«Выживает не самый сильный и не самый умный, а тот, кто лучше всего адаптируется к изменениям» - Чарльз Дарвин
И еще одно популярное высказывание «Все течет, все меняется» - Гераклит. То есть мир постоянно развивается и меняется. И своевременные изменения должны происходить в организации. Данные изменения должны определять и внедрять менеджеры компании, иначе организация отстанет от общего развития региона, страны, общества и упустит свои выгоды и прибыль.
Важной составляющей и функцией управления является контроль. Процессы контроля тесно связаны между собой и могут быть представлены как единый процесс под названием «Управление изменениями».
Изменения – это замена управленческого решения вследствие воздействия различных благоприятных и неблагоприятных, объективных или субъективных факторов при разработке и реализации поставленных задач.
Выделяют в целом постепенные, внезапные и трансформационные изменения. Эта классификация изменений зависит от их уровня и скоротечности процесса.
Организация – это сложная и комплексная система на которую влияют различные факторы внешней и внутренней среды. Менеджеры компании должны решить определенную дилемму любой системы: поддерживать стабильности или эволюционировать (меняя внутреннее содержание организации) беря во внимание текущую деятельность и/или долгосрочные перспективы. Здесь во внимание необходимо брать и текущее состояние и стратегию развития (то есть в комплексе рассматривать вопросы развития). Причем необходимо своевременно выявлять момент, когда организация начинает вразнобой функционировать с окружающей средой под влияние макроэкономических факторов. И вот здесь и нужно проводить управление изменениями.
То есть можно выделить следующие причины изменений: внешние и внутренние. Для реализации внешний изменений необходимо: анализировать технологические и иные тренды, оценивать смежные ниши и новые сегменты рынка, уточнять целевые клиентские группы и их потребности, оптимизировать продуктовые предложения, корректировать ценностные предложения. А в рамках внутренних изменений необходимо: анализировать слабые стороны компании и своевременно устранять причины аномалий и перекосы в деятельности, оптимизировать систему управления бизнесом, эффективно управлять издержками организации, повысить качество ключевых ресурсов компании, разработать и реализовывать программу управляемых изменений (утвержденный руководством перечень проводимых изменений).
При этом существуют следующие основные причины возможных изменений:
А) Случайности в проектных решениях;
Б) Совершенствование средств, методов, материалов;
В) Отставание от графика;
Г) Изменение расценок.
Виды изменений можно разделить на внутренние и внешние. Внутренние изменения зависят от параметров полученного задания: сроков, поставок, графиков, финансирования и другое. Внешние осуществляются на макроуровне: политика, право, экономика, технический прогресс и т.п. и никак не зависят от деятельности рассматриваемого управляющего субъекта. Влияние изменений (и внутренних, и внешних) могут варьироваться в очень большом диапазоне: от глобальных до незначительных. Все изменения в конечном итоге влияют на «магический треугольник проектной деятельности», то есть когда возникают дополнительные затраты, изменяются сроки, качество выполнения работ.
Управление изменениями включает в себя фазу внедрение изменения (постановку менеджером новых задач коллективу) и контроль изменений (проверка выполнения коллективом новых поставленных задач для итогового достижения глобальной цели компании).
Основная функция управления изменениями – координация деятельности людей, то есть необходимо сделать так, чтобы сотрудники компании или команда проекта начали работать по новому, чтобы они изменили привычные для себя методы работы. И вот здесь начинаются проблемы процесса управления изменениями: не все сотрудники соглашаются с новыми правилами и принципами работы, вводимыми в рамках управления изменениями. Менеджеры могут наталкнуться на психологические и социальные барьеры в поведении людей. Если удастся изменить поведение сотрудников (объяснить изменения, договориться или ввести их в принудительном порядке (что нежелательно)) и мотивировать людей выполнять работу по новому, согласно новым правилам, тогда начнут происходить изменения в структурных подразделениях и в организации в целом. И тогда можно говорить о внедрении изменений в компании.
То есть управление изменениями организации затрагивает три уровня: индивидуальный (уровень исполнения заданий работниками), коллективный (уровень реализации изменений в структурных подразделениях) и организационный (уровень всей организации в целом).
Выделяют следующие причины сопротивления изменениями:
Также к причинам сопротивления изменениями можно отнести низкую вовлеченность сотрудников, а также отсутствие согласованности в команде, а именно из-за туннельного видения вводимых изменений, проблемы коммуникации, искажение информации, отсутствие сотрудничества, координации или низкой эффективности деятельности работников.
К причинам низкой вовлеченности сотрудников в процесс управления изменениями можно отнести следующее:
Исходя из этого, менеджер, реализующий сопротивления коллектива, должен применить различные методы и способы преодоления сопротивлений. Выделяют в целом следующие способы преодоления сопротивления (рисунок 3):
Поэтому для вовлечения сотрудников в реализацию изменений и обеспечения эффективного управления изменениями менеджер должен обладать следующими навыками: коммуникации, организаторскими способностями, целеполагания и планирования, переговорного процесса, работы с документами, принятия управленческих решений в условиях неопределенности, управления изменениями, разрешения конфликтов, лидерства (объединения людей, завоевания доверия и уважения сотрудников, направления их в новом направлении, развитие команды и создание новых лидеров), делегирования, мотивирования, контроля, достижения результата и прочее.
По Анри Файолю выделяют следующие функции руководителя - менеджера (рисунок 4):
Таким образом, управление изменениями должно осуществляться системно и последовательно с учетом компетенций (знаний и умений) менеджера по определенному алгоритму, представленному ниже (рисунок 5):
Управление изменениями включает в себя определенные процедуры, представленные на рисунке 6:
Данные процедуры проводятся в комплексе для выявления отклонений по реализуемым мероприятиям и их своевременной корректировки.
Согласно Джону Коттеру существует 8 шагов к успешным изменениям, представленным на рисунке 7:
В целом, для реализации управления изменениями можно выделить всего 3 базовых этапа по модели Курта Левина (рисунок 8):
Данные этапы должны быть осуществлены последовательно и с фиксацией всех достигнутых результатов. Эти этапы можно осуществлять циклично, если процесс управления изменениями достаточно обширный и долгосрочный.
Таким образом, организация – это отдельная организационная система. Любая система адаптируется и эволюционирует, приспосабливаясь под меняющееся окружение. В новых реалиях выживают организации, способные быстро меняться. Изменения могут иметь как внутреннюю, так и внешнюю причину, поэтому регулярные, пошаговые, спланированные изменения предпочтительнее разовых. Планируя изменения важно знать, что ресурсы в организации ограничены, поэтому не нужно менять все и сразу, а важно определить приоритеты изменений.
Изменения нужно рассматривать позитивно, так как они были, есть и будут. Но нужно понимать, что люди не склонны к переменам, и сопротивление изменениям возникает практически в любом новом проекте и оно неизбежно. В целом важно проанализировать причины сопротивления изменениям и разработать план нейтрализации сопротивлений. Чтобы преодолеть сопротивление людей, нужно создать состояние дискомфорта и при этом показать ожидаемое будущее. Часто причина сопротивления вызвана недостаточной или неверной информацией, поэтому нужно информировать сотрудников правильно. Реализуя изменения необходимо фиксировать промежуточные результаты и их нужно сделать видимыми окружению. Эффективная коммуникация в организации – это база для гармонизации совместной деятельности, в том числе и в рамках управления изменениями.
Подписывайтесь и ставьте лайки!
Рада Вашим комментариям!
Всем успехов в познании нового и реализации своих знаний на практике!