Если в компании часто проходят внутренние дейлики или созвоны с клиентами, сотрудники могут теряться в их хаосе: в панике искать нужную ссылку во всех чатах, а в последнюю минуту обнаружить, что на смартфон не скачано приложение. Бывает так, что коллеги и вовсе забывают прийти на встречу. Как итог — сотрудники ненавидят созвоны, а руководители устают о них напоминать.
Решить проблему можно через пользовательское приложение VK Teams. Оно входит в платформу для совместной работы VK WorkSpace, которой можно пользоваться бесплатно три месяца.
Расскажем, как автоматизировать процессы с помощью сервиса и какие плюсы у него есть.
Можно создать мгновенный звонок в чате
Бывает, нужно обсудить с коллегами срочный вопрос или планы на день — и кажется, что созвониться будет быстрее, чем писать сообщение. Но тогда приходится заходить в приложение для видеоконференций, создавать ссылку на встречу и отправлять ее в чат. В процессе может выясниться, что у кого-то приложение не установлено — приходится ждать, пока все подтянутся. Пятиминутка превращается в полчаса организационных проблем.
Удобнее, когда мессенджер и видеоконференции доступны в одном окне — тогда сборы на созвон займут пару минут. Например, в VK Teams можно начать беседу прямо в групповом чате. Не нужно тратить время и скачивать приложение — просто нажмите на иконку трубки в чате, выберите аудио- или видеозвонок, и коллегам поступит звонок.
Чтобы создать ссылку на встречу или начать звонок, нужно нажать на значок трубки
Доступна модерация звонков
Частая проблема на созвонах — плохая организация, из-за которой встречи затягиваются. Например, бывает так, что во время важной конференции один коллега идет по улице с включенным микрофоном, другой невпопад задает вопросы, а третий вообще пришел на созвон по ошибке и пытается выяснить, что происходит. Приходится отвлекаться на организационные моменты, а это мешает обсуждению.
Устранить хаос можно, назначив в сервисе модератора. Например, в VK Teams ему будут доступны такие возможности:
- Собрать зал ожидания. Так никто не подключится раньше, чем спикер подготовится к встрече.
- Отключать микрофоны у коллег и включать их, когда приходит время задавать вопросы.
- Удалять участников, если кто-то подключился по ошибке или часть команды нужно отпустить с обсуждения.
Бот пришлет запись созвона
Запись звонка часто оказывается полезной — например, когда нужно переслушать информацию или оповестить заболевшего сотрудника об изменениях в проекте. В основном записи много весят — если вы проводите несколько созвонов в день, понадобится дополнительное место на диске.
В VK Teams запись звонка сохранится на сервере VK, так что не придется тратить место на компьютере или в облаке. Когда встреча завершится, бот отправит запись организатору в мессенджер. Ее можно скачать или сразу переслать коллегам.
Сохраняется чат встречи
Не всегда на созвонах удобно задавать вопрос сразу, как только он возник, — нужно ждать, пока договорит спикер. А если под рукой нет блокнота, после завершения речи вопрос может вылететь из головы.
Чтобы не прерывать выступающего, можно использовать чат внутри видеозвонка. Например, он есть в VK Teams — задайте там вопрос, и спикер ответит на него, когда закончит мысль. Ещё в чат удобно скидывать ссылки, писать уточнения организатору или добавлять заметки о теме, которую важно обсудить.
В VK Teams также сохраняется история чата — это удобно, если вы созваниваетесь по одному вопросу несколько раз. Например, вы с коллегами в процессе встречи делились ссылками и важными тезисами, но не успели всё обсудить. В этом случае вы можете зайти на созвон в другой день по той же ссылке, и полезные материалы в чате сохранятся — получится пролистать историю и найти нужную информацию. Пока чат в звонке доступен в On-premises версии, позднее появится и в облачной версии.
Можно ставить задачи прямо на созвоне
Часто во время общего созвона все что-то оживленно обсуждают, но после звонка так и не понятно, кто отвечает за задачу и что нужно делать.
Удобно, когда ответственных легко назначить на встрече. Например, в VK Teams можно поставить задачу в отдельной вкладке или из сообщения в чате. Допустим, вы договорились, что нужно обзвонить клиентов к следующему месяцу. Не выходя из созвона, назначайте задачу менеджеру — и никто не забудет свои обязанности.
VK Teams — пользовательское приложение, которое предоставляет доступ к возможностям коммуникационной платформы VK WorkSpace. Его можно развернуть в облаке или на собственных серверах.
Успейте поучаствовать в акции: подключите VK Teams в составе облачной версии VK WorkSpace бесплатно на три месяца. Акция действует до 10 апреля.
