Для многих руководителей делегирование полномочий является сложной задачей. Они опасаются, что поручив выполнение задачи другому сотруднику, она либо не будет завершена, либо будет выполнена неправильно. Однако если научиться делегировать полномочия правильно, руководитель сможет организовать управление так, чтобы избавиться от необходимости постоянно заниматься рутинными делами. Это освободит время для стратегического мышления и развития компании. В данной статье мы рассмотрим методы правильного делегирования задач, а также типичные ошибки, которые делают руководители, и способы их предотвращения.
Делегирование рутинных и непрофильных задач
Задачи делятся на рутинные и непрофильные. Рутинные задачи, как правило, выполняются по стандартному шаблону и не требуют принятия нетипичных решений. Например, размещение карточек товаров на сайте может быть выполнено в соответствии с четкой инструкцией.
Алгоритм делегирования рутинных задач:
- Подготовка регламента с пошаговым описанием выполнения задачи.
- Обучение подчиненных.
- Контроль выполнения задачи в начальный период и исправление ошибок при необходимости.
Непрофильные задачи требуют опыта и управленческих решений, которые могут отсутствовать у руководителя. В этом случае важно найти сотрудника с соответствующим опытом и поручить ему задачу.
Передача полномочий сотрудникам
Когда руководитель убеждается, что сотрудники успешно справляются с задачами и не нуждаются в постоянном контроле, он может делегировать им часть полномочий. В этом случае сотрудники могут выбирать инструменты и методы работы для достижения цели.
Пример делегирования полномочий: предприниматель устанавливает цель увеличения прибыли компании на 20% и выделяет рекламный бюджет. Маркетолог сам выбирает инструменты для продвижения, соответствующие этой цели.
Линейные и аппаратные полномочия: их определение и кому их передавать
Линейные полномочия – это задачи, в которых сотрудник несет ответственность за результат. Например, создание страницы в социальных сетях для интернет-магазина. Эти задачи лучше всего поручать сотрудникам с низкой квалификацией, предоставив им четкую инструкцию.
Аппаратные полномочия – это задачи, где сотрудник несет ответственность за результат и выбирает метод достижения цели. Например, увеличение прибыли интернет-магазина на 10%. После выбора метода выполнения задачи сотрудник должен разделить цель на подзадачи, поручить их коллегам и контролировать выполнение работ в срок.
Эффективное делегирование задач: пошаговая стратегия
- Оценка сложности поручения: Прежде всего, необходимо оценить сложность задачи, чтобы правильно выбрать исполнителя.
- Выбор подчиненного: Выберите сотрудника, обладающего необходимыми навыками для выполнения задачи. Убедитесь также в его мотивации, поскольку недостаточно заинтересованный работник может выполнить задание неаккуратно.
- Подготовка инструкции: Подготовьте четкую инструкцию по выполнению задачи, чтобы избежать недопонимания.
- Назначение контрольных точек: Если задача большая, установите контрольные точки для отслеживания прогресса.
- Общение с исполнителем: Обсудите задачу с сотрудником и удостоверьтесь, что он правильно понял все инструкции. Важно выяснить, какие методы он планирует использовать для выполнения задания.
- Поддержка и контроль: Оставайтесь на связи с сотрудником, чтобы он знал, что может обратиться за помощью в случае проблем. Это поможет избежать возможных затруднений и недопониманий.
Типичные ошибки при делегировании задач
- Непонятное ТЗ: Некоторые руководители не уделяют достаточного внимания объяснению сути задачи, что может привести к недопониманию сотрудником требований. Важно убедиться, что исполнитель понимает, какой результат от него ожидается.
- Перепоручение только легких задач: Некоторые руководители избегают делегирования сложных задач, предпочитая поручать только простые рутинные задания. Это препятствует росту компании, так как не используется потенциал команды.
- Переделывание задач: Исправление выполненных задач может привести к потере времени и ресурсов. Вместо этого, если есть причины для недоверия к работе сотрудника, лучше обратиться к обучению или повышению квалификации.
- Чрезмерный контроль: Постоянный контроль со стороны руководителя может вызвать у сотрудника чувство недоверия и снизить его мотивацию. Кроме того, это отнимает время у руководителя.
Эффективный контроль задач с помощью Коммуникатора
Коммуникатор - это инструмент системы управления Квант, позволяющий руководителю делегировать контроль за исполнением задач диспетчерам. Задачи для сотрудников выставляются в приложении Квант, и если диспетчеры видят, что сотрудник не выполняет задачу в срок, они напоминают ему о ней. Если сотрудник продолжает игнорировать задание, диспетчер связывается с его руководителем. Таким образом, руководитель может не тратить время на контроль задач, а больше времени уделять развитию компании, зная, что проблемы будут выявлены и решены при помощи Кванта.
Если вы хотите делегировать контроль сотрудников и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений.