Роструд сказал, можно, если сумма, которую работник отказывается возвращать, не превышает его среднего месячного заработка (см. информацию в Телеграм-канале Роструда).
Обосновывается такая позиция следующим:
Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться в том числе для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях (ст. 137 ТК РФ).
Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает основания и размеры удержания.
По законодательству работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка за причиненный ущерб (ст. 241 ТК РФ).
Такая ответственность может возлагаться и в полном размере, но только в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. Таким случаем является недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).
Если сумма денежных средств, подлежащих возврату, не превышает средний месячный заработок, удержание производится по распоряжению работодателя.
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом (ст. 248 ТК РФ).
Начислять ли на невозвращенный подотчет НДФЛ и взносы, читайте в «КонсультантПлюс». Пробный доступ бесплатный.