Решила применить слово "стейкхолдер". И звучит красиво, и смысл выражает тот, который я и хочу донести.
Вообще, это слово означает сторону или лицо, которое имеет отношение и интерес к общему процессу - в нашем случае, к мероприятию. И к мероприятию не к конкретному - закрытому, массовому, спортивному, на 5 или 1000 человек, а к любому.
Под мероприятием я понимаю позитивное событие, направленное на определенную цель, имеющее концепцию, философию, и, конечно, название.
Кто же эти самые стейкхолдеры на мероприятиях, которые мы организуем? Это, прежде всего, гости и спонсоры, а также сами мы - люди из ивент-индустрии, официальные организаторы.
Каждый из стейкхолдеров играет определенную роль, надеясь, а лучше - уверенно это зная, что свои цели он достигнет. Так давайте через свою заботу к нашим спонсорам и гостями поможем им этого достичь.
Организатор - это как правило, целая команда. Мы те, кто координирует, контролирует весь цикл мероприятия. Так что же мы хотим? Довольных гостей и спонсоров с позитивной обратной связью. Также мы мечтаем, чтобы аудитория возвращалась к нам, а спонсоры поддерживали наши мероприятия постоянно. Может, что-то еще вы добавите от себя к моему списку.
Поделюсь основными фишками, которые помогут в работе со спонсорами, создающими вместе с нами уникальный контент.
1. Предлагайте спонсорство мероприятия заблаговременно, за 3-4 месяца до его начала. Времени для подготовки всегда должно хватать.
2. Разработайте чек-лист подготовки к событию для себя и спонсоров. Четкость всегда играет на руку.
3. Продумайте навигацию для спонсоров - отразите в ней, где парковка, где место для разгрузки или доставки, во сколько монтаж и демонтаж и прочие вопросы. Оповещение - важный элемент.
4. Держите в курсе! Изменилось время или возник форс-мажор? Тут же сообщите об этом.
5. До, во время и после мероприятия делитесь отчетами и сбором данных - что сделано, что в процессе. Договоритесь о частоте предоставления, не будьте хаотичными в работе, это многих сбивает с толку и раздражает.
6. Готовьтесь отойти от курса в момент проведения мероприятия, если это не нарушает концепцию, корректировка или дополнение возможны в момент мероприятия. Спонсор попросил внепланово сообщить что-то интересное гостям? Шепните ведущему или напишите ему смску о внеплановом дополнении в сценарий и дело в шляпе!
7. Предоставьте несколько услуг бесплатно. Бонусы всегда приятны, выходите за рамки товарно-денежных отношений.
8. Спонсор - это тот же гость, только с привилегиями. Пусть это чувствуется, знакомьте его, сделайте акцент для гостей на его экспозиции, сделайте спец. репортаж, отправьте ему фото или видеоролик в числе первых!
9. Благодарственные письма или грамоты. Обязательно отметьте его таким важным документом.
10. Обратная связь после мероприятия. Лучше лично задайте вопросы, заранее их подготовьте. Избегайте формальность. Шляпные вопросы (вопрос ради вопроса) тут точно не уместны.
А теперь о тех, кто пришел на хлеб и зрелища. А именно, о дорогих гостях.
Здесь я бы рекомендовала следующее:
1. Публикуйте заботливые посты на сайте, лендинге или аккаунтах соц. сетей мероприятия. О чем можно и нужно писать - как добраться, что взять с собой, тайминг, программа, информация о конкурсах, розыгрышах... Очень ценно, когда вас не просто ждут, а думают о вашем комфорте.
2. Сообщайте о любых изменениях. Ожидание с реальностью должно максимально совпадать.
3. Продумайте систему коммуникаций с гостями, которые не знакомы друг с другом. Нетворкинг в фойе с выделенным модератором - отличное решение!
4. Промоутеры, мимы или даже хостес для ориентации гостей. Всегда подскажут, чем можно заняться в перерывах, главное - без навязчивой рекламы и призыва к активным действиям.
5. Собирайте обратную связь после мероприятия. Разработайте гугл-форму или другой инструмент, важны отзывы. Главное - не забудьте про согласие на обработку персональных данных. И я бы еще рассмотрела поле "даю право на размещение своего отзыва..", это позволит вам формировать свое ивент-портфолио.