или 10 вредных советов по написанию делового письма
Хочешь, чтобы от твоих писем людей бросало в дрожь? Мечтаешь о том, чтобы твои коллеги при прочтении твоих сообщений рвали на себе волосы? Или просто твоей страстью является показывать людям, где их место? Тогда эти 10 советов помогут тебе в создании идеального письма.
Тема письма должна вызывать интригу
Никогда не пиши тему так, чтобы можно было сразу понять, о чем письмо. Тогда тот, кто получит письмо, сразу поймет, о чем оно, а это нам не нужно. Куда лучше тему вообще не писать! Тогда адресат будет заинтригован его содержимым и точно прочитает.
Ключевых слов в теме избегай, если читатель не сможет запомнить всё, что было в письме, он его недостоин. Да и к тому же ты читал много книг про шпионов и знаешь, что в случае важной информации нужно сделать так, чтобы ее потом не нашли.
Помни, хорошее письмо сложно найти, легко потерять и невозможно забыть!
Добавляй как можно больше коллег в переписку
Все твои коллеги жаждут поучаствовать в переписке с тобой. Да и вообще, людям в последнее время стало так одиноко, поэтому тебе необходимо добавить их в переписку. В конце концов, если в переписке нет минимум 20 человек, зачем вообще начинать общение? Да, не все понимают, зачем они нужны в копии этого письма. Есть вероятность, что им придется прочитать все 20 сообщений, которые были до этого, и не исключено, что вопрос вообще не в их зоне ответственности.
Еще хуже, если ты в переписке будешь указывать конкретных людей, когда хочешь получить от них ответ. Ты ведь хочешь дать всем возможность высказаться и спросишь: «Коллеги, что вы думаете по данному вопросу?» Тогда каждый сможет предложить свежую и конструктивную идею.
И еще один лайфхак, чтобы вопрос решился быстрее! Добавляй как можно больше руководителей в копию, они-то точно разберутся, как решить вопрос.
Простыня текста лучший формат подачи
У людей развивается клиповое мышление, они разучились думать и читать. Не дай им скатиться в пучину дофаминовой наркомании, ты же не видео с котиком из «Тик-Тока», чтобы всем нравиться, да и время на твои письма у людей всегда есть.
Посмотри на текст ниже, ну разве это не чудо чудесное, каждый легко и непринужденно сможет его прочитать:
Поэтому пиши длинные письма, где сможешь поделиться эмоциями, переживаниями и впечатлениями. В корпоративной переписке не должно быть сухости и краткости, ты же читал все 4 тома «Войны и мира» и понимаешь, что для мысли нужен простор.
Возможно, твои знакомые советовали тебе почитать книгу «Пиши, сокращай», но таким знакомым доверять не стоит. Они точно хотят сбить тебя с правильного пути. Руководитель или коллеги 100% не любят четкие и структурированные письма, так как в них нет вкуса, а только сухие цифры, факты, кому это нужно.
Помни: краткость, структура, разбивка текста на абзацы, заголовки и прочие украшательства — это от лукавого, не ведись на это.
Не нужно уважать читателя и относится к нему с заботой
Маугли воспитывали по волчьим законам, и посмотри, какой достойный человек вырос! А с чего вдруг ты должен относиться к своему коллективу как к маленьким детям. Все взрослые люди и должны были привыкнуть к боли и страданиям.
Вот пару советов, чтобы улучшить твою работу:
- Хочешь получить оперативно ответ, используй эти слова: нужно еще вчера, приоритетная задача, ASAP, срочно, вопрос на контроле у руководства!!!
- Если уже идет длинная ветка переписки, то можно сэкономить время на объяснение, просто написав: смотри переписку ниже
- Коллега ушел в отпуск, а тебе все еще нужно работать, тогда пиши ему в мессенджерах, чтобы проверил корпоративную почту.
- Подрядчик или коллега просит у тебя правки — пиши: «Коллеги, а вы сами не замечаете ошибок?»
- Хочешь подсветить всем, что ты трудоголик: пиши письма на выходных, после 21 вечера любого дня и т. д.
А если хочешь показать свою значимость, то как бы неспециально перепутай имя адресата. Так ты покажешь, что ты один, а их вон сколько.
Одно письмо про все задачи
Тебе хочется спихнуть решение своих задач на других? Хочешь прикрыть себя и в случае чего обвинить коллег? Ты не хочешь, чтобы на твое письмо отвечали оперативно?
