Для эффективного управления предприниматель должен знать, как правильно распределять время на бизнес-задачи. Если руководитель не будет организован, то и сотрудники не смогут правильно и в срок выполнять свои рабочие задачи, а значит компания будет постоянно терять прибыль. В этой статье мы расскажем о 8 техник тайм-менеджмента, которые помогут справиться с задачами, добиться карьерных целей и сделать так, чтобы на работу не уходило всё свободное время. Эти правила можно применять и при планировании личных дел, и при работе в найме или на фрилансе.
Правильно расставляем приоритеты: как использовать матрицу Эйзенхауэра
Для эффективной организации рабочего процесса широко применяется матрица приоритетов, разработанная Дуайтом Эйзенхауэром. Она основана на разделении задач по двум основным критериям - важности и срочности, что позволяет управлять временем более эффективно. Эти параметры определяются интересами заинтересованных лиц, стратегическими целями и корпоративными ценностями.
Первая категория, важные и срочные дела, требует немедленного реагирования. Они часто связаны с текущими проблемами бизнеса, кризисными ситуациями и вопросами безопасности. Их решение требует быстрого принятия решений и часто не допускает длительного обсуждения. Например, если крупный клиент требует немедленного рассмотрения жалобы на качество продукции, то эту проблему необходимо быстро решить.
Вторая категория, важные, но не срочные дела, включает стратегические задачи, такие как планирование и анализ. Для них есть время на тщательное обсуждение и изучение, что способствует более глубокому и осознанному подходу к их решению. Например, разработка стратегии маркетинга на следующий квартал, которая требует анализа рынка и конкурентов -- это важная задача, но не срочная.
Третья категория, срочные, но неважные дела, включает в себя навязанные сроки, малозначительные встречи и проекты, которые могут быть делегированы. Эти задачи могут отвлечь от более важных дел и стать препятствием для продуктивности. Например, внезапное собрание сотрудников для обсуждения изменений в расписании рабочего времени.
Четвертая категория, несрочные и неважные дела, представляет собой чистое времяпрепровождение, которое не приносит реальной пользы. Они должны быть отсечены в пользу более значимых задач. Например, пересмотр фасадного дизайна офисного здания, если он не влияет на бизнес-процессы можно не осуществлять, отдав предпочтение более важным задачам.
Чтобы эффективно управлять этими категориями, важно четко определять приоритеты и значимость задач во всех аспектах управления - от документации до повесток совещаний. Успешное управление временем выражается в правильном распределении ресурсов и достижении желаемых результатов.
Фокусируемся на главном: как правильно применять технику канбан в бизнесе
Современные методы управления временем и задачами могут дополнять друг друга, что повышает их эффективность. Один из таких методов - канбан, который помогает сосредоточить внимание на важности и срочности задач. Этот подход позволяет отслеживать прогресс выполнения задач, определять их текущий статус и выявлять препятствия на пути к быстрому завершению.
Статусы задач могут быть организованы в рамках трех основных категорий:
l "Сделать" (to-do) - задачи, которые планируется выполнить;
l "В процессе" (in progress) - задачи, над которыми ведется работа;
l "Сделано" (done) - завершенные задачи.
Этот метод обеспечивает наглядный обзор всех задач, позволяя видеть запланированные и текущие работы одновременно. Также он помогает балансировать выполнение новых задач, учитывая объем незавершенных дел.
В рабочих коллективах можно использовать канбан-доски для визуализации задач и управления ими. Это помогает команде лучше организовать рабочие процессы и эффективно распределять задачи между участниками. К доске могут быть прикреплены магниты, стикеры или другие сигнальные элементы для представления информации о текущем состоянии задач.
Реалистично оцениваем своё время: как техника 9=1+3+5 помогает избежать огромного списка задач, с которым человек не справляется
Оценка реальных возможностей для выполнения запланированных задач играет важную роль в успешном завершении планов. Для того чтобы максимально приблизить свой план к реальности, можно воспользоваться методикой 9=1+3+5.
Этот метод предполагает следующее распределение задач:
1 – одна важная и значимая задача, которая требует наибольших усилий и времени. Это основной приоритет на день, на выполнение которого стоит выделить конкретное время.
3 – три менее сложных и второстепенных дела, которые требуют меньше времени и энергии. Эти дела можно выполнить в течение дня, распределяя время между ними в интервальном порядке, например, до обеда или после ужина.
5 – пять мелких задач, которые можно выполнять в процессе, но с определенной периодичностью. Важно избегать их накопления, так как они могут превратиться в непреодолимую нагрузку.
