использовать КЭДО. К этому есть все предпосылки.
Разъясняет эксперт. Выгода для организации во-многом зависит от отношения персонала к нововведениям. Без согласия сотрудников полноценный переход на КЭДО невозможен. Поэтому рекомендуем провести разъяснительную работу, показать все плюсы от оформления электронных документов и отсутствие рисков. В нашей компании проблем с этим не возникло.
Разрешен ли документооборот по кадрам в бумажном виде
Вы наверняка знаете, что несколько лет назад в ТК РФ внесли нормы о возможности оформления документов в электронном виде. Таким способом государство отреагировало на объективную ситуацию и развитие технологий. Однако отметим следующее:
- закон не запретил использование обычной схемы с бумажным делопроизводством;
- штрафов за отказ от перехода на КЭДО не предусмотрено;
- приоритет отдается интересам работников, которые могут не дать согласие на оформление электронных документов.
В отличие от коммерческих организаций, для бюджетников и госструктур электронный документооборот фактически стал обязательным. Но и обычным компаниям стоит готовиться к введению таких требований. Лучше сделать это сейчас и приступить к внедрению КЭДО, чем потом в спешке пытаться избежать проблем с государством.
Электронный документооборот ведется на основе программ или сервисом. Они должны быть сертифицированы по законам РФ. Если вы еще не выбрали ПО для своей компании, советуем подключиться к «Добыто. КЭДО». Это современный модуль, где есть все необходимое для кадровой работы. Ниже расскажем о переходе на электронный кадровый документооборот в нашей компании на примере указанного сервиса.
Сколько времени у вас занял переход на электронный кадровый документооборот?С учетом обучение сотрудников, мы уложились в 2 недели. Но для крупных компаний (например, при наличии нескольких служб или филиалов) это может занять больше времени.
Полезные документы для вашей работы
Документ Образец графика отпусков Скачать Образец личной карточки работника Скачать Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации Скачать Образец приказа о приеме на работу Скачать Образец табеля учета рабочего времени Скачать Образец штатного расписания Скачать Образец приказа о переходе на КЭДО Скачать Образец формы лицевого счета работника Скачать
Переходим на электронный кадровый документооборот – практические советы и пошаговая инструкция
У каждой системы КЭДО есть интересные и полезные решения, хотя общий набор функций будет примерно одинаков. Программа должна обеспечить:
- полноценный маршрут документов, от разработки проекта до обмена подписанными экземплярами;
- работу со всеми видами электронных подписей;
- хранение текущих и архивных документов;
- защиту персональных данных граждан, а также сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну.
Чтобы привлечь клиентов, разработчики могут предложить множество дополнительных функций и модулей. Обычно дают возможность поработать с демоверсией или с полноценной системой в тестовом режиме. Также учитывают, кто приобретает ПО (крупная или небольшая организация, предприниматель). Для них могут предлагать разные тарифные планы, скидки и рассрочку по оплате.
Нужно ли сообщать в гос. органы о переходе на электронный документооборот по кадрам?По факту, об этом станет известно сразу после подключения к личным кабинетам на порталах ФНС и СФР. Через них вы будете отправлять отчетность и сведения по сотрудникам, расчеты по стажу и страховым взносам.
Выбираем программу или систему КЭДО
Переход на КЭДО всегда влечет расходы (разовые и последующие). Чтобы не потратить деньги впустую, нужно сразу определить требования, которые вы предъявляете к системе. Для нашей компании в их перечень входило следующее:
- возможность подключения к другим программам, которые мы используем в работе;
- удобство и простота настройки ПО, обучения и подключения сотрудников;
- возможность выбора схемы хранения данных и документов;
- стоимость программы, а также выпуска электронных подписей и подключения к системе.
В процессе тестирования и установки ПО мы обращали внимание еще и на качество службы поддержки. Это всегда актуально, даже если разработчик уверяет в отсутствии проблем. Рассматривая разные варианты систем, мы остановили выбор на «Добыто. КЭДО». Учитывая указанные выше требования, наша компания получила даже больше выгод, чем рассчитывала.
Разъясняет эксперт. Вы можете увидеть предложения о программах для решения отдельных кадровых задач. Для небольших фирм это может представлять интерес. Но в целом, только внедрение полноценной системы КЭДО решит все вопросы с электронным документооборотом. Это удобнее, чем подбирать и оплачивать несколько программ под разные цели.
Как подготовиться к внедрению электронного документооборота
Если организация ранее не работала с КЭДО, могут возникнуть некоторые сложности. Как минимум, вам предстоит:
- объяснить сотрудникам общие правила электронного документооборота, требования к безопасности при работе с документами;
- разработать и утвердить документы (о переходе на КЭДО, на все действия при работе с системой);
- определить сотрудников, которые будут отвечать за контакты с разработчиком ПО, установкой и настройкой системы;
- провести вводное обучение (мы дополнительно проводили еще и тестирование после учебы, давали практически задания по основным функциям «Добыто. КЭДО»);
- подключить сотрудников к системе (у специалистов кадровой службы и руководства будет полный доступ, а у рядового персонала – ограниченный).
