При использовании в работе функционала программы 1С:ERP удается сократить время, необходимое на обработку каждого заказа, его подготовку, снизить до минимума вероятность ошибки при прогнозировании. При этом все документы, которые могут потребоваться в процессе, размещены в разделе «Закупки» программы, что позволяет существенно упростить работу с ними, повысив эффективность работы сотрудников, отвечающих за данное направление.
Основные функции подсистемы «Закупки»
Пользователям в подсистеме «Закупки» открывается возможность автоматизировать следующие процессы в рамках управления предприятием:
· контроль сроков поставки;
· отслеживание взаимозачетов с поставщиками предприятия;
· регистрация условий сотрудничества с поставщиками, контроль выполнения обязательств сторонами договора;
· анализ причин сбоев в поставках, невыполнения обязательств.
Параметры ведения учета в каждом случае пользователь настраивает самостоятельно. Для этого достаточно зайти в соответствующий раздел во вкладке «НСИ и администрирование».
Управление запасами с помощью 1С:ERP
Программа 1С:ERP позволяет управлять запасами предприятия в зависимости от характеристик конкретной позиции, ее востребованности по следующим схемам:
· планирование закупки в случае необходимости длительного ожидания поставок;
· поддержание определенного запаса, достаточного для стабильной работы предприятия, при коротких сроках поставки;
· покупка определенных товаров под заказ.
В «НСИ и администрирование» для настройки опции указаны все необходимые позиции. Чтобы их расширить, достаточно зайти в раздел «Обеспечение потребностей» во вкладке «Склад и доставка». В результате у пользователя появляется возможность получения интересующих его данных в расширенном или упрощенном варианте.
При упрощенном определении потребностей предприятия будут сформированы заказы поставщикам, в качестве основания для них берется информация по поддержанию на складе необходимой для работы номенклатуры товаров и данных об отгрузке. В расширенном варианте появляется возможность применения различных схем, позволяющих учитывать такие факторы, как сроки поставки, интервалы между ними, потребность в определенных позициях.
Управление закупками в данном случае требует настройки. Во вкладке «НСИ и администрирование» размещены справочники «Склады и магазины» и «Номенклатура». В каждой из них пользователь устанавливает соответствующие настройки, отражающие требования к «Способам обеспечения потребностей» и «Параметрам поддержания запаса».
В качестве примера приводим следующий вариант настройки. Во вкладке «Склады и магазины» это будет выглядеть следующим образом:
Для раздела «Номенклатура» настройка выполняется так:
Во вкладке «Параметры поддержания запасов» (она расположена в разделе «Склады и магазины») у пользователя есть возможность для каждой позиции определить оптимальный метод, позволяющий в нужный момент времени в необходимом предприятию объеме сформировать заказ на поставку.
В рамках управления закупками предприятия с помощью программы 1C:ERP есть возможность выбора метода обеспечения запасов. В зависимости от особенностей товара, при настройке доступны следующие варианты:
· по установленной для данной позиции норме;
· по минимальным и максимальным показателям;
· по статистике;
· с формированием страхового запаса для обеспечения непрерывного производственного процесса;
· для обеспечения отгрузки по заказам.
Также для оптимизации процесса управления запасами предлагается возможность настроить способы закрытия потребности, возможные источники по каждой позиции номенклатуры с указанием сроков и объема закупки. Для перехода к этой функции из вкладок «Номенклатура» и «Склад и магазины» необходимо зайти в «Способы обеспечения потребностей».
При использовании данной опции у пользователя появляется возможность для выбранной позиции номенклатуры сформировать следующие настройки:
· срок исполнения заказа по транспортировке, поставке;
· способ удовлетворения потребности предприятия (это может быть перемещение, производство своими силами или с привлечением подрядной организации, закупка, сборка);
· период времени, на который предприятие будет обеспечено по данной позиции необходимым для работы ресурсом;
· гарантированный срок, в течение которого должна быть выполнена отгрузка.
При этом принцип формирования таких заказов может быть плановым, регулярным или привязанным к фиксированным датам.
