Многим руководителям достаточно трудно делегировать свои полномочия. Часто возникает страх, что задачи могут быть сделаны неправильно или вовсе остаться невыполненными. Однако умение правильно передавать полномочия позволяет руководителям оптимизировать рабочий процесс, освобождая время для стратегических задач. В данной статье мы рассмотрим, какие ошибки чаще всего допускают руководители при делегировании задач и как их можно избежать.
Рутинные и непрофильные задачи: в чём разница и как делегировать?
Существует два вида задач: рутинные и непрофильные.
Рутинные задачи обычно выполнимы по шаблону и не требуют принятия нестандартных решений. Например, сбор отзывов от клиентов может быть выполнен по инструкции. В случае рутинных задач важно подготовить регламент и обучить сотрудника, а затем несколько раз проконтролировать процесс выполнения задачи.
Непрофильные задачи требуют наличия опыта и умения принимать управленческие решения. Для выполнения таких задач необходимо найти подходящего сотрудника с соответствующим опытом и делегировать ему задачу.
Передаём полномочия сотрудникам правильно
Когда руководитель убеждается в способности сотрудников справляться с задачами без постоянного контроля, он может передать им часть полномочий. В этом случае сотрудники могут выбирать инструменты и методы работы для достижения результатов.
Пример передачи полномочий: руководитель устанавливает цель увеличения прибыли компании и выделяет рекламный бюджет. Маркетологи выбирают методы продвижения, которые считают наиболее эффективными для достижения этой цели.
Линейные и аппаратные полномочия
Линейные полномочия предполагают ответственность за результат выполнения задачи. Эти задачи обычно лучше всего поручать сотрудникам с низкой квалификацией или стажёрам.
Аппаратные полномочия, напротив, требуют высокой квалификации и уникальных навыков и позволяют сотрудникам выбирать методы достижения цели.
Пример: создание страницы в социальных сетях для интернет-магазина – линейная задача, в то время как увеличение количества новых клиентов в три раза – аппаратная задача.
Эффективное делегирование задач является неотъемлемой частью успешного руководства. Правильное распределение полномочий позволяет руководителям сосредоточиться на стратегических задачах, доверяя рутинные и непрофильные задачи своим сотрудникам.
Делегирование задач: пошаговый алгоритм
- 1. Оценка сложности задачи: Перед делегированием задачи необходимо оценить её сложность и объем. Это поможет определить подходящего исполнителя и разработать соответствующий план действий.
- 2. Выбор подчинённого: Выберите сотрудника, обладающего необходимыми навыками и мотивацией для выполнения задачи. Учитывайте уровень мотивации, так как слишком простые задачи могут привести к неудовлетворенности и недостаточной мотивации исполнителя.
- 3. Подготовка инструкции: Разработайте подробную инструкцию по выполнению задачи, включая необходимые шаги и требования к результату.
- 4. Назначение контрольных точек: Если задача обширна, определите контрольные точки, чтобы отслеживать прогресс выполнения задачи.
- 5. Обсуждение с исполнителем: Передайте инструкции исполнителю и убедитесь, что он правильно понимает поставленную задачу. Поставьте вопросы, чтобы убедиться в его понимании и планировании рабочего процесса.
- 6. Поддержка и обратная связь: Оставайтесь на связи с исполнителем во время выполнения задачи. Помогайте ему решать возникающие проблемы и предоставляйте обратную связь по результатам выполнения задачи.
Типичные ошибки при делегировании задач.
Недостаточно ясное ТЗ: Руководители часто не уделяют должного внимания объяснению сути задачи, что может привести к недопониманию исполнителем требований. Важно общаться с сотрудником и убедиться, что он правильно понимает задачу и требования к ней.
Перепоручение только лёгких задач: Руководители могут ограничиваться делегированием только простых задач, упуская возможность использовать потенциал более опытных сотрудников. Необходимо перепоручать задачи в соответствии с уровнем квалификации и опыта каждого сотрудника.
Переделывание задач: Попытка руководителя переделать задачу за исполнителем может привести к двойной работе и потере времени. Если есть причины для недоверия, лучше отправить сотрудника на обучение или курсы повышения квалификации.
Чрезмерный контроль: Постоянный контроль со стороны руководителя может подорвать доверие к сотруднику и уменьшить его мотивацию. Важно находить баланс между контролем и доверием, обеспечивая поддержку и обратную связь по ходу выполнения задачи.
Коммуникатор Квант: инструмент для эффективного контроля задач
Коммуникатор – это инструмент системы управления Квант, который помогает руководителям контролировать выполнение задач без необходимости постоянного вмешательства. Задачи для сотрудников размещаются в приложении Квант, и в случае просрочки выполнения диспетчеры системы связываются с исполнителем для уточнения ситуации и напоминания о задаче. Это позволяет руководителям освободить время для стратегических задач, обеспечивая при этом эффективный контроль над рабочим процессом при помощи Кванта.
Если вы хотите делегировать контроль сотрудников и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений