В ходе приема в колледжах данные абитуриентов должны быть внесены в Федеральную информационную систему ГИА и приема в течение 3-х дней с момента регистрации или изменения (Приказ Рособрнадзора № 805 от 11.06.2021 г., п.II-9).
Чтобы выполнить требования по своевременному вводу информации, в состав приемной комиссии обычно включают дополнительно компетентного сотрудника, который ежедневно выполняет эту трудоемкую кропотливую техническую работу.
В состав программного продукта «UralSPO: Приемная комиссия колледжа» входит сервис импорта в ФИС ГИА и приема, который не только заменяет такого сотрудника, но и делает эту работу качественнее и продуктивнее. Так, импортировать весь контингент абитуриентов 700-1000 человек можно за 2-3 минуты.
Импорт основан на том, что информация, вводимая программно в Федеральную систему, многократно проверена в базе данных «UralSPO»:
- секретарем приемной комиссии при регистрации абитуриента визуально;
- абитуриентом и его родителями в распечатанном и подписанном заявлении;
- программно по формату, допустимым значениям. СНИЛСы проверяются по алгоритмам ПФР. Адреса выверяются по Классификатру адресов России.
Таким образом, программа «UralSPO» окупает себя за счет сокращения ручного труда по вводу данных уже в первый месяц своей эксплуатации.
Информационная модель «UralSPO» в основном совпадает с ФИС ГИА и приема, используется общепринятая в образовании терминология, справочники Федеральной системы, одни и те же информационные объекты:
- план приема «UralSPO" - это объем и структура приема ФИС;
- конкурсы «UralSPO» из плана приема импортируются в конкурсы ФИС со своими обозначениями и характеристиками;
- электронная учетная карточка абитуриента «UralSPO» – это анкета (заявление) ФИС. Код абитуриента в локальной базе данных – это номер его заявления (анкеты ФИС);
- список приказов полностью совпадает со списком приказов в Федеральной системе, каждый приказ включает список принятых.
База данных абитуриентов «UralSPO» более подробная, поскольку для учета в колледже нужны сведения, необязательные для ФИС ГИА и приема. В формах ввода «UralSPO» обязательные реквизиты для импорта отмечены знаком «*» и их наличие и правильное заполнение контролируется в процессе регистрации заявления и перед выполнением загрузки информации в Федеральную систему.
Программный продукт «UralSPO: Приемная комиссия колледжа» реализует главное преимущество автоматизации: однократный ввод информации и многократное её использование в дальнейшем в различных целях.
Автоматизация трудоемких процессов по вводу, контролю и обработке информации – залог продуктивной работы приемной комиссии!