В данной статье рассмотрим основные аспекты перевода сотрудника на удаленную работу с учетом изменений 2024 года и нужно ли подавать ф. ЕФС-1 в этой ситуации.
В современном мире концепция удаленной работы становится все более популярной и актуальной. Одним из способов адаптации к новым реалиям рабочей среды является перевод сотрудника на удаленную работу. Этот шаг не только обеспечивает безопасность и удобство для сотрудников, но также открывает новые возможности для компаний в плане гибкости рабочего процесса и увеличения производительности.
Что такое дистанционная работа
Дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети "Интернет", и сетей связи общего пользования (ТК РФ).
Правила перевода сотрудника на удаленку
В настоящее любой работодатель может столкнуться с желанием сотрудника работать из дома или появляется производственная необходимость в этом.
Разберем, в каких случаях можно перевести сотрудника на удаленку и что для этого нужно сделать.
Главное, что нужно знать - работодатель имеет право перевести сотрудника на удаленную работу в двух случаях:
1. По желанию сотрудника;
2. По своей инициативе.
Во всех случаях необходимо соблюсти определенные правила. Рассмотрим подробнее.
Если желание о переводе на удаленку у работодателя и сотрудника совпадут, то работодателю достаточно будет разработать дополнительное соглашение и дать подписать сотруднику
В этом соглашении необходимо указать:
- Срок, в течение которого сотрудник будет осуществлять удаленную работу - постоянно или временно (ч. 2 ст. 312.1 ТК).
- Как будет осуществляться документооборот с сотрудником (подача заявлений, ознакомление с локальными актами, передача результатов работы и отчет о них, а также как и в какие сроки стороны будут подтверждать факт получения информации и документов друг от друга (ст. 312.3 ТК).
- Порядок предоставления работодателем сотруднику техники и других ресурсов, необходимых для работы, либо компенсации расходов на использование личного оборудования (ст. 312.6 ТК).
Условия взаимодействия удаленных работников с работодателем могут быть определены в локальных актах работодателя, например, в Положении о дистанционной работе. Перед заключением дополнительного соглашения сотрудник должен быть ознакомлен с указанным локальным актом и подписать его, и в самом соглашении можно ссылаться на положения данного документа.
Подписание дополнительного соглашения и ознакомление сотрудника с локальным актом можно провести как в письменной, так и в электронной форме. Электронные документы подписываются в соответствии с законодательством об электронных подписях.
Если у работника есть желание, а работодатель не хочет переводить сотрудника на удаленку, он должен быть готов обосновать свое решение в суде. Отказ работодателя сочтут правомерным, если соблюдаются такие условия (определение 8 КСОЮ от 07.03.2023 № 88-5420/2023):
- Сотрудник не может работать удаленно, поскольку его должностные обязанности предполагают очное присутствие на рабочем месте;
- Работодатель не может предоставить сотруднику возможность работать удаленно.
При переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя учитываются условия, описанные в разделах 74 и 312.9 ТК
- Перевод из-за организационных изменений - это процедура, при которой условия трудового договора меняются из-за изменений в организационных или технологических условиях работы. Например, если была проведена структурная реорганизация производства.
Работодатель обязан подтвердить, какие изменения привели к необходимости перевести сотрудника на удаленную работу.
📌 Бланк Дополнительного соглашения на перевод на временную удаленную работу можно скачать по ссылке
Чтобы соблюсти процедуру перевода без нарушений, работодатель должен выполнять следующие шаги:
1. Письменно уведомить сотрудника об изменениях в условиях трудового договора и обосновать их необходимость не позднее чем за два месяца до перевода на удаленную работу.
2. Предложить сотруднику все доступные вакансии как в данной местности, так и в других локациях, если это предусмотрено коллективным договором, трудовым соглашением или иными соглашениями. Если сотрудник отказывается от предложенной работы, работодатель имеет право уволить его согласно законодательству.
3. Подписать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, если после уведомления он соглашается с переводом на удаленную работу.
- Перевод в исключительных случаях возможен по решению работодателя и в случае возникновения чрезвычайных обстоятельств, таких как природные и техногенные катастрофы, производственные аварии, несчастные случаи на производстве, эпидемии и другие угрозы для жизни населения.
Для этого необходимо:
1. Разработать и утвердить специальный Локальный нормативный акт, в котором определены условия временного перевода на удаленную работу.
2. Ознакомить всех сотрудников, подлежащих переводу, с этим документом, не требуя их подпись, используя способы, подтверждающие получение информации, например, ценное письмо с описью вложения.
3. Уведомить службу занятости о временном переводе сотрудников на удаленную работу путем предоставления соответствующего отчета по форме, установленной министерством труда.
В случае временного перевода сотрудника на удаленную работу без предоставления необходимого оборудования, сотрудник имеет право отказаться от работы, а время простоя считается по причинам, не зависящим от сторон трудового договора.
📌 Образец Дополнительного соглашения на перевод на удаленную работу можно скачать по ссылке
Нужно ли подавать форму ЕФС-1 при переводе сотрудника на удаленную работу
Когда сотрудника переводят на удаленную работу, в СФР подаются сведения из подраздела 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1.
В графе 3 указывают «ПЕРЕВОД»;
В графе 6 — код ОКЗ и код «ДИСТ».
Сведения подают не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел перевод.
📌 Бланк формы ЕФС-1 и другие полезные документы можно скачать по ссылке