Продолжаем серию статей, посвященных выстраиванию эффективной структуры компании на этапе запуска бизнеса. И есть одно и главных направлений в данном процессе, без которого бизнес не поедет. Чтобы вам было интересно дочитать эту статью до конца, мы подготовили в финале для вас интересную фишку из практики, о которой мы обязательно расскажем, которая поможет вам облегчить рутину и сохранить свое свободное время. С вами проект «Матрешка».
В предыдущей статье мы описали – как в целом должна выглядеть структура компании. Сегодня разбираем подразделение персонала – основополагающее подразделение, работа с самым ценным, что у вас есть в организации – людьми. Ведь как говорил Ли Якокка - «Суть любого бизнеса – персонал, продукт и прибыль. Если у вас нет первого – о двух других вещах можете забыть».
У себя мы делим подразделение персонала на три секции. Это секции рекрутинга, кадрового учета и работы с персоналом. Расскажем подробнее о них.
Первое, что нужно сказать о структуре подразделения персонала (это относится и ко всем другим подразделениям), что большинство взаимосвязей в организации должны осуществляться горизонтально. Думаю, многие из вас жалуются на то, что текучка, отсутствие ответственности персонала, ваша личная постоянная перегрузка высасывают из вас все силы и время, и бизнес стоит на месте. Это происходит из-за того, что связи в организации выстроены вертикально – то есть информация движется всегда сверху вниз и обратно (поручения, решения, проблемы, расстановка приоритетов). Персонал внизу не хочет или не может решать вопросы на своем уровне, делегируя все наверх (к руководителю). Или самим руководителем выбрана такая форма управления. Такой бизнес вырасти не может или расти будет маленькими темпами. Решение – изначально выстраивать горизонтальные связи в организации, когда почти все решения принимаются внизу, руководитель лишь оценивает работу сотрудников по показателям, не сильно вмешиваясь в процесс. У руководителя в таком случае есть время на принятие стратегических вопросов и рост бизнеса. Как это сделать? Должны быть выработаны правила игры или написаны регламенты – как сотруднику поступать в той или иной ситуации. Например, ваш продажник ведет клиента, который требует огромную скидку от компании. У продажника должна быть на руках ценовая политика, где четко прописаны максимальные скидки и условия ее получения. И лишь при особой важности клиента продажник может обратиться к вам за согласованием, во всех остальных случаях он действует самостоятельно.
Первая секция у нас – секция рекрутинга. Здесь происходит закладывание фундамента успеха бизнеса – поиск наиболее подходящих людей. Задача рекрута – найти людей, который усилят наш бизнес, а не наоборот. Рекрутинг должен вестись постоянно, а не только когда не хватает людей. Что нужно рекруту для эффективной работы:
· Описание должностей, на которые ищем людей (не формальные должностные инструкции, а рабочий документ)
· Условия, на которые принимаются люди (штатная расстановка с указанием всех выплат (оклады, премии, бонусы, компенсации и т.д.), механизмы материального стимулирования (бонусы от организации).
· Бюджет на поиск людей (размещение объявлений на платных площадках, расклейка объявлений, промо и т.д.). Рекрут должен знать наиболее эффективные способы поиска людей по каждой вакансии. Где-то это интернет-площадки, где-то целевая расклейка на остановках и магазинах, где-то сарафанка и т.д.
· Утвержденные каналы поиска людей
· Условия первичного отбора кандидатов (проверка по базам ФССП, судов, внешний вид и т.д.).
· Условия проведения вторичного собеседования (инструкция для рекрута – тестовое задание, оценка навыков соискателя)
· Пакет документов для первичного приема соискателя (договор ГПХ, обучения, опять же описание должности, соглашение с сотрудником (о матответственности и т.д.)
· Программа стажировки сотрудника (кто курирует, кто стажирует по разным блокам)
· План аттестации по итогам стажировки (программа тестирования)
· Пакет документов для окончательного устройства на работу.
