Развитие электронного документооборота в России продолжается активно. Перевод кадровой документации в электронный формат имеет множество преимуществ, и поэтому цифровизация кадрового делопроизводства была лишь вопросом времени. Изменения в трудовом законодательстве позволили работодателям вести кадровую документацию в электронном виде без необходимости дублирования на бумажных носителях. Но является ли кадровый электронный документооборот обязательным? Почему следует организовать КЭДО уже сейчас? Как это повлияет на кадровое делопроизводство?
Давайте рассмотрим, является ли кадровый электронный документооборот обязательным и почему его следует внедрить уже сейчас.
Обязателен ли кадровый электронный документооборот
Действительно, цифровизация стала основным направлением развития в различных сферах бизнеса. Она позволяет перевести значительную часть документов в электронный формат, что сокращает объем работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упрощает работу сотрудников и становится неотъемлемым инструментом в кадровом делопроизводстве, а в некоторых случаях даже обязательным.
Однако, некоторые организации все еще используют как бумажные, так и электронные документы, что может вызывать сложности в сортировке, обеспечении надежности хранения и других аспектах. Полное переход на электронный формат документов в кадровом делопроизводстве может помочь устранить эти сложности и обеспечить более эффективную и надежную работу с кадровыми документами.
Работа с электронными документами имеет много преимуществ:
Сокращение расходов.
Действительно, в отличие от бумажного делопроизводства, электронный документооборот (ЭДО) не требует затрат на бумагу и печать. Отправка документов в электронном формате обычно обходится гораздо дешевле, чем отправка бумажных документов. Оценки показывают, что стоимость отправки документов в электронном формате может быть в 5-7 раз ниже по сравнению с бумажными документами.
Оптимизация работы внутри предприятия.
Переход на электронный документооборот позволяет сохранять документы в электронном архиве, который доступен с любого устройства. Это обеспечивает удобство и гибкость в работе с документами, так как можно получить доступ к ним в любое время и из любого места.
Одно из значительных преимуществ электронного архива - быстрый поиск по базе данных. В отличие от поиска в бумажном архиве, который может занимать много времени и требовать физического перемещения по месту хранения документов, поиск в электронном архиве занимает всего несколько секунд. Это позволяет сэкономить время и повысить эффективность работы с документами.
Ускорение бизнес-процессов.
Отправка бумажных документов требует не только финансовых затрат, но и значительного времени. При переходе на электронный документооборот скорость передачи документов становится практически мгновенной. Это позволяет существенно сократить время, которое ранее было затрачено на отправку и доставку бумажных документов.
Сэкономленное время можно эффективно использовать для планирования и выполнения других задач. Благодаря электронному документообороту, сотрудники могут быстро обмениваться документами, совместно работать над проектами и принимать оперативные решения.
Контроль над документооборотом.
Отслеживание документов и их статуса в системе электронного документооборота (ЭДО) становится гораздо проще. Файлы с документами практически невозможно потерять, так как их копии регулярно сохраняются на сервере. Передача данных осуществляется по защищенным каналам, что обеспечивает высокий уровень безопасности и предотвращает несанкционированный доступ к информации.
Организация новых процессов по работе с персоналом.
Теперь сотрудники не привязаны к офису, что позволяет пересмотреть политику найма и работать более гибко. Аналогичная ситуация возникает и с кадровыми документами, поэтому понять необходимость перехода на электронный кадровый документооборот становится очевидным.
Трудовое законодательство РФ предусматривает большое количество документов, связанных с работой - более 80 типов. Учитывая множество документов и длительные сроки их хранения (например, трудовые договоры хранятся 75 или 50 лет в зависимости от даты заключения), переход на электронный документооборот становится необходимостью.
Пандемия коронавируса также оказала значительное влияние на ситуацию. Многие организации перешли на удаленную работу, и в условиях пандемии удаленная работа стала серьезным стимулом для перехода на электронный кадровый документооборот в 2020 году.