В итоге у пользователей 1C:ERP в данной подсистеме появляется возможность создания единого механизма управления запасами с выбором оптимального способа их пополнения. В рамках управления предприятием автоматизация данного направления позволяет существенно упростить все процессы, сократив нагрузку на персонал, исключив вероятность влияния человеческого фактора на качество и своевременность принятия подобных решений.
Поставщики и цены
Одним из важных направлений в управлении закупками является регистрация условий, по которым они выполняются, правил сотрудничества, зафиксированных при заключении договоров. Для автоматизации этого процесса в разделе предусмотрена вкладка «Соглашения с поставщиками».
У пользователя программы появляется возможность автоматизировать процесс формирования базы с ценами действующих поставщиков и их конкурентов на рынке. Это значительно упрощает процесс анализа ситуации, сравнения предлагаемых условий.
Возможны ситуации, когда номенклатура у предприятия и компании-поставщика не совпадает по одной и той же позиции. Решением вопроса в таком случае может стать включение функции, при помощи которой программа будет использовать для работы один из вариантов формулировки. Чаще всего в этом случае задают в настройке команду об использовании для анализа номенклатуры поставщика.
Такой же подход к настройке программы управления предприятием помогает учитывать нюансы сотрудничества с разными компаниями, у которых производится закупка по одинаковым номенклатурным позициям. Использование базы поставщиков будет оптимальным решением и в ситуации, когда планируется загрузка номенклатуры из прайса поставщика.
Для решения этой задачи в разделе «НСИ и администрирование» предусмотрена вкладка «Настройка НСИ и разделов». После перехода в нее откроется возможность входа в «Номенклатуру».
У пользователей есть возможность выбрать оптимальный для себя способ внесения данных в базу. При использовании программы выполнять такую работу можно вручную, при загрузке прайса, предоставленного поставщиком, или документа по заказу товара. Чтобы получить доступ к «Номенклатуре поставщика», в карточке контрагента предусмотрена кнопка «Еще».
В качестве примера рассмотрим ситуацию, когда на предприятии позиция по заказу обозначена как «Мойка С-789», в то же время поставщик в документации указывает ее как «Мойка С-789. Металлическая». С использованием функции «Номенклатура поставщика» проблем с автоматизацией процессов не возникнет.
Также пользователям доступна функция «Регистрация цен поставщиков». Данные можно фиксировать с помощью прайс-листов, используя для решения этой задачи рабочее место в разделе «Закупки», или на основании созданного заказа. Для загрузки можно использовать внешний файл, при необходимости изменить указанные ранее показатели.
«Регистрация цен поставщика» предусматривает автоматическое формирование документа с обновленными данными. Для перехода к нему программой предусмотрена гиперссылка с рабочего места пользователя «Изменение цен».В функционал программы управления предприятием входит не только формирование баз с ценами, но и анализ предложений других компаний, сравнение их условий. Результаты такой работы оформляются в виде отчетов, которые помогут принять обоснованное решение по закупке при заказе для сотрудничества на наиболее выгодных условиях.
Отдельным направлением в функционале 1С:ERP является формирование отчетности по совершенным закупкам. Соответствующий раздел открывает доступ к автоматически составленным документам. В качестве примера стоит проанализировать отчет «Условия закупок», в котором собраны данные по одной из позиций при сотрудничестве с различными компаниями. В результате пользователь получает анализ цен по каждой из позиций для принятия окончательного решения.
Информация достаточно наглядно представлена, для удобства работы с документом самая низкая стоимость выделяется зеленой заливкой.
Настройки заказов поставщикам в 1С:ERP
Для формирования заказа в программе управления предприятием 1С:ERP нужно включить опцию «Заказы поставщикам» или «Поступление по нескольким заказам».
Также в доступный пользователям функционал входит:
Продолжение статьи читайте на нашем официальном сайте.
Оригинал статьи находится здесь: https://l-it.pro/publications/1s-erp/1s-erp-8-podsistema-zakupki-osobennosti-vozmozhnosti-preimushchestva/
