Что такое тендерный отдел и зачем он нужен
Специалисты тендерного отдела занимаются всем процессом, охватывающим участие в закупках – начиная с подготовительной работы (поиск и аналитика закупок), заканчивая контролем получения оплаты после выполнения контракта.
Можно сформулировать 2 определения тендерного отдела в зависимости от формата его работы – работает он онлайн или офлайн.
- Тендерный отдел (офлайн) – это структурное подразделение, созданное внутри компании с целью участия в закупках и развития тендерных продаж. Специалисты подразделения числятся в штате компании и оформлены как постоянные сотрудники.
- Тендерный отдел (онлайн) – это несколько специалистов, которые не являются штатными сотрудниками компании, а находятся на связи онлайн (с помощью мессенджеров, приложений для видеосвязи, программ удаленного доступа к компьютеру и т.д.). Цели у них те же самые – подбирать закупки, анализировать, подавать заявки, повышать эффективность компании на рынке закупок. Специалисты могут быть оформлены как самозанятые по договору оказания услуг.
Каждый руководитель компании или собственник бизнеса сам выбирает, какой формат работы с тендерными специалистами ему больше подходит.
Кому подчиняется тендерный отдел
Специалисты подразделения напрямую подчиняются руководителю тендерного отдела. А глобально весь процесс их работы контролирует гендиректор компании.
Чем занимается руководитель тендерного отдела:
- планирует деятельность каждого специалиста подразделения;
- распределяет задачи и зоны ответственности;
- следит за исполнением всех этапов;
- лично включается в процесс, когда возникает сложная ситуация, требующая немедленного решения;
- участвует в разработке методических указаний, должностных инструкций, регламентов;
- напрямую отчитывается директору компании;
- выбирает стратегии, улучшающие качество работы сотрудников.
Руководитель тендерного отдела регулярно (1-2 раза в неделю) проводит планерки, намечает цели для каждого специалиста, подводит итоги работы на разных этапах. Планерка может проводиться не только в офисе, но и в формате онлайн-совещания.
Чем занимается тендерный отдел
Функции и задачи тендерного отдела зависят от масштабов компании, «сложности» ниши, задач бизнеса. Разберем самые основные:
- поиск и мониторинг закупок в различных источниках – сайт ЕИС, коммерческие площадки, СМИ, сайты частных заказчиков;
- анализ – заказчика, ниши, конкурентов, документации;
- просчет рентабельности участия в закупке и определение нижнего ценового порога, до которого можно опуститься в ходе торгов;
- выпуск/продление электронной подписи;
- регистрация/продление регистрации на сайте ЕИС;
- аккредитация/продление аккредитации на коммерческих ЭТП;
- подготовка заявки и сопутствующей документации (декларации, платежные поручения, независимая гарантия, письмо о деловой репутации и т.д.);
- подача запросов на разъяснение положений документации и извещения о закупке;
- подача протокола разногласий;
- отслеживание изменений в закупках, в которых участвует компания;
- проверка проекта контракта на соответствие с информацией в извещении и описании объекта закупки;
- переговоры с поставщиками и поиск товаров с лучшими характеристиками и ценами;
- выезд на место приемки работ (при необходимости);
- составление отчетов;
- подача жалоб в ФАС и защита интересов компании в суде.
Функции и задачи тендерного отдела делятся на зоны ответственности и распределяются между тендерными специалистами.
... Друзья, на этом статья не заканчивается. Переходите на наш сайт онлайн-школы для поставщиков и тендерных специалистов "Азбука тендеров" и читайте до конца.
Подписывайтесь на открытый Телеграм-чат для тендерных специалистов и участников закупок