В этой заметке поделюсь простыми инструментами тайм-менеджмента, которые значительно облегчают жизнь в условиях многозадачности.
Систематизация и автоматизация ведения задач
Прекрасно, когда выполненные задачи есть в CRM (бесплатных сервисов много и использовать из можно, в том числе для себя лично, не только для организации, если вы, например, самозанятый). Задачи можно разбивать по срокам, по проектам, по степени важности - тут, как удобнее для вас, прекрасно, если задачу можно отмечать как выполненную. Поставленная галочка после выполнения задачи дает дофаминовое подкрепление и энергию двигаться дальше.
Квадрат Декарта
Прекрасный инструмент, особенно для руководителей, это «Квадрат Декарта». Тоже поддерживает идею систематизации, о которой я говорю выше. Техника известная многим, но если вы еще не пробовали - стоит примерить на себя. Техника позволяет взвешивать надо ли вообще задачу выполнять, как правило, подходит для больших объемных задач, некоторые из которых нельзя отменить. В технике мы отвечаем себе на вопросы: Что я получу, если это случится? Что я получу, если этого не случится? Что я потеряю, если это случится? Что я потеряю, если этого не случится?
Соответственно, можно сделать вывод, ответив на все четыре вопроса - стоит ли тратить свое время на выполнение задачи. И да, если ее нельзя отменить, ее всегда можно делегировать. Даже если вы работаете сам на себя, даже если у вас нет команды и подчиненных - в интернете много сайтов где за минимальное количество денег можно найти человека, который сможет выполнить какую-то функцию, потому что обладает нужным вам навыком.
Матрица Эйзенхауэра
Еще один любимый инструмент, который тоже подойдет всем - Матрица Эйзенхауэра. Метод помогает разбить все задачи на 4 типа: «Важные и Срочные», «Важно и Не Срочно», «Не Важно, но Срочно», «Не Важно и Не Срочно». Даже если вы еще не пробовали, думаю, что с точки зрения приоритизации уже понятно, что «Не Важно и Не Срочно» - можно вообще не делать и смело удалять из плана (возможно, это покажется сложным на первых порах). «Не Важно, но Срочно» - прямой путь к делегированию. Опять же, если вы работаете сама на себя и вам некому делегировать, можно пользоваться удаленными сервисами ассистентов, сайтами с фрилансерами или инструментами искусственного интеллекта (что становится все более доступно и популярно).
По сути в плане должны остаться только задачи, которые «Важно и Не Срочно» (стратегические) и «Важные и Срочные» (до срочности, конечно, лучше не доводить и планировать заранее).
Удаление из плана 20% задач
Ну и напоследок, как показала практика, а я практикую это уже 3 года, можно считать, что вы уже, итак, суперэффективны в планировании времени и все успеваете. Но я приняла для себя, как аксиому, что мне совершенно не нужно успевать все. Поэтому после составления недельного плана, а это задача со звездочкой, поверьте, я удаляю 20% всех задач, приоритезирую и понимая для себя, что является самым важным и что, самое главное, приближает меня к достижению поставленных целей.