Тогда вот тебе совет: чтобы твои письма проигнорировали, смешай в них как можно больше разных задач. Чем больше дел ты укажешь, тем вероятнее, что получатель просто забудет о части из них. Или еще лучше — будет постоянно откладывать твое письмо, чтобы вернуться к нему тогда, когда появится время. В итоге твои проблемы станут чужими, а твои вопросы останутся без ответа, а ты сможешь всегда сказать, что не получил ответ от коллег, поэтому не смог решить свою задачу вовремя.
А если вдруг твой руководитель остался недоволен твоим ответом, возвращайся в пункт 4, там есть советы, как простимулировать коллег ответить тебе быстрее.
Ошибки в тексте придают тебе индивидуальности
Твоя учительница по русскому языку говорила, что с твоими знаниями грамматики, орфографии и пунктуации ты ничего не добьешься? Самое время показать ей, что она была не права, и без этих правил ты добился таких успехов. Просто помни, люди невнимательны, и твою пропущенную запятую или то, что ты не знаешь, куда ставить «ь» в «тся», никто не заметит.
А зачем тебе тратить на эти мелочи свое ценное время?
Вложений или отсылок много не бывает
Если в рамках твоей работы необходимо делиться с коллегами файлами, вот советы, которые позволят сделать письмо хорошим.
- Всегда скидывай в почте ссылку на исходники, даже если получателю они не нужны. В идеале, если получатель вообще смотрит документы с телефона, тогда архив на 10 ГБ будет ему максимально приятен.
- Документов много не бывает. Не хочешь разбираться сам в документах? Не вопрос, скинь их своим коллегам, пусть они сами разбираются в том, какие документы нужно посмотреть, как их нужно интерпретировать и какой ответ ты от них ждешь.
- Ссылки не стоит подписывать. Пусть пользователь сам переходит по ним, чтобы разобраться, в каких ссылках какие файлы лежат.
- Не хочешь искать на почте старые файлы? Не проблема, просто напомни, что ранее ты их скидывал в других письмах, тот, кто получает письмо, сам разберется, где найти нужный документ.
- В нашей компании есть общий диск со сроком хранения 3 дня, используй его всегда. Ведь если твой получатель не скачал файл сразу, это его проблемы, должен был сразу включиться в задачу из твоего письма.
Переходи на ты в первом же письме
Те времена, когда все общались на «Вы», давно прошли. Ты где-то слышал, что переход на «ты» позволяет налаживать социальные связи? Поэтому панибратство и сленг — твои лучшие товарищи. Хочешь расположить к себе людей в начале диалога — начинай письмо с «приветик». Нужно кого-то поблагодарить в письме за хорошо проделанную работу? Можно сказать «спасибки». Ну и не забывай, что женщинам нравится, когда их имена произносят с уменьшительно-ласкательным суффиксом. Ну кому будет неприятно, если его будут называть в переписке Олечкой, Анечкой, Сонечкой?
Возраст тут совсем не главное. Более того, человеку старой закалки будет вдвойне приятно переходить на «ты».
Не забывай про обязательные атрибуты
Есть вещи, без которых письмо потеряет всякий смысл. Просто запомни и используй эти словосочетания в любом письме, тогда тебя будет ждать всеобщая любовь и успех:
- Коллеги
- Заранее спасибо
- Я вас услышал
- Искренне ваш…/ с уважением…
- Как вы уже знаете/как я уже говорил
- Доброго времени суток — пожалуй, это лучшее начало диалога
Ниже приложил еще фразы, которые помогут в общении. Чтобы было удобнее читать, кликни на картинку:
Письмо должно выдерживаться как хорошее вино
Если тебе пришло важное письмо, не спеши отвечать на него. Возможно, отправитель таким образом хочет тебя проверить. Правильно как после первого свидания выдерживать минимум 3 дня прежде чем на него ответить, иначе твой собеседник может подумать, что у тебя куча свободного времени и ты ничем важным не занят.
Как понять, что на письмо пора отвечать:
- Твой собеседник отправил повторное письмо
- Дедлайн по задаче уже вышел
- Если в переписке несколько людей, дождись, пока ответят все
- Если все вышеперечисленное не случилось, выжди 3 дня, а лучше — неделю
Прочитав эту статью, ты стал на шаг ближе к тому, чтобы писать письма, которые будут вызывать бурю эмоций у читателя. Ставь лайк, если в твоем почтовом ящике полно писем из примеров. И жду подписку на канал, что бы не пропустить следующую статью про пассивную агрессию.