Создание и организация мероприятия – это, своего рода, большая стройка или сложный ремонт, где в голове нужно удержать десятки деталей, согласований, смет и факторов, которые иногда прямо противоречат друг другу, но должны как-то складываться в единую идеальную картинку.
Мы уже говорили о важности команды, которой вы сможете доверить часть работы, и которая не подведет в ответственный момент.
Но это то, что касается менеджмента и координации процессов.
Часть задач будут выполнять подрядчики, и как «не облажаться» при работе с ними, мы постараемся вам сегодня рассказать.
Хорошие ведущие, ответственные артисты, расторопные декораторы со вкусом, вкусный и надежный кейтеринг и административный персонал, качественные технические работники – это не весь список лиц, которые обычно вовлечены в подготовку рядового ивента.
Как же выбрать лучших из лучших?
Надежные подрядчики – это как в любви: их невозможно найти, их можно только встретить.
Пережив первую «несчастную любовь», т.е. столкнувшись с разными не самыми надежными подрядчиками, мы стали подходить к подбору партнеров гораздо тщательнее, и сейчас у нас есть команда, которой всегда можно доверять.
Но даже нам иногда приходится искать новых специалистов, и вот какими правилами мы руководствуемся.
Детальное описание задачи
Прежде всего мы всегда составляем очень конкретное описание технического задания.
Советуем вам составить план задачи для себя, а после еще более детально для подрядчиков, указав все цифры и размеры, все предпочтения, которые есть у вас или у клиента, все цвета, которые есть в логотипе компании и т.д.
Чем более детальным и конкретным будет описание технического задания, тем лучше.
Важно предоставить примеры работ(референсы) – фото, видео, чертежи, планы и рисунки, для лучшего понимания ваших желаний подрядчиком.
Шорт лист подрядчиков
Для составления списка потенциальных подрядчиков в том или ином направлении мы используем все доступные способы: собственная база подрядчиков наработанная годами, рекомендации коллег и партнеров, а также топ-10 поисковых систем.
Мы внимательно изучаем портфолио подрядчиков, фото, видео материалы и читаем отзывы о его работе.
Только имея выбор из 10-20 потенциальных партнеров мы можем сделать действительно правильный выбор.
После определения претендентов мы связываемся с каждым и отсылаем заранее подготовленное ТЗ.
Мучительный выбор
После отправки ТЗ прежде всего мы смотрим на оперативность реагирования подрядчика, адекватность его реакции и вопросов и на его ценовую политику. Помимо этого мы смотрим на соответствие цен рынку и задаем каверзные уточняющие вопросы.
После сравнения всех представленных вариантов, взвешивания всех положительных и отрицательных факторов, а также после небольшого внутреннего совещания наконец можно сделать выбор и выбрать того "Единственного" или даже иногда разделить задачу между несколькими подрядчиками.
Договор
Обязательно заключайте договор с партнерами, и не работайте с теми, кто говорит, что готов все сделать без договора или просит предоплату до подписания документа.
Пропишите в нем:
— Условия расторжения договоренности и штрафы за просрочку выполнения работ
— Стоимость услуг и порядок оплаты
— Права на публикации и материалы (фото, видео и т.д.)
— Другие требования, которые характерны именно для вашей задачи.
Оплата и предоплата
Многие артисты работают по предоплате, это нормально и так уж устроена работа звезд.
Но вот иной персонал или работа декораторов должны оплачиваться уже после того, как все сделано, и все «косяки» проверены и устранены.
Не платите заранее, но и не скупитесь, если очень довольны результатом.
Вы работаете в одной команде
Один из важных пунктов – умение правильно общаться с подрядчиками.
При подготовке мероприятий порой приходится работать с представителями очень разных профессий, и ко всем нужно найти верный подход.
Уважать несколько эксцентричный характер артистов и грубоватую манеру общения технического персонала.
Главное всегда проявлять вежливость, следить за собственными обещаниями, сроками, помнить, что все вы работаете в одной команде и у вас одна цель – сделать так, чтобы мероприятие прошло идеально!
Работа с подрядчиками может стать головной болью, а может стать началом большой дружбы и долгих лет сотрудничества, если подойти к делу ответственно и вдумчиво.
Мы рады, что наши партнеры всегда работают на совесть и стали уже полноценной частью команды - которой мы гордимся!