И помните – чтобы отобрать ценный кадр, нужно выводить на стажировку больше людей, наше правило - 3 человека минимум на одну вакансию. Здесь помимо выбора из нескольких кандидатов имеет место быть как человеческий фактор (нашел другую работу, передумал, «заболел» и т.д.), так и психологический – соискатели, видя, что здесь несколько человек на одну должность – либо отваливаются из-за низкой самооценки, либо наоборот – стараются проявить себя лучше остальных. К тому же ценность должности в их глазах повышается.
При этом, как и всех – рекрута тоже нужно проверять – супервайзер с определенной периодичностью проверяет наличие размещенных объявлений, полноту пакета документов по сотруднику и т.д.
Следующая секция – секция кадрового учета. Здесь останавливаться подробно не будем – это выполнение обязательных требований к ведению кадрового учета, которые есть на любых предприятиях – собственно кадровый учет и делопроизводство, сдача обязательных отчетов, охрана труда, техника безопасности, специальная оценка условий труда, воинский учет и т.д.
Последняя секция – секция по работе с действующим персоналом. Здесь выделяем несколько функций:
· Обеспечение условий труда – нужно создать для сотрудника удобное рабочее место, где он может не отвлекаться на разные нюансы. Это элементарно – стол, компьютер или станок, место отдыха или приема пищи, быстрый интернет, климат в помещении, обеспечение его спецодеждой или канцтоварами и т.д. За данную функцию обязательно должен отвечать закрепленный сотрудник.
· Функция приемной – закрепляется ответственный сотрудник за делопроизводство в организации, чтобы эта функция не была размазана по нескольким сотрудникам и не отвлекала их от основной работы. Задача – прием, движение, контроль за входящими и исходящими документами, их подготовка, обеспечение потока информации горизонтально и вертикально.
· Функция показателей – ответственный сотрудник обеспечивает сбор статистик по каждому сотруднику согласно утвержденному регламенту. Статистика – это количественный показатель его работы, влияющий на выплату премии. У каждого сотрудника должен быть один или несколько (не более трех) показателей, по которым оценивается его работа за месяц. Показатели должны быть тщательно взвешены архитектором, они должны реально измерять его работу и быть понятными и легко просчитываемыми. Ежемесячно/еженедельно (любой период, но реже раза в месяц) ответственный собирает показатели работы, выкладывает их для ознакомления. Для удобства руководителю может предоставляться как информация за период, так и график движения показателя по сотруднику за несколько периодов (иногда, когда смотришь на динамику, получаешь больше информации, чем просто от показателя за месяц). Утвержденные показатели передаются в секцию кадрового учета для начисления премий. Этот же сотрудник может проводить беседы с сотрудниками, чьи показатели или их динамика имеют негативный тренд.
· Функция поощрений – ответственный сотрудник хранит информацию о всех днях рождения, памятных датах, следит за повышениями сотрудников, готовит списки на награждение в ведомственные органы. Так же на основании показателей здесь могут приниматься решения о награждениях сотрудников, имеющих стабильно высокие показатели или постоянный положительный тренд.
· Функция координаций – ответственный сотрудник обеспечивает подготовку, оповещение сотрудников, сбор докладов, материалов к предстоящим координациям. Координации – один из важнейших инструментов управления, здесь обсуждаются положение дел, проблемы и решения. Координации текущие должны проводиться постоянно, желательно в одно и то же время. Если руководитель не может присутствовать, координации проводит заместитель или сам ответственный сотрудник. Все поручения/решения должны быть взяты на контроль и контроль должен осуществляться именно ответственным сотрудником.
И вот обещанная фишка - планерки, на которых вы отсутствуете - заставляйте писать на видео, это позволит проверить исполнителей и получить информацию о компании, даже если вы не присутствуете в офисе, городе или стране. Видео должно грузиться на облачный диск, чтобы вы удаленно могли его просмотреть в удобное время и месте. Так вы дисциплинируете сотрудников и держите руку на пульсе.
Мы рассказали лишь о структуре подразделения, методы и интересные приемы можем рассказать в следующих статьях. Подписывайтесь на наш канал, ставьте лайки и оставляйте комментарии под статьей.