Также стоит учитывать, что до 20% рабочего времени может быть занято непредвиденными событиями, такими как неплановые задачи или форс-мажорные обстоятельства, на которые приходится реагировать. Поэтому при планировании всегда оставляйте «окна», чтобы если возникнет какая-то непредвиденная ситуация, вы могли справиться с задачами в срок.
Поддерживаем гибкий график: как работает метод «Недельный круг»
При планировании недельного рабочего графика эффективно использовать метод «Недельный круг», который помогает организовать задачи таким образом, чтобы график был максимально гибким и адаптированным к изменениям. Этот метод предполагает разделение задач на несколько типов в зависимости от их характера и временных ограничений.
1. Жесткие задачи - это задачи, которые имеют строгие временные рамки и должны быть выполнены в определенное время. Например, встречи, дедлайны или запланированные события.
2. Гибкие задачи - это дела, которые не имеют жестких временных ограничений и могут быть выполнены в удобное время в течение недели.
3. Бюджетируемые задачи - это задачи, для выполнения которых требуется выделить определенное количество времени из недельного расписания.
4. Делегируемые задачи - это задачи, выполнение которых можно передать другим членам команды или коллегам.
5. Уточняющие задачи - это дела, требующие уточнения или консультации с другими людьми перед их выполнением.
После определения типов задач для каждого из них необходимо установить комфортное время и место для выполнения и строго следовать недельному плану, при необходимости адаптируя его к изменяющимся обстоятельствам. Это позволит поддерживать гибкий график работы и эффективно управлять временем в течение недели.
Быстро избавляемся от маленьких и неприятных задач: метод "Съесть лягушку"
Одна из эффективных стратегий управления временем - техника "Съесть лягушку". Это подразумевает выполнение неприятных и отложенных задач в первую очередь. Иногда у нас есть задачи, которые, хоть и не являются объемными, но мы постоянно их откладываем.
Суть этой техники заключается в том, чтобы приступать к выполнению неприятных дел сразу, как только они появляются. Например, это может быть приклеить угол обоев, пришить пуговицу, подремонтировать плинтус, отправить письмо, сделать рассылку, позвонить или записаться к врачу.
Выполнив такие неприятные дела с самого утра или сразу по приходу на работу, вы обеспечите себе хорошее настроение и ощущение продуктивности на весь день. Эта стратегия позволяет избежать накопления отложенных дел и снижает уровень стресса, связанного с неоконченными задачами.
Решение сложных задач, которые совсем не хочется делать: как работает метод «Боевой слон»
Решение сложных задач может показаться непосильной задачей, однако метод "Боевой слон" предлагает подход, который позволяет разделить их на более мелкие и управляемые части. Вместо того чтобы пытаться решить всё сразу, структурируйте проект на отдельные шаги и действия.
Например, если у вас есть большой проект, то разбейте его на такие задачи, как организация мероприятий, расчет рабочих процессов, установление временных рамок и т. д. Этот подход помогает более четко определить цели, бюджет и ресурсы, необходимые для каждого этапа.
Преимущество метода "Боевой слон" заключается в том, что он упрощает процесс
планирования и оценки работ, что позволяет более эффективно управлять проектом в целом. Разделив сложное дело на более простые и управляемые компоненты, вы можете легче определить реальные сроки выполнения и оценить объем работы.
Выполняем рутинные задачи: метод «помидора»
Для повышения производительности и эффективности в рутинной и монотонной работе часто используется метод "Помидора". Этот метод предполагает разделение рабочего времени на периоды продуктивной работы, длительностью обычно 25 минут (называемые "помидоры"), с последующим коротким перерывом в 5 минут. Интервалы между "помидорами" помогают сохранить концентрацию и эффективность работы, а также предоставляют возможность отдохнуть и освежиться. Это может быть полезно не только для индивидуальной работы, но и для работы в команде, когда перерывы можно использовать для совместного отдыха или коротких физических упражнений.
Система управления «Квант» помогает организовать бизнес-процессы компании. Предприниматель может увидеть, какие функции выполняет каждый сотрудник, а также проверить, выполняет ли работник свои обязанности. Помимо распределения задач между сотрудниками система «Квант» помогает контролировать их выполнение.
Если работник не выполнил задачу в срок, то ему звонит коммуникатор (диспетчер, который работает в нашей компании, а не голосовой робот) и напоминает ему о задаче. Если ситуация повторяется, то диспетчер связывается напрямую с начальником подчинённого и рассказывает ему о возникших проблемах.
Таким образом, «Квант» не только помогает организовать бизнес-процессы и увидеть, кто над чем работает, но и отсеять недисциплинированных сотрудников, на которых тратятся ресурсы компании.
Если вы хотите делегировать контроль сотрудников и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений