Электронные подписи бывают трех видов: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (НЭП) и усиленная квалифицированная (КЭП). Усиленные подписи во многом похожи: в отличие от ПЭП, обе базируются на сложных криптографических решениях и защищают подписантов от односторонних правок. Но отличия все же есть. Например, если стороны документооборота используют НЭП, им надо подписать соглашение о признании этого вида ЭП аналогом собственноручной подписи. Расскажем об этом подробнее.
Что представляет собой соглашение о признании НЭП
Это соглашение заключается между участниками электронного документооборота, например, между сотрудниками и работодателем или между клиентом и банком.
В документе стороны соглашаются использовать неквалифицированную электронную подпись, признавая ее юридическую силу.
Соглашение может быть составлено в свободной форме.
Соглашение о применении усиленной неквалифицированной электронной подписи обычно включает следующие разделы:
- Термины и определения. Здесь даются определения ключевым понятиям: электронная подпись, документные системы, неквалифицированная электронная подпись, проверка неквалифицированной электронной подписи и т.д.
- Предмет соглашения. В этом разделе стороны подтверждают, что электронные документы, подписанные с использованием НЭП, признаются равнозначными документам с рукописной подписью.
- Порядок заключения соглашения. Как осуществляется подписание соглашения, с какой даты оно считается заключенным и до какого момента действует.
- Условия и порядок использования НЭП. Здесь обычно указывают, что НЭП используется в соответствии с требованиями российского законодательства (№63-ФЗ «Об электронной подписи»).
- Порядок признания (проверки подлинности и действительности сертификата) НЭП. Участники соглашения должны определить, каким образом будет проходить проверка подлинности неквалифицированных подписей с каждой из сторон.
- Права и обязанности сторон. Стоит указать, что стороны обязаны обеспечивать конфиденциальность, а при любых попытках несанкционированного доступа — незамедлительно уведомлять выдавший НЭП удостоверяющий центр.
- Ответственность сторон. Главная мысль здесь – стороны несут ответственность за содержание подписанных ими электронных документов.
- Порядок разрешения споров. После соблюдения претензионного порядка урегулирования все споры и разногласия подлежат разрешению в суде.
- Заключительные положения и прочие условия.
- Реквизиты и подписи сторон, участвующих в соглашении.
Это значит, мне придется подписывать такое соглашение с каждым контрагентом?
Необязательно. Действующее законодательство допускает разные механизмы присоединения к соглашению об использовании неквалифицированной электронной подписи.
Если пользователь подключается к какой-либо системе, например, к системе электронных торгов или системе Банк-Клиент, он подписывает соглашение об использовании неквалифицированной электронной подписи при подписании договора с тендерной площадкой или банком. Как правило, в таких договорах есть отдельный раздел, который и является соглашением о применении УНЭП.
Если все стороны документооборота используют один сервис, например, Sign.Me, этого тоже не потребуется, так как пункт о признании НЭП уже есть в пользовательском соглашении.
А еще это соглашение может быть составлено в виде публичной оферты, к которой можно присоединиться буквально одним кликом.
Соглашение о применении УНЭП в КЭДО
НЭП совместима с большинством существующих платформ и систем кадрового электронного документооборота (КЭДО). Ее использование делает процесс подписания и согласования документов более удобным для всех участников процесса, где бы они ни находились.
Соглашение о применении усиленной неквалифицированной электронной подписи в кадровом электронном документообороте заключается между работодателем и работником.
При принятии на работу новых сотрудников для использования НЭП в КЭДО можно не заключать дополнительное соглашение между работодателем и работниками. Достаточно прописать порядок использования УНЭП в трудовом договоре. Однако условие об УНЭП в договоре должно быть обязательно.
Компании, которые часто принимают на работу сотрудников по договору ГПХ, могут согласовать применение НЭП другим способом: при регистрации в своей системе КЭДО они могут предложить сотруднику присоединиться к пользовательскому соглашению, в котором использование УНЭП признано аналогом собственноручной подписи.