Что важно знать и учитывать при встрече посетителей организации, если Вы секретарь руководителя?
- Важно понимать, что деликатность и предупредительность в отношениях с посетителями обеспечивают не только успешную работу секретаря, но и хорошую репутацию компании. Необходимо соблюдать такт, употреблять только вежливые формы обращения, быть доброжелательным.
Уважение к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычным способом общения с окружающими.
- При появлении в приемной посетителя секретарь должен поздороваться с ним, предложить сесть.
- При первой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга или при приеме почетного гостя организации секретарь обязан встать, поздороваться.
- Если секретарь видит посетителя впервые, он должен назвать себя. После этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, по какому вопросу пришел.
- При приеме посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, а также должен воздержаться от бесед, раскрывающих служебные тайны.
- При появлении посетителя секретарь должен прервать работу с документами или телефонный разговор.
- Важной формой общения секретаря с посетителями является беседа. Секретарю приходится вести деловую беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типу нервной системы людьми. Залогом успешного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление оперативно решить проблему или оказать помощь в ее решении.
- Важно уметь задавать вопросы посетителю и особенно слушать его. Тон разговора должен быть нейтральным. Во время беседы не следует перебивать посетителя, заниматься посторонними делами, прерывать беседу телефонными разговорами. Если телефонный звонок раздался, то в зависимости от вида беседы секретарь снимает трубку и переносит телефонный вызов на удобное время либо просит извинения у посетителя и кратко проводит телефонный разговор.
Секретарь должен помнить, что формальное общение, когда отсутствует стремление понять и учесть особенности личности собеседника, когда используется привычный набор «масок» (притворной вежливости, излишней строгости, иронии, превосходства, безразличия и т. п.), посетитель остро чувствует и по своим ощущениям составляет впечатление об организации в целом.
По вопросам: Тел: +7 499 722 4553
E-mail: info@agxmos.ru