Таким образом, гибкость работы, необходимость соблюдения требований трудового законодательства и изменения в рабочих условиях стали основными факторами, способствующими переходу на электронный кадровый документооборот.
Лёгкое подключение
iКЭДО за 2 дня! Хочу!
Пилотные проекты по внедрению кадрового электронного документооборота
5 мая 2020 года Минтрудом РФ был запущен эксперимент по кадровому электронному документообороту на основании Федерального закона от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ. Участие в эксперименте позволяло организациям полностью отказаться от бумажных документов. Участники получали право вести всю кадровую документацию в электронном формате и заверять документы различными видами подписи, за исключением трудового договора, который требовал квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи.
Эксперимент по внедрению обязательного кадрового электронного документооборота представлял интерес для многих работодателей, особенно в период пандемии, когда подписание кадровых документов сотрудниками происходило удаленно. Кроме того, это соответствовало стратегии государства по цифровизации различных сфер жизни, включая социально-трудовые отношения. Например, большинство государственных услуг теперь доступны в онлайн-режиме, трудовые книжки оформляются только в электронном виде для новых сотрудников с 1 января 2021 года, а надзорные органы все чаще запрашивают электронные документы при проведении проверок.
Изначально эксперимент планировалось завершить 31 марта 2021 года, но затем его продлили до 15 ноября 2021 года. В результате эксперимента были внесены изменения в трудовое законодательство, позволяющие всем работодателям перейти на электронный кадровый документооборот на постоянной основе.
Следующий эксперимент по переходу на кадровый электронный документооборот в отдельных органах государственной власти стартовал 1 июня 2023 года. Отличием нового эксперимента от предыдущего является обязательное использование Единой информационной системы управления кадровым составом государственной гражданской службы РФ (ЕИСУКС) федеральными органами в пилоте. Коммерческие организации могут использовать собственные информационные системы или платформу "Работа в России" в рамках эксперимента. Некоторые эксперты предполагают, что "Работа в России" может стать основной цифровой платформой для кадрового электронного документооборота в будущем, но использование этой платформы не является обязательным, поскольку работодателям разрешено использовать собственные информационные системы или сторонние решения.
Кадровый электронный документооборот: какие изменения произошли в законодательстве
29 апреля 2021 года в Госдуму был внесен законопроект, который дополняет Трудовой кодекс РФ статьей 22.1. Эта статья закрепляет возможность оформления и использования кадровых документов в электронном виде без необходимости их дублирования на бумаге. Основная цель изменений заключается в создании больших возможностей для удаленного трудоустройства.
Внесение поправок в Трудовой кодекс РФ позволяет гражданам устраиваться на работу в другом городе и заключать трудовой договор без необходимости посещения офиса. Документы, требуемые отделом кадров, можно будет визировать дистанционно с использованием электронной подписи.
По задумке инициаторов законопроекта, для организации кадрового электронного документооборота будет использоваться цифровая платформа "Работа России", на которой работодатели смогут создавать и хранить кадровые документы. Подключение к платформе будет возможно через портал "Госуслуги" или через информационную систему работодателя, при условии, что она соответствует требованиям Трудового кодекса РФ.
Федеральный закон № 377-ФЗ, подписанный Президентом РФ Владимиром Путиным 21 ноября 2021 года, утверждает результаты рассмотрения законопроекта.
Изменения в трудовом законодательстве, позволяющие организациям перейти на электронный документооборот, вступают в силу в следующем порядке: для организаций, участвовавших в эксперименте, с 16 ноября 2021 года, а для остальных организаций с даты публикации Федерального закона № 377-ФЗ.
Когда станет обязательным кадровый электронный документооборот
На данный момент кадровый электронный документооборот (КЭДО) не является обязательным. Власти считают нецелесообразным требовать обязательное внедрение КЭДО от работодателей, так как многие компании до сих пор используют бумажные документы. Работодатель имеет право самостоятельно решить, будет ли компания переходить на КЭДО.
