Работать с сотрудниками без официального оформления – незаконно. И вычисляется это очень просто – налоговая может по платежам с вашего расчетного счета заметить, что у вас есть работники. Например, если вы снимаете 1 или 2 раза в месяц одинаковую сумму как раз для выплаты зарплаты. Или что вы зарабатываете гораздо больше, чем другие предприниматели в таких же условиях, но работающие без сотрудников.
Еще быстрее это выясняется при конфликтах с сотрудниками, они просто пишут на сайте Роструда, что вы не отправляете их в отпуск, не оплачиваете больничные. И тогда вам придется не только заплатить все налоги и взносы, которые вы удержали, но и штраф до 30% от этой суммы.
Поэтому давайте разбираться, какие шаги вам нужно сделать, чтобы официально принять сотрудника на работу и избежать проблем.
ШАГ 1. Заключение договора.
Всего бывает два вида договоров: трудовой договор и договор гражданско-правового характера (ГПХ).
Трудовой договор заключают, когда сотрудник работает на вас регулярно, это может быть и 5 дней в неделю, и один день, главное здесь систематичность.
Гражданско-правовой договор заключается, если вы привлекаете сотрудников для выполнения какой-то одной конкретной задачи.
При трудовом договоре будут дополнительные расходы на отпускные, первые три дня больничного, страховые взносы в ФСС за нетрудоспособность и сверхурочные, которые оплачиваются за ваш счет. Ничего из этого исполнители на ГПХ не получают.
Но заменять трудовой договор на ГПХ нельзя, если это обнаружится, то придется сделать все выплаты, и будет назначен штраф для ИП – от 5 до 10 тысяч рублей, для юридических лиц – от 50 до 100 тысяч рублей.
ШАГ 2. Установить зарплату сотруднику.
Она не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ).
МРОТ бывает двух видов: федеральный и региональный. Вам нужно ориентироваться на региональный. Например, с 1 января 2024 года МРОТ в РФ – 19 242 руб. А региональный в Москве – 29 389, то есть намного больше.
Если вы принимаете сотрудника на неполную ставку, то зарплата может быть меньше МРОТ пропорционально доле ставки.
ШАГ 3. Определить, в какие числа будет выплачиваться зарплата.
Заработная плата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. Первую часть зарплаты называют авансом, его платят с 16 по последнее число текущего месяца. Вторую часть называют зарплатой и выплачивают с 1 по 15 следующего месяца.
Причем важно, чтобы между этими двумя датами было не меньше пятнадцати дней.
ШАГ 4. Определить график работ сотрудника.
Это может быть 5 дней работы и 2 выходных, сутки через двое, свободный график – вариантов множество.
Перед заключением трудового договора важно завести штатное расписание, в котором вы напишете, сколько сотрудников вам нужно для нормальной работы, их должности и зарплаты. Вы будете учитывать штатное расписание при найме сотрудников.
ШАГ 5. Собрать пакет документов у сотрудников.
Основные документы: паспорт, трудовая книжка, СНИЛС, документы воинского учета, документы об образовании или квалификации. Полный пакет бумаг зависит от должности, на которую вы нанимаете человека.
После этих 5 шагов вы сможете спокойно заключить с сотрудником трудовой договор и подписать приказ о приеме на работу.
Дальше вам нужно будет зарегистрироваться в Фонд социального страхования (ФСС). На это у вас есть всего 30 дней после заключения договора, если опоздаете, то вам выставят штраф от 5 до 10 тысяч рублей.
Новые сотрудники – это рост компании, нанимая их, вы переходите на новый предпринимательский уровень. Чтобы оформить первого сотрудника правильно и не получить за него штраф, обратитесь в Центр Защиты Бизнеса Ирины Смирновой, где специалисты помогут составить договор и учесть все нюансы.