На вопрос отвечает Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Вопрос
В нашей организации в который раз возникает вопрос при работе с письмами: с какой буквы – прописной или строчной – нужно писать должность подписанта после фразы «С уважением,»?
Ответ
В Приложении № 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1] (далее – Примерная инструкция) размещен рекомендуемый образец служебного письма. В этом образце наименование должности после этикетной фразы «С уважением,» написано с прописной буквы.
Однако каких-либо конкретных положений о том, что наименование должности после заключительной этикетной фразы нужно писать именно с прописной буквы, нет ни в Примерной инструкции, ни в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), ни в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016). Попробуем разобраться в этом вопросе самостоятельно.
Определим, частью каких реквизитов является фраза «С уважением,» и наименование должности. В п. 3.71 Примерной инструкции сказано, что письмо заканчивается заключительной этикетной фразой. В п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в пункте содержатся требования к оформлению реквизита 18 «Текст документа») есть пример такой фразы, который состоит именно из словосочетания «С уважением,» и запятой после нее. В п. 5.8 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой. Вывод: фраза «С уважением,» входит в состав реквизита 18 «Текст документа», а наименование должности – в состав реквизита 22 «Подпись».
Извлечение из ГОСТ Р 7.0.97-2016
5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
[…]
Несмотря на это в делопроизводственных нормативных документах нет конкретного положения, в котором было бы однозначно установлено, с какой именно буквы – прописной или строчной – нужно писать наименование должности в реквизите 22 «Подпись». Однако при любых условиях во всех примерах, расположенных в этих документах для наглядности, наименование должности в составе реквизита 22 «Подпись» написано с прописной буквы. Именно такое оформление считают правилом и на практике несмотря на то, что текст письма закончен запятой, а не точкой.
К слову, в письме наименование должности может являться частью вступительного обращения. И есть конкретное положение, в котором зафиксировано, с какой именно буквы его следует писать в этом случае. В п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что в обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы.
________________________
[1] Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.