Если работодатель принимает решение о внедрении кадрового электронного документооборота, он должен уведомить сотрудников. Для подключения сотрудника к КЭДО требуется его согласие, за исключением новых сотрудников, которые будут приниматься на работу после 31 декабря 2021 года - они будут автоматически подключены к КЭДО, если оно организовано в компании.
Кроме того, внедрение КЭДО может быть предусмотрено коллективным договором для всей организации, если большинство сотрудников согласится на переход. Работодатель обязан покрыть расходы на оформление электронных подписей для сотрудников.
Согласно поправкам в статью 68 Трудового кодекса РФ, приказ о приеме на работу больше не является обязательным документом, а трудовой договор служит подтверждением наличия трудовых отношений.
Для подписания указанных документов работодатель может использовать только квалифицированную электронную подпись, в то время как сотрудники могут использовать неквалифицированную электронную подпись.
Кадровый электронный документооборот будет обязательным в будущем. В рамках программы цифровой трансформации в социальной сфере, утвержденной Правительством РФ 8 ноября 2021 года, переход работодателей на электронный кадровый документооборот будет обязательным. Изначально планировалось внедрить обязательный КЭДО до 2024 года, согласно прогнозам Минтруда.
Текущий эксперимент по организации КЭДО перед его обязательным внедрением завершится 31 мая 2024 года, а отчет по нему будет представлен до конца июня 2024 года. Следовательно, можно предположить, что обязательного перехода на КЭДО с использованием платформы "Работа в России" до конца 2024 года не будет.
Также определен срок технической доработки платформы "Работа в России" для обработки больших объемов данных, который не превышает 2024 год. Если отзывы о платформе будут положительными, то с 1 января 2025 года могут быть внесены изменения в порядок ее обязательного применения для всех работодателей.
Таким образом, обязательного перехода на КЭДО не будет до конца 2024 года, однако рекомендуется начать подготовку к нему уже сейчас.
Как подготовиться к обязательному кадровому ЭДО: рекомендации эксперта
Андрей Журавлёв
руководитель направления Кадровый ЭДО, Калуга Астрал
Для подготовки к обязательному кадровому электронному документообороту (КЭДО) следует обратить внимание на следующие аспекты:
1. Обеспечение доступа к электронным документам через интернет: необходимо убедиться, что сотрудники имеют возможность получать доступ к своим кадровым документам через интернет.
2. Оформление электронных подписей: работникам необходимо оформить электронные подписи, которые позволят им подписывать и визировать документы в рамках КЭДО.
3. Изменения в политике информационной безопасности: внесите соответствующие изменения в политику информационной безопасности компании, чтобы учесть особенности работы с кадровыми документами в электронном формате.
Касательно обязательности КЭДО, на данный момент нет четко определенной даты для полного перехода. Однако уже сейчас можно наблюдать тенденции к выполнению контрольных функций со стороны регулятора. Обязательный кадровый электронный документооборот неизбежен, и у организаций есть достаточно времени для подготовки к этому событию.
Астрал разработала сервис, который поможет компаниям организовать электронный кадровый документооборот, выпустить цифровые подписи для сотрудников и создать все необходимые условия для быстрой и удобной дистанционной обработки документов.
Вывод:
На данный момент организация кадрового электронного документооборота (КЭДО) для работодателей не является обязательной мерой. Работодатель имеет право самостоятельно решить, будет ли он переводить кадровое делопроизводство в электронный формат. Однако, планы правительства указывают на то, что КЭДО станет обязательным в будущем, и это лишь вопрос времени. Поэтому рекомендуется начать переход на кадровый электронный документооборот уже сейчас, чтобы быть готовым к обязательному внедрению в будущем.
Чтобы переход на обязательный КЭДО прошёл гладко, подключите сервис Астрал i КЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами, а также организовать массовый выпуск электронных подписей для своих сотрудников.