С учетом стоимости ПО и выбранного тарифного плана, необходимо запланировать расходы в бюджете компании. Если у системы есть повышенные требования к технике, вам предстоит обновить или модернизировать оборудование. Но чаще всего завышенных требованиях в программах для КЭДО нет. Для полноценной работы требуется стабильный интернет, но он сейчас есть у каждой фирмы.
Чтобы ускорить переход на электронный документооборот, мы находились в постоянной связи со службой поддержки «Добыто. КЭДО». Нам помогли с установкой и настройкой системы, обучением персонала. Серьезных сложностей в освоении ПО не возникло. Ряд вопросов о подключении сотрудников к личным кабинетам был решен практически мгновенно.
Оформляем документы на КЭДО
Недостаточно установить систему КЭДО на оборудование компании или подключиться к онлайн-сервису. Компании-работодателю необходимо оформить ряд документов. В нашей организации в этот перечень вошли:
- приказ о переходе на электронный кадровый документооборот;
- письменные согласия от работников;
- инструкция по кадровому делопроизводству (была разработана на основе аналогичного документа, который действовал ранее);
- регламенты для допуска сотрудников к сведениям в КЭДО;
- правила работы с персональными данными и электронными документами;
- приказ о возложении специальных обязанностей на работников кадровой службы.
Также мы внесли изменения в должностные инструкции кадровиков, ведь порядок работы с электронными документами отличается от бумажных форм.
Отметим, что при подключении к «Добыто. КЭДО» мы получили доступ к большому массиву шаблонов и образцов документов (по сути, под каждый кадровый процесс). В итоге, кадровики перестали тратить много времени на поиск шаблонов и могли сразу приступить к разработке проекта документа. Большую помощь в работе оказало и наличие актуальных версий нормативных актов. Без их использования риски ошибок будут намного выше.
Как часто нужно менять систему кадрового документооборота?Рекомендуем внимательно взвесить все за и против, чтобы выбранная система использовалась вашей компанией как можно дольше. Смена программы и сервисов возможна, но повлечет значительные расходы.
Вводное обучение
Внедряя кадровый документооборот на базе «Добыто. КЭДО», мы провели обучение:
- специалистов кадровой службы (они изучили основные функции системы, схемы работы с документами и т.д.);
- рядовых сотрудников (они узнали, как работать с личным кабинетом в «Добыто», подавать и запрашивать документы);
- группы, которая будет заниматься текущим обслуживанием системы (она не заменяет службу поддержки «Добыто», но многие вопросы может решить самостоятельно).
Сначала обучение мы провели в демоверсии системы. Практически навыки работы с документами были отработаны сразу после установки и настройки «Добыто. КЭДО». Тестирование показало, что особых проблем в освоении программы не возникло.
Разъясняет эксперт. Наша компания на постоянной основе работает с самозанятыми. Хотя они не входят в штат компании, для оборота документов можно использовать систему «Добыто. КЭДО». Помимо прочего, мы оформляем договоры и акты, ведем учет выплат и переписку. Бухгалтерия имеет доступ к сведениям программы и может рассчитать, перевести оплату услуг самозанятым.
Подключение сотрудников к КЭДО
Персонал нашей компании получил ограниченный доступ к системе КЭДО. Для этого мы подключили сотрудников, открыли им личные кабинеты. Там можно:
- проверять и запрашивать любую информацию, связанную с трудовыми отношениями;
- подавать заявления, жалобы и другие виды обращений;
- формировать справки, выписки, копии других документов.
Дополнительно мы используем в работе модуль «Добыто. Знания». Он дает практически неограниченные возможности в обучении персонала, проверке знаний. Сотрудники имеют доступ к базе знаний, куда включены основные документы о работе компании, полезные материалы и нормативные акты.
Мы рассказали общую схему внедрения кадрового документооборота для коммерческой организации. Не стоит забывать, что на руководителя и ряда других должностных лиц необходимо оформить УКЭП (усиленные квалифицированные электронные подписи). Работник могут работать с системой при наличии простой подписи или УНЭП. Их можно выпустить непосредственно в Добыто. КЭДО».
Разъяснения эксперта. Общие правила внедрения КЭДО примерно одинаковы для всех систем. Также отметим, что модуль «Добыто» можно интегрировать с 1С и другими программами, которые использует ваша компания. Непосредственно в системе можно настроить доступ к личным кабинетам на сайтах ФНС и СФР. Еще больше полезной информации вы можете найти в других материалах на нашем сайте.
Заключение
- Для коммерческих организаций кадровый документооборот сейчас можно вести в бумажном или электронном виде. Лучше уже сейчас перейти на системы КЭДО, так как государство наверняка введет такое требование в ближайшие годы.
- Процесс внедрения электронного документооборота включает оформление документов, обучение персонала, установку и настройку программы. Если вы еще не выбрали систему, обратите внимание на «Добыто. КЭДО».
- Работать с КЭДО могут не только специалисты кадровой службы. Обязательно подключите к системе сотрудников, предоставьте им ограниченный доступ к документам и информации.