А сегодня поговорим серьезно и предметно на тему: как же правильно писать запросы поставщикам. Мой идеал клиента — это когда ко мне за помощью приходят и сразу выкладывают всю инфу: что хотят закупить, в деталях, без воды.
Чтобы максимизировать эффективность процесса закупки товаров из Китая, необходимо составить всесторонне продуманное техническое задание (ТЗ). Это документ является основополагающим для успешного и точного выполнения заказа. Вот что должно включать в себя ТЗ:
1. Полное описание товара.
Стартуйте с полного разбора того, что вам нужно: залезьте во все технические детали, цвета, как оно на ощупь и из чего сделано. Чем больше подробностей вы дадите, тем меньше шансов на какие-то недоразумения.
2. Количественные требования.
Будьте четки в том, сколько товара вам надо. Подумайте о том, чтобы спросить разные объемы — так легче будет понять, как формируются цены и какой объем заказа вам выгоднее всего. И да, не надо завышать сколько вам нужно, потому что если потом придется снижать количество, цена может внезапно подскочить.
3. Качественные стандарты
Определите и укажите желаемые стандарты качества. Если у вас есть сформулированные стандарты качества, отправьте их отдельным файлом. Это поможет точно соответствовать вашим ожиданиям качества.
4. Условия перевозки (Инкотермс).
Дайте понять, что цена должна быть дана, например, FOB порт Китая или как там вам удобнее. Когда вы четко обозначите эти моменты, меньше шансов на всякие неприятные сюрпризы и лишние траты на доставку или экспорт.
5. Валюта прайс-листа.
Уточните, в какой валюте вы хотите получить прайс-лист: USD, EUR или RMB. Это исключит возможные недоразумения при расчетах.
6. Логотип и брендирование.
Если требуется нанесение логотипа на товар, укажите это ясно, предоставив детали дизайна логотипа. Обратите внимание, что брендирование может повлиять на стоимость товара.
7. Упаковка и маркировка.
Если важны спецификации упаковки, бирок и ярлыков, предоставьте подробное описание или визуализации желаемой упаковки и маркировки. Также уточните, должна ли стоимость упаковки и маркировки включаться в общую цену товара.
8. Соответствие международным стандартам.
Если ваш продукт должен соответствовать определенным международным стандартам, укажите это в ТЗ. Это обеспечит соответствие товара всем необходимым требованиям и нормам.
9. Планирование закупок.
Если у вас есть прогнозы по количеству товара или контейнеров, которые вы планируете закупить в течение года, поделитесь этой информацией. При значительных объемах закупок это может сыграть в вашу пользу при переговорах.
Придерживайтесь этих советов, когда пишете техзадание, и вы увидите, как ваш процесс закупки станет точнее и рациональнее. Меньше будет заминок и неожиданных трат, плюс, удастся выстроить идеальные рабочие отношения с китайскими поставщиками.
А теперь пример такого запроса к поставщикам (естественно, на английском):
Добрый день!
Меня зовут Алла, я являюсь менеджером по закупкам в ведущей мебельной компании г. Санкт-Петербурга "Стулья на Миллион".
Мы с интересом изучили ваш ассортимент на Alibaba и остановили наш выбор на вашей коллекции офисных кресел моделей: OCM101, OCV204, и OCX309. Чтобы продвинуться к сотрудничеству, нам необходима следующая информация по этим моделям:
Материалы: Натуральная кожа для модели OCM101 и высококачественный текстиль для моделей OCV204 и OCX309.
Цвета: Черный для OCM101, темно-серый для OCV204 и синий для OCX309.
Размеры: Стандартные, как указано в вашем каталоге, с учетом возможных небольших модификаций по нашему запросу.
Толщина сидения и спинки: Минимум 5 см для всех моделей.
Дополнительные требования: Эргономичная форма спинки, регулируемые подлокотники, и механизм качания с возможностью фиксации в нескольких положениях.
Логотип: Необходимо нанесение нашего брендового логотипа на видимой части кресла — передайте требования к файлу логотипа отдельно.
Пожалуйста, предоставьте нам прайс-лист на 500 штук каждой модели с условиями поставки FOB Shenzhen. Мы ожидаем, что вы укажете полную цену с учетом всех необходимых экспортных формальностей, чтобы избежать неожиданных расходов на нашей стороне.
Важно, чтобы предложенная продукция соответствовала международным стандартам качества, в том числе требованиям безопасности и эргономики для офисной мебели. Мы также настаиваем на том, чтобы кресла были адаптированы для длительной эксплуатации, имели устойчивость к износу и были просты в уходе.
Цена должна включать стоимость упаковки, которая должна обеспечивать полную сохранность товара в процессе транспортировки. Мы предпочитаем использовать эко-упаковку с возможностью вторичной переработки. Ожидаем, что вы предложите нам варианты упаковки с указанием стоимости.
Также просим учесть необходимость предоставления образцов каждой модели. Образцы необходимо отправить за наш счет на склад нашего партнера в Шэньчжэне для детального осмотра и тестирования.
Мы планируем закупать до 20000 единиц в год при установлении надежных и взаимовыгодных отношений. Наша цель — найти поставщика, способного предложить продукцию высокого качества с отличными условиями сотрудничества.
Ожидаем вашего подробного ответа в ближайшее время и надеемся на плодотворное сотрудничество.
С уважением,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Название вашей компании]
Вот вам шаблон запроса к поставщику, который показывает, насколько вы серьезно настроены на закупку. От такого запроса фабрика заинтересуется сразу — всё четко и понятно, без кучи вопросов. Понятное дело, не каждой компании под силу так метко формулировать свои запросы и выбирать крутых поставщиков. Это требует много временных и финансовых ресурсов. Вот почему я тут и готова помочь тебе. Связывайтесь, и давайте работать вместе)
