Всем привет!
А вы знали, что excel это волшебная палочка для всех сфер деятельности?
📌 Excel – наиболее распространенный инструмент для обработки большого массива данных, которыми пользуются экономисты и финансисты во всех компаниях и предприятиях.
📖 Однако, многим сотрудникам крайне муторно выполнять операции по объединению большого объема данных для быстрого поиска необходимой информации в Excel.
📖 При больших или объемных массивах данных надстройка Power Query становится вариантом, который спасет вас от рутинной работы.
Итак, где используется надстройка Power Query
🟢 Power Query — это модуль или, как говорят в народе, надстройка преобразования любых числовых данных, которые есть в книге Excel.
🟢Так как данная надстройка доступна во многих версиях Excel, её можно использовать в любых сверах деятельности, где есть цифры или хотя бы небольшая статистика данных.
💬 Плюсы надстройки Power Query
1️⃣ Power Query интуитивно понятная система для применения её на практике.
📍Этот инструмент знакомый и понятный интерфейс, который не зависит от того, из какого источника данные (Excel, SQL, Power Bi и др.) или в каком они формате (даже поддерживает pdf-формат).
2️⃣ Изменения в массив можно вносить на каждом этапе.
📍Каждое преобразование данных массива сохраняется в виде запроса и он может загружаться в отчет или использоваться другими запросами.
📍В любой момент можно выбрать один из этапов и внести в них изменения.
⚠️ В Power Query нет кнопки отмены. Вы отменяете действие, удаляя примененный этап.
3️⃣ Скорость обработки массива данных.
📍Power Query обрабатывает сложные массивы данных быстрее, чем формулы Excel или макросы.
4️⃣ Можно дублировать группы этапов.
📍Вы можете создавать повторно используемые запросы Power Query, а затем применять их к различным наборам данных.
🔍 Для этого нужно всего лишь нажать правой кнопкой по меню «Запросы» и выбрать команду «Дублировать».
💬 Минусы надстройки Power Query
📝 Power Query является мощным инструментом для анализа данных, но и у него есть минусы:
1️⃣ Проблемы с совместимостью с Excel старше 2013 года.
📍Power Query может быть несовместим со старыми версиями Excel, на сколько я знаю, версия 2010 года не работает с этой надстройкой.
⚠️ Лучше установите себе версию Excel 2016 года и не заморачивайтесь, с версией 2013 года тоже не все так просто.
2️⃣ Не воспринимается с первого раза.
📍Обычному сотруднику компании сразу сложно обучиться использовать Power Query, больший набор функций обязывает некоторого понимания языка "программирования", взаимосвязей данных, последовательности действий и, наверное, на 4+ владением программой Excel.
3️⃣ Нет способа контролировать данные автоматически.
📍При работе с надстройкой необходимо отслеживать ошибки, тип данных, пустые и нулевые значения, взаимосвязи колонок.
4️⃣ Power Query – это не про командную работу.
📍Параллельно работать нескольким экономистам в одном файле открытых на разных компьютерах, даже если файл Excel храниться в одной совместной папке, практически не возможно.
📎 Сам я конечно не пробовал, но честно скажу и необходимости не было, так как параллельно что-то делать это "мартышкин труд".
Всё можно распутать.
📌Полезные преобразования данных в Power Query.
С помощью Power Query можно проще и эффективнее, чем в Excel, выполнять следующие операции:
🟢 Перемещать столбцы. Это делают с помощью нажатия левой кнопки мыши.
🟢 Разделять данные в столбцах. Преобразование → Разделить столбец → По количеству символов.
🟢 Все запросы в одном месте. В панели слева в рабочей области находятся все запросы данной книги.
🟢 Функции дублируются. Можно нажать на столбец правой кнопкой мыли и все функции выпадут в меню.
🟢 Быстрый доступ к языку программирования "М". Панель → Просмотр → Расширенный редактор.
Продвинутые пользователи работают в самом редакторе, но это надо быть как минимум 80-го уровня.
💬 Кратко, для чего нужна экономисту Power Query
📌 Загружать данные в Excel из различных источников.
📌 Собирать данные из файлов всех основных типов данных ,как поодиночке, так и сразу из всех файлов указанной папки.
📌 Редактировать полученные данные от лишних столбцов или строк, повторов, лишних пробелов или непечатаемых и нечитаемых символов и др.
📌 Приводить данные в порядок. Исправлять регистр, заполнять пробелы, добавлять правильную "шапку" таблицы, разбивать слитный текст на столбцы и др.
📌 Менять таблицы, приводя их в соответствующий вид (фильтровать, сортировать, менять порядок столбцов, добавлять итоги и др).
📌 Подставлять данные из одной таблицы в другую по совпадению одного или нескольких параметров.
🟡 Приведу пример. Я сам лично как-то столкнулся с проблемой, мне нужно было проанализировать большой массив данных за период 2010-2016 гг. из ОСВ с программы 1С.УПП по счету 10-Материалы.
А как вы знаете, в ОСВ по счету 10 указывается информация по количеству и сумме по номенклатуре, на начало периода, обороты и на конец периода, информация выглядит как одна большая сплошная портянка.
Массив данных нужно было перевести из горизонтали в вертикаль, разделить сумму и количество, оставить только конечное сальдо, убрать дубликаты, отредактировать номенклатуру, убрать лишние точки и запятые, убрать пустые ячейки, присвоить другие имена колонкам, сделать вычисляемые поля (это тоже можно сделать в Power Query в области для редактирования).
После того, как я посмотрел ролики на ютубе, нашел то, что мне нужно, естественно, я сразу не понял, как это делать, и после работы дома уже смотрел обучающие видео и практиковался, благо на решение задачи не было установлено конкретного срока.
🔴( Да-да, я знаю что вы сейчас скажете, если бы ты был продвинутым пользователем в Excel, то мог бы обойтись стандартными функциями, но я вот решил попробовать другой инструмент, так как он экономит кучу времени, по крайней мере план такой был).
В общем, с первого раза ничего не получилось, так как инструмент новый и на первый взгляд не воспринимается, НО после нескольких попыток и предварительного пролистывания книги Скульптор данных в Excel с Power Query я всё же получил желаемый результат.
Конечно же были проблемы со слиянием запросов, преобразованием таблиц, параметрами запросов и так далее, но всё это решается, благо информации в интернете навалом.
В итоге получилась таблица, которую я хотел, скриншот выкладывать не буду, так как подписывал соглашение о неразглашении корпоративных данных.
⚠️ Есть существенный минус, если вы не практикуете работу в Power Query, то как следствие последовательность и функционал начинает забываться, ну это лично у меня такая проблема.😂
💬 5 советов для комфортной работы в Power Query
📕 Параметры наше все. Они позволяют задавать переменные, которые потом можно использовать в запросах. Подходит для данных, которые меняются периодически.
📗Фильтры облегчают жизнь. Поможет в работе с нужными данными, т.е. только те, которые реально нужны. Подходит для работы с выборками.
📘 Группировка и суммирование наши лучшие друзья. Поможет в работе с большими объемами данных. Подходит, если надо выделить наиболее важную информацию.
📙 Сортируй и властвуй. Поможет структурировать данные и упорядочить строки. Подходит, когда анализ нужен в определенном порядке.
📒 Шаблонные действия – прошлый век. Создавай свои этапы, чтобы оптимизировать работу. Поможет, если надо объединить несколько действий, позволит использовать повторно данный этап для обработки других данных (грубо говоря, сделай свой шаблон, но уникальный).
Ну а у меня на этом всё. Если статья была полезна, то ставьте лайки, подписывайтесь на канал по ссылке ниже, оставляйте комментарии.
☑️P.S. для закрепления материала оставляю пару полезных ссылок, обязательно переходите по ним.
🔎Полезная книга👉 тут.
🔎Интересный канал по работе в Excel 👉ссылка тут. (Не занимаюсь продвижением канала, просто очень много полезной информации).