Компания, принимающая решение о внедрении новой информационной системы, обычно учитывает предстоящие финансовые затраты. Многие также осознают, что им придется вложить свое время, усилия руководства и ключевых сотрудников. Они понимают, что перед ними стоит большой объем работы и стресс. Но какие преимущества предлагает автоматизация?
Если вы задумались над проектом автоматизации, возможно, уже выявили некоторые из преимуществ. Польза от автоматизации может быть классифицирована условно. Например, если что-то помогает нам меньше тратить, то это дает нам возможность больше зарабатывать. Или если мы можем более оперативно вывести сотрудника на работу, скорее всего, он начнет быстрее приносить пользу компании.
Из этих примеров видно, что все преимущества взаимосвязаны, и классификация условная. Мы решили типизировать преимущества, прежде всего, чтобы рассмотреть их с разных точек зрения. Возможно, ознакомившись с эффектами из различных категорий, вы сможете добавить собственные преимущества и расширить список целей проекта.
Оптимизация
1. Единая точка ввода данных:
В организациях, где автоматизация бизнес-процессов вводилась поэтапно, разные функции могут быть автоматизированы в разных системах. Это может привести к дублированию данных и затратам на контроль за целостностью информации. Важной целью автоматизации является создание единой точки ввода данных, что позволяет вводить информацию один раз и в одном месте.
2. Снижение вероятности человеческих ошибок:
Создание единой точки ввода данных уменьшает необходимость повторного внесения информации в различные системы, что снижает риск ручных ошибок. Кроме того, качественная автоматизация позволяет ограничить диапазон данных, которые могут быть введены сотрудниками, что способствует уменьшению числа ошибок.
3. Снижение зависимости от "человеческого фактора":
При автоматизации знания сотрудников интегрируются в бизнес-процессы и учетные системы. Это уменьшает зависимость от уникальных навыков отдельных сотрудников и упрощает процесс введения новых сотрудников в работу, так как многие задачи теперь выполняются учетной системой.
Контроль
4. Улучшение собираемости дебиторской задолженности и повышение контроля над финансами:
Эффективная автоматизация позволяет лучше контролировать задолженность клиентов и финансовые процессы. Информация о договорах, отгрузках, сроках оплаты и т. д. позволяет регулировать отгрузки клиентам-должникам и анализировать дебиторскую задолженность по срокам долга для принятия управленческих решений.
5. Появление информации для принятия управленческих решений:
Благодаря оперативному отражению всех действий в информационной системе появляется доступ к данным для анализа. Это включает финансовые результаты по различным аспектам деятельности компании, что позволяет руководству быстро принимать решения на основе актуальных данных.
6. Ускорение получения управленческой отчетности:
Система автоматизации позволяет получать управленческую отчетность значительно быстрее благодаря наличию всех необходимых данных в системе и их корректности.
Чтобы узнать подробнее о том как можно контролировать работу своей компании с помощью автоматизации вы можете связаться с нами по телефону
+7 (495) 885-64-17
7. Прослеживаемость:
Хранение истории исполнения заказов и производственных операций позволяет быстро выявлять и разрешать проблемы. Прослеживаемость продукции от начала до конца производственного процесса обеспечивает возможность быстрого реагирования на отклонения в качестве и устранения проблем в процессе производства.
Снижение затрат
8. Уменьшение простоев производства:
Контроль за наличием необходимых запасов в оптимальный момент времени позволяет избежать простоев производства. Автоматизированная система расчета запасов на основе текущих заказов и остатков на складах улучшает планирование производственного процесса.
9. Обнаружение и устранение хищений:
Проект автоматизации может выявить и предотвратить хищения и злоупотребления на ранних этапах. Автоматизация процессов делает их более прозрачными и контролируемыми, что уменьшает возможности для мошенничества и недобросовестного поведения.
10. Снижение расходов на доставку и хранение ТМЦ:
Эффективное управление логистикой, доставками и складскими операциями с помощью автоматизации позволяет сократить расходы на доставку и хранение товарно-материальных ценностей, уменьшая издержки на складирование и оптимизируя процессы доставки.
11. Повышение качества складских операций и снижение их стоимости:
Использование информационных систем для управления складскими операциями позволяет оптимизировать процессы хранения и перемещения товаров, что приводит к повышению качества и снижению стоимости складских операций.
12. Снижение расходов на оплату труда:
Автоматизация может заменить часть функций, ранее выполняемых сотрудниками, что ведет к сокращению расходов на оплату труда. Например, уменьшение дублирования данных и контроля их целостности может привести к необходимости меньшего количества сотрудников или перераспределению их обязанностей.
Стандартизация
13. Наведение и поддержание порядка в справочниках и классификаторах:
Автоматизация позволяет создать регламент для ведения справочной информации, что предотвращает появление дубликатов и беспорядка в справочниках, устанавливая единые правила для создания и архивации элементов.
14. Появление жестко зафиксированных процессов:
Внедрение учетной системы позволяет стандартизировать процессы в компании, обеспечивая их выполнение в соответствии с установленными правилами и предотвращая отклонения от норм.
15. Повышение управляемости процессов:
Система автоматизации позволяет управлять процессами, отслеживать их ход и результаты, анализировать эффективность работы сотрудников и улучшать процессы в целом.
16. Фиксация менеджментом условий:
Автоматизация позволяет фиксировать четкие условия, такие как ценообразование, условия продаж и закупок, что предотвращает произвольные действия сотрудников и обеспечивает прозрачность в бизнесе.
17. Облегчение вывода на работу нового сотрудника:
Благодаря документации и инструкциям, описывающим роли пользователей и процессы работы в системе, вывод нового сотрудника на работу становится проще и эффективнее, уменьшая зависимость от передачи опыта от сотрудника к сотруднику.
Всех этих преимущества мы добиваемся с помощью наших специалистов, кстати их резюме вы можете посмотреть в нашем телеграмм канале
Рост продаж
18. Повышение среднего чека в рознице:
Использование апсейлов в автоматизированных системах розничной торговли может стимулировать увеличение среднего чека за счет предложения сопутствующих товаров, акций и скидок, что способствует увеличению объема продаж.
19. Повышение конверсии лидов и сделок за счет управления ходом сделки в CRM-системе:
Внедрение CRM-системы позволяет более эффективно управлять процессом продаж, отслеживать каждый этап сделки, управлять активностями и повышать конверсию лидов в сделки, что способствует росту продаж.
20. Повышение прозрачности продаж:
Интеграция информационных систем, таких как телефония, почта, мессенджеры, позволяет увеличить прозрачность взаимодействия с клиентами. Это способствует улучшению коммуникации, сбору данных о клиентах и сделках в одной системе, что повышает эффективность продаж и уменьшает риски потери данных при смене персонала.
Больше полезной информации о автоматизации вы можете узнать здесь