Бумага надежнее и всегда под рукой! Электронные данные украдут! И вообще ЭДО — это дорого! Разбираемся, какие мифы о переходе на ЭДО до сих пор витают в компаниях, и имеют ли они под собой реальную основу.
1. Бумага надежнее
Скорее, словом «надежнее» тут подменяется слово «привычнее». А вот с тем, надежнее ли, можно поспорить. Портал klerk.ru приводит пример: в бумажном документе недобросовестные партнеры могут с легкостью подменить листы и подчистить данные, подделать печать или подпись. Но если они решат провернуть такое в ЭДО, система выдаст ошибку, и вы моментально увидите несоответствия.
2. В дебрях систем данные потеряются, а бумага всегда под рукой
Бумажные документы тоже имеют свойство теряться, да еще как. Подшили не в ту папку, положили не на ту полку — все это до боли знакомо тем, кто работает с документами. А теперь представьте, что к вам нагрянула проверка из налоговой. Аврал вам обеспечен. Не говоря уже о бедствиях вроде пожара, наводнения и т.д., в которых у вас всё попросту безвозвратно пропадет. С ЭДО же такие ситуации исключены: все входящие и исходящие документы автоматически сохраняются на серверах оператора.
3. Бумаги, по крайней мере, никто не увидит, а цифровые данные могут утечь
Этот аргумент выглядит более логичным, чем предыдущие два. Однако зачастую любой посетитель офиса может видеть стопки бумаг, хаотично разбросанные по столам, и какая уж тут секретность! Но даже если у вас не так, следует помнить,что все операторы ЭДО работают по защищенным протоколам. Войти в систему можно либо по логину и паролю, либо по сертификату ЭЦП. Пароли хранятся в защищенном месте, а ключи сертификатов есть только у самих клиентов. За сохранность данных операторы отвечают по закону. И если сам сотрудник никому не передаст своих секретных данных — его документы надежно защищены.
4. ЭДО с контрагентами настроить нереально, так как все работают через разных операторов
Да, действительно, все работают через разных операторов. Но это не повод похоронить идею о внедрении ЭДО или заставлять партнера менять оператора. На помощь здесь приходит роуминг: многие операторы сегодня уже успешно взаимодействуют между собой, и их количество растет.
5. ЭДО — это дорого!
Давайте просто посчитаем, какие затраты несет компания с бумажным документооборотом. Во-первых, нужно закупить бумагу, папки и другую канцелярию. Во-вторых, расходные материалы: картриджи, тонеры, краски. В-третьих, средства идут на ремонт и обслуживание печатающей техники. В-четвертых, на содержание помещений для хранения документов. В-пятых, приходится тратиться на почтовую отправку корреспонденции и услуги курьеров.
ЭДО обойдется компании на несколько порядков дешевле.
И наконец, помните, что бумажный документооборот — это потраченное время сотрудников на работу с документами: распечатка, согласование, подшивка и т. д.
Узнать, как мотивировать сотрудников переходить на кадровый ЭДО, каким требованиям должна соответствовать современная система ЭДО, и многое другое, вы сможете на мероприятиях CFO Russia: Одиннадцатая конференция «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике» (18 апреля) и Двадцатый форум «Внутренний и внешний электронный документооборот» (23-24 мая). На форуме «Внутренний и внешний ЭДО» выступит представитель ФНС, которому вы сможете задать свои вопросы🔥 Роман Чубаров, начальник отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления электронного документооборота, ФНС России, в своем докладе рассмотрит актуальные вопросы использования МЧД.