Что такое почтовая комната?
Почтовая комната является промышленным решением, созданным для улучшения логистики внутри офиса или корпорации. В рамках этого решения, в помещении клиента — будь то офис или представительство — организуется специальная зона, предназначенная для работы сотрудников компании «Курьер Сервис Экспресс». Эти сотрудники занимаются обработкой почты и других отправлений.
Внедрение почтовых комнат осуществляется по принципу аутсорсинга и представляет собой полезный инструмент для компаний, стремящихся к эффективной обработке больших объемов корреспонденции, как входящей, так и исходящей. Это особенно актуально для организаций с обширным документооборотом на бумажных носителях, хотя может быть применимо и в других случаях.
Цели и задачи сервиса
Возможности сервиса
- Сервис обеспечивает принятие, каталогизацию и упорядочивание всех приходящих и уходящих почтовых отправлений. Это помогает предотвратить ошибки в адресации, потерю важных документов и данных, а также неправильную отправку почты.
- Каждое отправление обрабатывается в соответствии с установленными компанией правилами, гарантируя точное и своевременное доставление до получателей. Сотрудники КСЭ осуществляют постоянное отслеживание всех посылок, позволяя в любой момент узнать их точное местоположение. Для удобства отправки могут быть сконсолидированы, то есть собраны в общую партию.
- Команда КСЭ занимается сортировкой и обеспечивает своевременную доставку отправлений непосредственно по указанным адресам, что позволяет бизнесу избежать дополнительных затрат на услуги внешних курьеров.
- Специалисты почтовой комнаты также отвечают за сортировку внутренних документов и обеспечивают их адресную доставку внутри офиса, представительства или филиала компании, гарантируя персонализированный подход.
Преимущества КСЭ
«Курьер Сервис Экспресс» внимательно относится к потребностям своих заказчиков, предлагая индивидуализированные подходы, специально настроенные под уникальные требования и цели каждого клиента.
Аутсорсинг почтовой комнаты представляет собой продуманное решение для улучшения процессов обработки и распределения почтовых отправлений, обеспечивающее их надежную доставку по назначению и позволяющее уменьшить расходы на курьерские услуги.
Все больше компаний различного масштаба прибегают к услугам почтовой комнаты по причине:
- Уменьшения работы для сотрудников, поскольку обязанности по приему, отправлению и сортировке почты теперь ложатся на плечи команды КСЭ.
- Упрощения процесса отправки корреспонденции по всей России, благодаря всегда присутствующим на месте сотрудникам транспортной компании.
- Гарантии личной передачи всех отправлений и документов непосредственно в руки получателям, подтвержденной их подписью. Это обеспечивает уверенность в точности доставки.
- Возможности наблюдать за внутренней логистикой офиса в реальном времени, включая моменты получения отправлений и расходных материалов, что обеспечивает полную прозрачность процессов.
- Реального времени отслеживания местоположения всех отправлений, что позволяет точно планировать время доставки, маршруты посылок, быстро получать информацию о задержках и эффективно реагировать на любые изменения.
Для организации почтовой комнаты переходите на наш сайт!