Мы ежедневно выполняем десятки задач, а до каких-то так и не доходят руки. Наконец, спрашиваем у себя: «Да когда же ты наконец переберешь старые вещи в шкафу?», а внутренний голос отвечает: «Пока нет времени, выделю на выходных». Может ли быть так, что времени правда нет?
В действительности, в сутках 24 часа. Время есть, оно существует, вряд ли кто-то поспорит. А вот сил или ума, может быть недостаточно. То есть либо нужно отдохнуть, поесть, восполнить запас сил и выполнить, либо вы не знаете, как выполнить эту задачу. Некоторые говорят: «Сейчас в приоритете другое». Но и это имеет мало общего с реальностью. Приоритет определяет порядок выполнения задач во времени. Если задача появилась в плане на сегодняшний день, то у нее уже есть приоритет, только кто-то его постоянно смещает...
Еще смешнее для меня звучит фраза «выделить время». Ведь всё, что подвластно человеку выделить, находится в рамках его организма и обладает вполне физиологическими функциями, если вы понимаете, о чем я.
Посмотрите на этот план.
Наверняка кто-то ведет подобный и найдет в нем себя. Я долго работала в таком режиме в погоне за производительностью. Количество собеседований за год перевалило за 1000, в определённый момент я поняла, что результат стоит на месте. Делаю больше, а вакансий закрываю столько же. А вот удовольствия получаю меньше, да и качество нанимаемых сотрудников ухудшается. И мне пришла в голову идея.
Я провела исследование среди коллег. В опросе участвовали 40 человек. Опрос содержал только 1 пункт: «Ведете ли вы рабочий календарь?».
Проанализировав результаты, я определила, что серьезной зависимости между ведением календаря и качеством работы сотрудников нет. Были те, кто планирует день регулярно и при этом работает на одном уровне с остальными. Были и те, кто не планирует рабочий день, но при этом выполняет план.
Отсюда первый вывод - количество выполненных задач (производительность) не равно качество, а иногда и, наоборот, впустую потраченный ресурс.
Но этот вывод не дал мне ровным счетом ничего, и я решила продолжить эксперимент. Второе исследование было проведено с сотрудниками, которые вели план дня. Я запросила у них скриншоты с их задачами.
Были те, кто в плане не оставляют времени даже на обед, задачи буквально стоят одна за одной, некоторые еще и пересекаются между собой. Проверила их персональные результаты и тут, (бинго!), нашла первую закономерность - у всех сотрудников с «забитыми» календарями нестабильные результаты.
На что я еще обратила внимание, так это на формулировку задач.
Как думаете, сколько эта задача лежит в отложенных и почему?
Я спросила у коллеги: «Почему задача не выполняется?». Что он ответил? Конечно, наше с вами любимое: «Нет времени». Но мы-то уже выяснили, что время есть, другого ресурса недостаточно.
Я попросила сотрудников перефразировать задачи, теперь они должны начинаться с глагола совершенного вида и быть простыми для понимания, как для ребенка.
Результат заставляет задуматься - 75% задач были выполнены в течение первой недели с момента перефразирования.
Наконец, я могу точно сформулировать второй вывод - выполнение задачи зависит от ее формулировки.
Вернее, не от самой формулировки, а от её понятности.
Почему? Мозг устроен так, что между сложным и простым мозг выбирает понятное.
Опытным путем мы с вами получаем формулу против выгорания:
Понятная и простая формулировка задачи + Обязательный перерыв каждый час = Оптимальная производительность без выгорания.
Чувствуете, что устаете - делайте перерывы больше или измените интервалы. Принято считать, что самым производительным интервалом у человека является первая половина дня, попробуйте сделать упор на неё. Отдыхайте качественно - без мессенджеров, звонков, телефонных игр. Выдохните, разомнитесь, расслабьтесь, посмотрите в окно.
Возможно, у вас возник резонный вопрос: «А можно ли увеличить производительность без ущерба себе, чтобы успевать быстрее?». Ответ - да. Если хотите узнать об этом подробнее, подписывайтесь на мой блог.
В следующих статьях об этом, и еще много нового о HR, мотивации и не только.