Представьте, что вам нужно провести инвентаризацию имущества организации. Вы начинаете переписывать всю мебель, оборудование, инвентарь и пр., тратите уйму времени и сил, допускаете ошибки из-за человеческого фактора. Другое дело, если автоматизировать этот процесс — поочередно сканировать штрих-коды с объектов с помощью специального мобильного устройства, а идентификацию и учет имущества доверить программе. Все происходит быстро, точно и без ошибок.
Как организовать учет имущества по штрих-кодам на предприятии и что для этого нужно — узнаете далее.
Зачем ведут учет имущества на предприятии
Имущество компании — активы, приобретенные за счет собственного капитала, заемных средств и обязательств перед контрагентами. Это основные средства, денежные вложения, материально-производственные запасы, дебиторская задолженность и пр.
Основные средства — материальные активы, используемые для производства или поставки товаров, предоставления услуг. Примеры: недвижимость, оборудование, транспорт. Ожидаемый срок эксплуатации — более 12 месяцев.
Учет имущества на предприятии позволяет определить наличие, контролировать перемещение, состояние и степень износа техники, основных средств. Если вести его неправильно, возникнет путаница в документах, не исключены убытки и даже штрафы со стороны контролирующих органов.
Инвентаризацию имущества можно проводить когда угодно, но в некоторых ситуациях она обязательна. Перечислим их:
- выкуп, передача в аренду, продажа имущества организации;
- преобразование государственного либо муниципального унитарного предприятия;
- составление годовой бухгалтерской отчетности (исключение — проведение инвентаризации имущества после 1 октября отчетного года);
- смена материально ответственных лиц (МОЛ);
- выявление фактов кражи или порчи имущества;
- стихийные бедствия или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
- реорганизация или ликвидация предприятия.
Примечание! Инвентаризация основных средств может проводиться не реже 1 раза в 3 года, библиотечных фондов — 1 раза в 5 лет.
Как организовать учет имущества по штрих-кодам и что для этого нужно
Прежде всего, нужны сами штрих-коды. Как правило, это линейные или QR-коды, в которых зашифрованы данные: наименование предприятия, объекта, инвентарный номер и прочие.
Наклейки со штрих-кодами наносят на учетные объекты — на каждом оборудовании или инвентаре должен быть свой уникальный идентификатор. Ведение учета имущества сводится к считыванию их камерой мобильного устройства и дальнейшей обработке данных с помощью специальной программы. Она же отвечает за обмен информацией с системой учета.
Давайте разберемся, какое нужно использовать оборудование, чтобы печатать и сканировать маркировку основных средств. Расскажем о программе из линейки DataMobile — DM.Invent, которая позволяет идентифицировать объект по штрих-коду и вести учет имущества.
Как печатать штрих-коды: какое оборудование использовать
Итак, вы сгенерировали штрих-коды, теперь их нужно распечатать. После — нанести на объекты имущества. Для печати используется принтер этикеток, в качестве расходного материала — стикеры с клеевой основой.
Теперь решим, какое устройство купить. Выбор стоит между принтерами с разным способом печати: термотрансферной и прямой термической. Основные средства используются в организации для изготовления товаров, выполнения работ или оказания услуг в течение нескольких лет. Важно, чтобы штрих-коды оставались читаемыми весь период эксплуатации имущества. Код, созданный с помощью прямой термопечати, исчезнет с этикетки уже через полгода, а напечатанный на термотрансферном принтере будет «служить» десятки лет. Выбор очевиден.
Примеры моделей термотрансферных принтеров:
- TSC TX310 — работает со скоростью до 152 мм/с, подходит для печати мелких штрих-кодов (поддерживает термоголовку с разрешением 300 dpi);
- АТОЛ TT42 — выдает наклейки на скорости до 127 мм/с, предпочтителен для нанесения крупных кодов.
Примечание! Для печати штрих-кодов термотрансферным способом используют два расходных материала: самоклеящиеся этикетки и риббон.
Какие устройства использовать для учета по штрих-кодам
Для учета по штрих-кодам нужен мобильный терминал (например, Urovo CT48). Он комплектуется встроенным считывающим модулем и позволяет сканировать идентификаторы с имущества организации. У вас может возникнуть вопрос: а почему не обычный сканер? Дело в том, что функция сканирования у мобильного терминала далеко не единственная. Устройство имеет процессор, встроенную память, беспроводные модули (Bluetooth, Wi-Fi, 4G), сенсорный экран, аккумулятор. То есть умеет обрабатывать, хранить данные, подключаться к другому оборудованию. Доступен ввод данных с помощью механической или сенсорной клавиатуры (зависит от модели).
Но главное — на ТСД можно установить специализированную программу для учета имущества организации. Например, DM.Invent из линейки продуктов DataMobile. Без нее мобильный терминал не справится с возложенными на него задачами.
Программа DM.Invent для инвентаризации имущества организации
DM.Invent — мобильное приложение, разработанное на основе «товароучетного» программного продукта DataMobile. Предназначено для автоматизации учета основных средств в короткие сроки и с минимальными трудозатратами. Функции ПО DM.Invent:
- быстрое и точное проведение инвентаризации — идентифицирует каждый объект по штрих-коду;
- учет имущества с назначением МОЛ и помещений или мест хранения;
- списание брака (при наличии), возможность указывать причину списания (выбрать из готового списка);
- добавление фото, сделанных с помощью камеры мобильного терминала, — их можно прикреплять для подтверждения дефекта или поломки техники;
- просмотр план-факта инвентаризации — активные позиции обозначены определенным цветом.
Если к мобильному терминалу подключить принтер этикеток, в программе DM.Invent можно создавать и отправлять маркировочные стикеры на печать.
Приложение DM.Invent из линейки DataMobile имеет такие плюсы:
- «дружелюбный» и понятный даже для неопытного пользователя интерфейс;
- параметрические настройки (силами пользователя);
- бесшовная интеграция с «1С» — без драйверов;
- бесплатная техподдержка.
Лицензии DM.Invent (на выбор):
- LifeTime — без срока действия, но с привязкой к одному мобильному устройству;
- подписка в облачном сервисе DMcloud — активна 1, 6 или 12 месяцев (в зависимости от выбранного периода); в личном кабинете предусмотрена возможность управления и переноса с одного ТСД на другой.
Давайте рассмотрим на практическом примере процесс инвентаризации основных средств с помощью программы DataMobile Invent.
Порядок проведения инвентаризации имущества с помощью программы DM.Invent
Допустим, «на носу» очередная бухгалтерская отчетность и вам нужно выполнить обязательство перед законом — провести инвентаризацию техники, инвентаря и пр. Для начала создайте специальную комиссию — назначьте ответственных лиц отдельным распоряжением. Затем «вооружите» проверяющих мобильным терминалом с ПО DM.Invent из линейки DataMobile. Можно приступать к работе — вести учет имущества организации. Процедура проводится в несколько этапов:
- На ТСД из «1С» выгружается файл со списком объектов, подлежащих инвентаризации.
- Член комиссии, на которого возложены обязательства по ведению учета основных средств, начинает поочередно сканировать с них штрих-коды.
- По завершении проверки — выгружает данные из ТСД в «1С».
Формируется инвентаризационная ведомость с описью имущества. Содержит сведения о количестве объектов фактически и в учетной системе. Если результаты не совпадают, составляют сличительную ведомость, где отражают излишки и недостачи.
Понравилась статья? Подписывайтесь на наш канал, чтобы узнать больше об автоматизации учета товаров и имущества организации, не пропустить ничего важного!